Малките събития имат много повече гъвкавост, когато става дума за възможности с места, дейности и взаимодействие. В крайна сметка е просто по-лесно да се работи с нуждите на по-малка група. Разбира се, плановиците все още трябва да бъдат креативни, ако искате денят да протече добре. Списък с важни подробности помага за протичането на събитието и дава ценна представа за това какво може да работи по-добре следващия път.
Започнете с основите
Най-добрите идеи започват със солидна основа, така че е важно да настроите рамката на вашето събитие, преди да гледате напред твърде далеч. Неща като дати, часове и маршрути трябва да бъдат завършени, преди да преминете към всякакви сложни подробности. Не забравяйте да използвате многото безплатни приложения и програми, използвани за проследяване на дати и необходими обаждания.
Изберете правилното място
Ще имате по-лесно време да намерите стая за по-малка група, но праговете за капацитет ще бъдат по-строги. Ако вашето събитие се увеличи от 50 души на 100, може да се наложи да се преместите в по-голяма стая в зависимост от капацитета на вашето място. Най-общо казано, по-лесно е да станете по-малки в краен случай, така че пазарувайте за стая, която може да поеме най-голямата ви проекция на посещаемост и намалете мащаба, ако е необходимо, стига това да не засяга бюджета.
Начертайте маркетингова стратегия
Дори ако сте домакин на „безплатно събитие“, пак трябва да го представите по начин, който привлича регистрации. Хората искат да знаят как ще се възползват от присъствието на събитието и начина, по който формулирате своите покани и маркетингови материали може да има голямо влияние върху това дали ще се появят или не. Въпреки че вашето събитие вероятно звучи вълнуващо за вас, истинското предизвикателство е да развълнувате и другите.
Бюджет на човек
Единственият недостатък на малките събития е, че те обикновено струват повече на човек, защото хотелът и кетъринг цените намаляват с увеличаване на количествата. За да направим нещата още по-сложни, 20-процентов спад в броя за малко събитие има потенциала да повлияе на груповия ви ценови статус. Имайки това предвид, искате да бюджетни разходи на човек под най-ниската прогнозирана посещаемост. Ако направите това точно, вашият марж на печалба действително ще се увеличи за всеки човек, който добавите над прогнозата.
Играйте според силните си страни
Малките групи предлагат повече възможности за организирани дискусии, така че използвайте това в своя полза, когато планирате маршрута. Не е много забавно да ти „говорят“ цял ден, поради което много малки събития предлагат групови сесии или опции за прекъсване. Дори груповите проекти могат да бъдат интегрирани при правилните обстоятелства. Помислете за начини да включите присъстващите в диалога, тъй като това ще увеличи степента им на задържане на всяка презентация.
Включете сесии за въпроси и отговори и формуляри за обратна връзка
Най-добрият начин да започнете да планирате следващото си събитие е да слушате обратната връзка от текущото. Оставете достатъчно време за въпроси в края на всеки сегмент. Можете също така да организирате въпроси от вашия персонал, за да започнете разговора. Формулярите за обратна връзка са достатъчно лесни за включване във вашите информационни пакети, но не забравяйте да инструктирате присъстващите как искате да бъдат изпратени.
Добавете възможности за работа в мрежа след събитие
Добрата функция за работа в мрежа може да добави огромна стойност към всички участници. Ако сте били ефективни в стимулирането на диалога между присъстващите, тогава всички трябва да знаят по нещо един за друг до края на деня. Винаги е полезно да се осигури храна на събитие като това и може дори да искате да наемете ангажименти преди деня на събитието. Както се казва, нищо не привлича тълпата като тълпата, така че бъдете проактивни в популяризирането на всички функции след събитието.
Малките събития имат потенциала да бъдат богато и възнаграждаващо изживяване за всички, но трябва да планирате всяка минута с мисъл за публиката. Добрата новина е, че всеки път става по-лесно, защото ще разберете на какво точно се надяват вашите гости.
