Подобно на много собственици на бизнес, може да се страхувате от мисълта за одит на физическите компенсации на работниците. Перспективата за одит може да изглежда по-малко плашеща, ако знаете какви записи ще са необходими на застрахователя и ги организирате предварително. Известна напреднала подготовка от ваша страна ще помогне да се гарантира, че одитът протича бързо и гладко.
Планиране на одита
Ако застрахователят за обезщетение на вашия работник планира да извърши физически одит, той трябва да ви уведоми с писмо или телефон скоро след изтичане на полицата за обезщетение на вашия работник. Одитът трябва да бъде насрочен за удобна за Вас дата. Ще ви трябва достатъчно време, за да съберете необходимата информация. Поискайте от застрахователя списък с данните, които одиторът ще изисква за одита.
Имайте предвид, че вашият назначен одитор може или не може да бъде служител на застрахователя. Някои застрахователи поддържат вътрешен отдел за одит, в който работят техни служители. Други възлагат одитната функция на независима одиторска фирма. Процесът трябва да бъде един и същ, независимо дали служител на застрахователя или изпълнител извършва одита.
Записи, от които ще имате нужда
Одиторът ще се нуждае от финансови данни за периода от време, обхванат от одитираната политика. Ето вида информация, която може да бъдете помолени да предоставите:
- Счетоводна книга
- Данъчни формуляри, особено формуляри 941 и 944, Федерална данъчна декларация на работодателя (съответно тримесечна и годишна)
- Записи на паричните плащания
- Плащания за услуги, предоставени от независими изпълнители. Одиторът ще трябва да провери дали тези работници не са ваши служители.
- Плащания за услуги, предоставени от подизпълнители
- Удостоверение за застраховка за всеки подизпълнител, който сте наели
- Формуляри W-2 и 1099
- Длъжностна характеристика на всеки работник. Уверете се, че описва точно задълженията на работника.
- Описание на вашите бизнес операции
- Записи за заплати за срока на полицата. Одиторът ще трябва да провери всички източници на заплащане, предоставени на всеки работник (заплата, бонуси и т.н.).
- Ограничения на заплатите, приложими за изпълнителни директори, партньори, еднолични търговци или други принципали, обхванати от политиката
- Вашият работен лист за оценка на опита
След като съберете необходимите данни, ще трябва да ги организирате. Съберете всичките си записи за заплати (като формуляри W-2, корекции за заплати и записи за извънреден труд) заедно, така че информацията да е лесно достъпна. По същия начин, поставете цялата информация, свързана с подизпълнители, включително суми за плащания и удостоверения за застраховка, на едно място. Вашите усилия ще се отплатят, което ще направи одита по-лесен и бърз.
Среща с одитора
Когато одиторът пристигне, насочете го към тихо място, където лицето може да работи, без да бъде безпокоено. Опитайте се да проявите съдействие и да отговорите на въпросите на одитора възможно най-добре. Ако помолите доверен служител да се срещне с одитора от ваше име, уверете се, че той или тя:
- познава добре вашия бизнес
- разбира всички фази от дейността на вашата фирма
- знае какви задачи изпълнява всеки служител
- разбира политиката за компенсация на работниците на вашата компания, включително класификациите, които съдържа
- разбира финансовите документи на вашата фирма, включително данни за заплатите, така че той или тя да може да отговаря на въпроси от одитора
Ако вашата компания използва външна счетоводна фирма, за да се справи с вашите функции по счетоводство и заплати, можете ли да изпратите одитора в офиса на вашия счетоводител? Не! Вашият счетоводител може да предостави финансовите записи, необходими на одитора, но физически одит трябва да се извърши във вашите помещения.
Какво е включено в заплатите?
Основата на премиите за обезщетение на работниците е възнаграждение (заплата), паричната стойност на услугите, които вашите служители предоставят на вашата организация. Вашият застраховател изчислява вашата премия, като умножи процент по вашето възнаграждение и раздели резултата на 100. NCCI и някои държавни органи за компенсиране на работниците предоставят писмена дефиниция на възнаграждение. Докато дефиницията варира от държава до държава, тя обикновено включва следното:
- Брутни заплати и надници, включително заплати и надници със задна дата
- Общи комисионни, получени от работник, включително всички тегления срещу него
- Бонуси, включително планове за бонуси за акции
- Отпуск, отпуск и болнични
- Заплащане за извънреден труд. В повечето щати заплащането за извънреден труд се изчислява по ставката за директен труд. Например, ако почасовата ставка на работник е 20 долара и му се плащат 600 долара за 20 часа извънреден труд, само 400 долара от заплащането за извънреден труд ще бъдат включени като възнаграждение.
- Извършени от вас плащания, които иначе биха били удържани от заплатите на служителите, както се изисква от закона за социално осигуряване, Medicare или пенсионен план
- Заплащане на работниците на основа, различна от отработено време. Примери за това са работа на парче, споделяне на печалбата или планове за стимулиране.
