Измерването на ефективността на покупките е важно, тъй като отделът за покупки играе все по-важна роля в верига за доставки по време на икономически спад.
Намаляването на разходите за суровини и услуги може да позволи на компаниите да продават конкурентно цената на своите готови стоки, за да спечелят бизнес. Очевидна мярка за ефективност на успеха на всеки отдел за покупки е сумата пари, спестена от компанията. Съществуват обаче редица измервания на ефективността, които фирмите могат да използват, когато измерват ефективността на покупките.
Ефективност на покупките
Административните разходи са основата за измерване на ефективността на покупките. Това измерване на ефективността не е свързано с броя на закупените артикули, които отделът е закупил. Измерването е свързано с това колко добре се представя отделът за покупки в дейностите, които се очаква да извършат спрямо бюджета, който е в сила за отдела.
Ако разходите за покупка са в рамките на бюджета, тогава ефективността на отдела за покупки ще надмине очакванията. Ако отделът използва средства над и над бюджета, тогава функцията за закупуване не е ефективна.
Ефективност на покупките
Цената, която отделът за покупки е платил за артикул, не е непременно добро измерване на ефективността на покупките.
Цената на даден артикул може да варира поради пазарните условия, неговата наличност и друг натиск на търсенето. Следователно отделът за покупки може да не е в състояние да контролира цената. Популярен метод за оценка на ефективността на покупките е прегледът на коефициенти на обръщаемост на запасите. Съотношението измерва средно колко пъти инвентарът е използван или обърнат през периода.
Коефициентът, използван за измерване на ликвидността на инвентара. Това обаче не винаги е добра мярка за ефективност на покупките, тъй като сезонните изисквания за наличие на артикули на склад могат да направят това измерване неточно.
Функционалност за закупуване
Изпълнението на покупките може да бъде измерено спрямо функционалните изисквания на функцията за покупки.
Основната функция на отдела е да осигури правилния артикул в необходимото време на възможно най-ниска цена. Измерването на производителността може да вземе предвид тези елементи, но не взема предвид фактори, които може да са свързани със стабилността на доставчика, проблемите с качеството на материалите и отстъпките на доставчика.
Измервания на ефективността
Ефективността на функцията за закупуване може да бъде измерена с помощта на различни измервания. Една компания може да реши кои от тези измервания на ефективност са от значение за представянето на техния отдел за покупки. Измерванията могат да включват:
Спестяване на разходи
Ако отделът за покупки закупи артикул на по-ниска цена, отколкото преди, тогава това е спестяване на разходи. Това може да се случи, когато a е намерен нов доставчик, използван е по-евтин заместител, подписан е нов договор с продавача, по-евтин е намерен метод на транспортиране или отделът за покупки е договорил по-ниска цена с съществуващ доставчик.
Повишено качество
Когато даден артикул е подобрил качеството чрез използване на различен доставчик или чрез преговори със съществуващия доставчик, подобрението ще бъде отразено в намаляване на отпадъците или производствените ресурси.
Подобрения при закупуване
Ефективността на методите, използвани в отдела за покупки, ще увеличи ефективността. Те могат да включват въвеждането на EDI, системи за електронни обществени поръчки, инвентаризация, управлявана от доставчика, и процеси на плащане при получаване.
Подобрения в транспорта
Когато отдел за покупки преговаря с превозвач или брой превозвачи за намаляване на разходи за транспортиране на артикули от продавача до производствените съоръжения, единичната цена на артикула ще бъде намалена. Това спестяване на разходи може да се използва като мярка за ефективност.
Ефективност на покупките
Проведени са редица проучвания върху ефективността на покупките и резултатите показват, че няма един метод, който да обхване всеки отдел за покупки. Съществуват обаче редица ключови мерки, за които е установено, че са често срещани при оценката на ефективността. А именно спестяване на разходи, качество на доставчика, показатели за доставка, ценова ефективност и поток от инвентар.
Въпреки че тези ключови мерки са общи, тежестта, дадена на тези мерки, в никакъв случай не е еднаква и ще варира в различните отрасли и предприятия. В допълнение, важността на тези мерки за цялостната ефективност на отдела за покупки ще се промени с течение на времето и следователно трябва да се оценяват и променят периодично.
