Общ поздрав за гласова поща е това, с което обаждащите се ще бъдат поздравени, ако не можете да отговорите на телефона на работа. Това е ежедневният поздрав, който се използва по подразбиране, освен ако не сте задали временен поздрав, като например съобщение за далеч, докато сте на почивка, или специално съобщение по време на почивка. Този общ поздрав за гласова поща ще се възпроизвежда както за външни повиквания, произхождащи извън вашата компания, така и за вътрешни повиквания, направени от хора, които се обаждат от друг вътрешен номер във вашата компания.
Тъй като никога не знаете кога обаждащите се ще чуят това съобщение, най-добре е този поздрав да бъде кратък, професионален и общ. Ето няколко съвета и идеи, които можете да използвате, за да запишете подходящ поздрав за гласова поща.
Съвети за записване на вашия поздрав в гласова поща
Когато записвате това съобщение, трябва да говорите ясно и вашето съобщение трябва да бъде кратко. Не забравяйте да опишете вашите име или имейл адрес ако помолите обаждащия се да последва писмена кореспонденция.
Също така ще искате да се уверите, че записвате поздрава си във време и на място с минимален фонов шум. По този начин гласът ви ще бъде ясен и съобщението ви лесно за разбиране, без нищо като камион за боклук навън или шумна среща в съседство, което да ви заглуши или да разсее обаждащия се.
Най-важното е, че ще искате да практикувате записа си няколко пъти, като слушате всеки опит, докато не се убедите, че е изпипан и професионален.
Избягвайте дати и времеви рамки за това, когато ще отговаряте на обаждания - в края на краищата няма как да знаете кога обаждащият се ще чуе съобщението.
Общи примери за поздрав за гласова поща
Ето няколко идеи за поздрави, които могат да ви помогнат да започнете, вариращи от строго делово към по-малко официален поздрав.
- Здравейте, вие се свързахте с Джим Смит. За съжаление не мога да приема обаждането ви в момента, но бих искал да го върна веднага щом мога. Така че, моля, оставете ми съобщение след звуковия сигнал.
- Здравей, това е Джим Смит. В момента не мога да отговоря на телефона, но ако ми оставите съобщение с вашето име и телефонен номер, ще върна обаждането ви възможно най-скоро.
- Стигнахте до Джим Смит. Не мога да приема обаждането ви в момента, но моля, не се колебайте да оставите съобщение след сигнала. Ще върна обаждането ви веднага щом мога. Ако имате нужда от незабавна помощ, моля, обадете се на моя асистент, Сюзън Джоунс, на вътрешен номер 6338. Благодаря за обаждането. Довиждане.
- Стигнахте до Джим Смит в оперативните технологии. За съжаление не мога да приема обаждането ви в момента, но ако оставите съобщение и включите името и телефонния си номер, ще се свържа с вас възможно най-скоро. Можете също да се свържете с мен чрез имейл на [email protected]. Благодаря за обаждането.
- Здравейте, вие се свързахте с Джим Смит. Не мога да отговоря на телефона в момента, но ще върна обаждането ви веднага щом мога. Ако това се отнася за скорошна поръчка, моля, обадете се на нашия Обслужване на клиенти Отдел на 1-800-555-1212. Те са на разположение от понеделник до петък от 8 до 17 часа. Източна часова зона. Или можете да влезете в нашия уебсайт на XYZ.com. В противен случай, моля, оставете съобщение след звуковия сигнал.
- Благодаря за обаждането. Стигнахте до офиса на Джим Смит. Или говоря с друг клиент в момента, или съм далеч от бюрото си. Ако това е спешен случай, моля, обадете се на моя телефонен секретар на 1-800-555-1212, който работи 24/7. В противен случай, моля, оставете подробно съобщение след сигнала и аз ще върна обаждането ви, когато съм на разположение. Благодаря ти.
- Здравейте, попаднахте на Джим Смит в отдел XYZ. В момента не съм на разположение, но ако оставите съобщение с вашата информация за контакт, със сигурност ще се свържа с вас до края на работния ден. Ако сте се свързали с мен след работно време или през уикенда и имате нужда от незабавна помощ, моля, свържете се с нашия кол център на 1-800-555-1212. Приятен ден.
Ощипвайте и персонализирайте всяка от тези опции, за да пасне на вашата корпоративна култура и вашата личност, но се опитайте да не се отдалечавате твърде далеч от тези основи.
Привличане на вниманието на слушателя
Оцветяването извън линиите не е за всеки, особено ако работите в официална корпоративна среда. Но ако работите в оптимистична професия като продажби или дори имате по-резервирана позиция на място като научна фондация, не се страхувайте да бъдете креативни да привлека вниманието на някого. Например, можете да прекратите гласовото си съобщение, като зададете въпрос със забавен факт, като например: „Ако пробиете дупка в земята от горе до долу и скочите в, колко време ще отнеме, за да достигне дъното?" Уведомете обаждащия се, че ако отговори правилно (42 минути), ще стигне до върха на вашето обратно повикване списък.
Ако изкарвате прехраната си като мотивационен оратор, можете да завършите съобщението си с мотивиращ цитат. И в двата случая не забравяйте да запазите заключителната си забележка кратка и професионална.
