Ръководство на собственика на бизнеса за системи за проследяване на кандидати (ATS)

Работодателите често получават огромен брой заявления за свободни работни места, които лесно могат да наводнят отделите по човешки ресурси. Системите за проследяване на кандидати (ATS) са вид софтуер, предназначен да помогне за организирането и рационализирането на процеса на наемане.

Използването на ATS е все по-често срещано – Jobscan съобщава, че почти 99% от компаниите от Fortune 500 използват такъв.

Междувременно дигитално проучване за набиране на персонал, проведено от KellyOCG и Human Capital Media, установи, че 66% от организациите за набиране на персонал използват някакъв вид ATS за управление на набирането и/или съответствие.

Ако обмисляте ATS за процеса на наемане във вашия бизнес, ето какво трябва да знаете за технологията, преди да започнете.

Какво представляват системите за проследяване на кандидати?

Системите за проследяване на кандидатите са софтуер, използван от отделите за човешки ресурси и собствениците на фирми, за да помогне за управлението на процеса на наемане на работа. Базата данни съхранява, архивира и сортира заявления за работа.

С десетки различни налични опции за ATS може да бъде обезсърчително да изберете правилната платформа за вашия бизнес. В зависимост от софтуера, ATS може да се използва за изпълнение на задачи като публикуване на свободни позиции в таблата за работа, анализ автобиографии, идентифициране на най-добри кандидати, насрочване на интервюта и прогнозиране на анализ на ефективността, наред с други функции.

Защо работодателите използват ATS?

Много сайтове за работа предлагат лесни процеси за кандидатстване и дават възможност на търсещите работа да качат автобиография и да кандидатстват за позиции само с едно кликване. В резултат на това работодателите често са наводнени с кандидатури, много от които идват от неквалифицирани кандидати.

ATS помага на мениджърите по наемане да организират отговорите. Чрез използването на ключови думи или друга целева информация, системата може да маркира най-добрите кандидати и да пренебрегне неквалифицираните кандидати – спестявайки на мениджърите по наемане задачата да сортират всяка кандидатура.

Много ATS могат също да планират интервюта с потенциални кандидати, като избягват всички имейли напред-назад. Освен съображенията за спестяване на време, основното предимство на ATS е, че ускорява времето за наемане чрез автоматизиране на задачи, които биха отнели значително повече време на служител по човешки ресурси.

Проучване на Capterra установи, че 94% от специалистите по подбор на персонал и мениджърите на таланти, които са използвали някаква форма на софтуер за набиране или проследяване на кандидати, казват, че това е подобрило процеса им на наемане. Само 5% съобщават, че има отрицателен ефект.

Как работят системите за проследяване на кандидати?

ATS се вписва в текущия сайт за работа на компанията и автоматизира много задачи от процеса на наемане. Той компилира, съхранява и сортира приложения и може да даде приоритет на най-добрите кандидати, като същевременно пренебрегва неквалифицираните кандидати. Ето някои общи функции, които ATS предлага – инструментите варират в зависимост от цената, размера и разликите в системата:

• Публикуване на обяви за работа в множество табла за работа
• Търсене на ключови думи в профилите на социалните медии за намиране на потенциални кандидати
• Организиране на приложения и регулиране на техния статус
• Анализирането и оценяването се възобновява
• Търсенето на автобиографии по ключови думи или предварително определени филтри като трудова история, образование или опит
• Изпращане на заявки за интервю и координиране на времето
• Видео интервюта
• Проверки на миналото 
• Автоматично изпращане на персонализирани имейли 
• Проследяване на отговорите
• Възобновяване на съхранението

Колко струва ATS?

Можете да очаквате да плащате от $5000 до $50 000 годишно в зависимост от размера на вашия бизнес и вида на системата и функциите, които търсите в ATS. Някои доставчици предлагат безплатни услуги за лица, които обработват под 20 работни места годишно. Повечето платформи попадат под диапазона от $10 000 на година.

Плюсовете и минусите на използването на ATS

Обяснени плюсове от използването на ATS

• Автоматизира процеса, за да спести време: Голямо предимство от използването на ATS е, че може да спести много работа на екипите по човешки ресурси чрез автоматизиране на отнемащи време части от процеса на наемане.
• Ускорява времето за наемане: Друго предимство на ATS е, че ускорява времето за наемане, което спестява пари и помага за задържането на най-добрите кандидати. GetApp установи, че 86% от анкетираните потребители на ATS съобщават за увеличение на скоростта, с която наемат кандидати.
• Осигурява по-добър опит на кандидатите: Използването на ATS често създава по-добро изживяване на кандидатите, като включва кандидатите в целия процес и им дава актуална информация за напредъка им. Много предлагат удобни за мобилни устройства платформи за повишена достъпност. Някои платформи поддържат множество езици и диалекти.
• Улеснява проследяването на автобиографии: Автобиографиите се съхраняват в база данни, така че работодателите могат да се свържат с кандидатите, ако са подходящи за бъдещи позиции.
• Осигурява производителност и анализ на данни: Някои ATS платформи предлагат прогнозни анализи на ефективността. ATS предоставя на екипите за наемане данни, за да анализират техните процеси и да идентифицират какво работи и къде трябва да се направят промени.

Обяснени недостатъци при използването на ATS

• Разборът на възобновяване оставя място за технически проблеми: Автобиографии, които са уникално форматирани или използват таблици или колони, могат да причинят грешки при анализиране в ATS. По същия начин уникалните шрифтове, горните и долните колонтитули или нестандартните секции могат да причинят организационни проблеми.
• Кандидатите могат да се промъкнат през пукнатини: Квалифицираните кандидати могат да се промъкнат през пукнатините. ATS е проектиран да търси конкретни ключови думи или филтри, като трудов стаж или умения. Най-добрите кандидати, които не отговарят на точните критерии, могат да бъдат пренебрегнати.
• Отваря врата за „пълнеж с ключови думи“: Кандидатите, запознати с ATS, могат да се възползват от платформата, като напълнят приложението си с ключови думи, за да манипулират резултатите от търсенето. В този случай не е задължително да виждате най-квалифицираните кандидати, а по-скоро тези, които знаят как да играят със системата.
• Основни инвестиции и крива на обучение: Създаването на ATS е инвестиция и ще има крива на обучение, за да включите целия екип и да актуализирате текущата технология на вашата компания, така че да работи със софтуера.

Специални съображения

Важно е работодателите да обърнат внимание на правните съображения, когато използват ATS, и да се уверят, че спазват Комисия за равни възможности за заетост (EEOC) и Служба на федералните програми за спазване на договорите (OFCCP) регламенти. Собствениците на фирми трябва да се уверят, че техните ATS отчитат и събират необходимата информация, за да поддържат съответствие с изискванията.

Тези, които имат достъп до ATS, трябва да бъдат обучени да въвеждат критерии по подходящ начин и да пазят данните на кандидата в безопасност. Уверете се, че сте проверили сигурността на данните, както и честотата на защитни и стандартни актуализации с вашата ATS платформа.