- Заплащане или надбавки за ръчни инструменти или ръчни електрически инструменти, които работниците използват за изпълнение на работата си
- Наемна стойност на апартамент или къща, предоставена на служител. Също така стойността на друго настаняване и храна, получени от работника като част от неговото или нейното заплащане
- Плащания, приспаднати от брутното заплащане на работниците за пенсиониране, кафене или спестовни планове
- Ведомост за заплати за служители на неосигурени подизпълнители (вижте коментарите по-долу)
Какво е изключено от ведомостта?
Значението на възнаграждение обикновено изключва определени разходи. Въпреки че изключенията варират от един щат до друг, повечето щати изключват следното:
- Бакшиши и други награди, получавани от служителите
- Плащания от работодателя към групови застраховки или пенсионни планове
- Обезщетение (освен за отработено време)
- Отстъпки за стоки закупени от работодател
- Възстановени бизнес разходи
- Платете за активна военна служба
- Униформени надбавки
Класификации
Една от основните задачи на одитора е да гарантира, че вашият бизнес е правилно класифициран. За да направи тази оценка, одиторът ще прегледа операциите на вашата компания и след това ще определи дали класификациите във вашата политика са подходящи.
Одиторът обикновено започва с оценка на вашите основна класификация. Това е класификацията, която най-добре описва цялостния ви бизнес. Често е същото като управляваща класификация, която е класификацията, присвоена на най-много заплати. Да предположим например, че управлявате машинен цех. Някои от вашите служители работят със стругове, докато други работят с бормашини или машини за щамповане. Дейностите, извършвани от вашите служители, варират от работник до работник, но всички отговарят на вашата основна класификация, Machine Shop. Тъй като по-голямата част от вашата заплата отива на работници в машинния цех, Machine Shop е вашата управляваща класификация.
Някои служители може да изпълняват задачи, които изискват отделни класификации. Например, да предположим, че вашият машинен цех наема служител, който изпълнява работата си в затворен офис, далеч от други работници. На този служител вероятно ще бъде присвоена класификацията Чиновнически служител, а не Машинен цех.
Системите за класифициране на компенсациите на работниците се основават на сложни правила, които могат да бъдат трудни за разбиране от притежателите на полици. Ако вашият одитор прекласифицира вашия бизнес или изчисли вашата премия по начин, който не разбирате, помолете го или нея за просто обяснение. Ако все още сте объркани, помолете вашия агент или брокер за съдействие.
Подизпълнители
Много държави имат закони, които налагат отговорност на изпълнителите, които наемат незастраховани подизпълнители. Тези закони ще се прилагат за вас, ако вашият бизнес работи като изпълнител и възлага работа на подизпълнители.
Да предположим например, че вашата компания, ABC Construction, наема подизпълнител, наречен P&J Plumbing, за извършване на тръбопроводни работи в сграда, която ремонтирате. Служител на P&J е ранен по време на работа и се опитва да вземе обезщетенията на работниците от своя работодател. Работникът е неуспешен, защото P&J не е закупил покритие за обезщетение на работниците. В повечето щати пострадалият работник може да търси обезщетения съгласно политиката за обезщетение на вашия работник.
Застрахователите са задължени по закон да осигурят обезщетения за пострадали служители на неосигурени подизпълнители, наети от техните притежатели на полици. По този начин вашият одитор ще прегледа вашите данъчни документи, включително всички 1099 формуляра, които сте издали на подизпълнители. Той или тя ще провери дали сте получили сертификат за застраховка от всеки подизпълнител, който сте наели. Ако някой подизпълнител не е предоставил доказателства за застраховка за обезщетение на работниците, одиторът ще ви начисли допълнителна премия за застрахователното покритие на този изпълнител.
Таксата, начислена за незастрахован подизпълнител, зависи от вида работа, извършена от подизпълнителя. Например, ако подизпълнителят е извършил покривни работи, тогава ще се използва ставката за приложимата покривна класификация. Ставката ще се прилага за цялата или част от стойността на възложената от подизпълнител работа. Ако парите, които сте платили на подизпълнителя, са само за труд, тогава цялата цена (разделена на 100) ще се използва като основа на премията.
Изпълнител срещу подизпълнител
Ако вашият бизнес не е изпълнител, носите ли отговорност за наранявания, претърпени от служители на независими изпълнители, които наемате? Отговорът като цяло е не. Изпълнителят управлява независим бизнес и е отговорен за предоставянето на обезщетения на своите пострадали служители.
Да предположим например, че притежавате магазин за търговия на дребно. Вие наемате Fabulous Flooring, изпълнител на подови настилки, който да разруши стар под във вашия магазин и да го замени с нов. Вие очертавате резултата, който искате (нов под), и Fabulous върши работата. Невероятен надзорник наблюдава работата, определя работните графици и диктува как служителите изпълняват работата си. Ако служител на Fabulous бъде ранен, докато инсталира вашия нов под, Fabulous (а не вашата фирма) ще бъде задължен да осигури обезщетения.
Има някои ситуации, при които компания може да бъде държана отговорна за наранявания на служители на независим изпълнител. Следователно трябва да настоявате всички независими изпълнители да предоставят удостоверение за застраховка, в което се посочва, че са закупили застраховка за обезщетение на работниците.
