Ефективната система за архивиране в офиса е от решаващо значение за всеки бизнес, който обработва фактури, разписки и други записи, независимо дали са на хартия или цифрово. Дори за фирми, които не се занимават с много документи, поддържането на организираност и ефективност ще помогне за гладкото протичане на операциите.
Системите за офис архивиране се предлагат във всякакви форми, от обикновеното чекмедже на шкафа до сложни асортименти от цифрови сървъри. За да създадете система, която работи за вас, е важно да знаете кои файлове са най-важни, кой има нужда от достъп и как те могат да бъдат извлечени лесно и ефективно. Ето основните фактори.
Защо имате нужда от система за архивиране
Правилното подаване на касови бележки и фактури е едно от най-важните неща, които малкият бизнес може да направи за финансовото си здраве. Несъществуваща или объркана система за подаване на документи може да добави дни допълнителни усилия по време на данъка върху дохода и не искате да пропуснете данъчни облекчения
В зависимост от вашата индустрия може да се наложи да поддържате записи, за да отговаряте на държавните или федералните разпоредби, понякога в продължение на години. Адвокатските кантори са длъжни да съхраняват досиета по дела в продължение на три години. Счетоводителите и предприятията за изготвяне на данъци трябва да съхраняват данъчни декларации седем години. Строителни компании, медицински кабинети, училища и много други имат сериозни отговорности за водене на записи.
Повечето хора не мислят за труда, който ще спестят, когато инвестират в системи за архивиране, но някои акаунти, общото време, което компаниите прекарват в търсене на изгубени файлове, възлиза на шест седмици на година.
Ако вашият бизнес е сравнително прост, воденето на документация може да бъде ограничено до заплати и счетоводство, но все пак трябва да можете да работите на бюрото си бързо и лесно.
5 стъпки за организиране на система за архивиране
За да изведете себе си и бизнеса си на правилния път, следвайте пет стъпки, за да сте сигурни, че документите са лесно достъпни и лесно разпознаваеми.
Оценете личните и служебните навици
Помислете кои служители се нуждаят от достъп до файлове, къде работят и какво има смисъл въз основа на тях работни станции. Ако създавате система за себе си, помислете за ергономията, протичането на работния ден, как се движите в офиса си пространство, до какво можете да достигнете от бюрото си и до каква информация имате нужда от редовен достъп спрямо информация, която може да се архивира дълго срок. Ако създавате система за някой друг, вземете неговия принос - това, което работи за един човек, не винаги работи за друг.
Изберете система за архивиране
Това, което прави вашият бизнес, ще определи дали ще изберете да подадете по цифров, азбучен или друг начин. Например, търсите ли информация за клиента по име или номер на сметка? Подавате ли документи по категории, като разходи, финанси, маркетинг и т.н.?
Пространството не е основна грижа за цифровите системи, но за хартиените системи е важно да се даде възможност за растеж, когато се разглеждат картотечните шкафове; препоръчително е да купите нещо, което да побере два пъти повече от броя файлове, които имате сега. Широките тематични категории ще ви позволят лесно да добавяте нови файлове, докато растете, и ще премахнат необходимостта от редовно надграждане или реорганизиране на вашата файлова система. Поддържането му просто също така ще улесни интегрирането на вашите хартиени и цифрови файлове като част от вашето цялостно система за управление на документи.
Изчислете нуждите от съхранение
Ако имате голям брой файлове, до които имате достъп всеки ден, те трябва да са ви под ръка. Тези, до които има по-рядък достъп, не е необходимо да са на работното ви място, но може да се наложи да са наблизо. Може да има комбинация. Някои файлове може да са необходими ежедневно, докато други могат да се съхраняват в дългосрочно хранилище по-далеч.
Не пренебрегвайте значението на достъпността за служители или бъдещи служители, които може да имат специални нужди от мобилност. Много високите шкафове, например, може да са трудни за безопасен и ефективен достъп за някои служители.
Инвестирайте в добра система за етикетиране
Да можеш да четеш етикети на файлове звучи очевидно, но яснотата в етикетите ще спести време. Повечето компании, които правят етикети, предоставят шаблони, които се интегрират с общ софтуер за текстообработка. Може да помислите за една от малките системи за създаване на етикети, които също могат да отпечатват отделни пощенски етикети. Елементите, които изпълняват двойна функция, обикновено са разумна инвестиция.
Закупуване на папки с файлове
Лесните за използване и издръжливи папки са интелигентна инвестиция. Цветните висящи папки са лесно достъпни и лесно разпознаваеми. Например, ако поставите всичките си клиент файлове в жълти висящи папки, финансова информация в сини папки и маркетинг в червени папки, ще спестите време при търсене или архивиране с лесно разпознаваеми визуални улики.
Преминаване без хартия
Много фирми вече са преминали към безхартиен офис или близо до него. С онлайн, базирани на облак системи за съхранение и цифрови транзакции, които заменят парите в брой, безхартиеното може да е новото нормално.
Дори правителствените агенции се включват. IRS вече приема цифрови изображения или хартиени копия на сканирани елементи, включително:
- Касови бележки
- банкови извлечения
- Анулирани чекове
- Плащателни квитанции
- Извлечения по кредитни карти
Цифровите записи трябва да са ясни и четливи. Ако не, IRS може да поиска да види оригиналните хартиени документи по време на одит или рутинно искане за документация.
Ако все още работите по старомодния начин, но се интересувате от става зелено, можете да преминете към безхартиен с течение на времето. Има много услуги и софтуерни приложения, които сканират стари разписки и ги съхраняват с другата ви цифрова счетоводна информация.
Често задавани въпроси (ЧЗВ)
Как да настроите електронна система за архивиране?
Електронните системи за архивиране могат да бъдат толкова прости, колкото файловете в споделени мрежи, като Google диск или на сложен софтуер или сървъри. Същите най-добри практики, които се прилагат за хартиените системи, се прилагат и за електронните системи: установете конвенции за именуване, ред на подаване (азбучен, хронологичен и т.н.) и добре организирана структура.
Каква система за архивиране използвате за защита на поверителността?
За системите за архивиране на хартиен носител документите трябва да са под ключ, с персонален контрол. Тъй като цифровите файлове имат по-голяма гъвкавост при споделяне, копиране и редактиране, ще трябва да установите подходящи нива на разрешения и достъп. В зависимост от залозите, вашата компания може да се нуждае от частни сървъри, за разлика от базирани на облак системи.
