Трудно е да планирате бюджет за събитие без добра представа за разходите, които ще направите. Това изглежда очевидно, но разходите, свързани с планиране на събитие може да дойде от няколко различни места. Точно когато мислите, че сте идентифицирали всичките си категории разходи, изскача друга, за да ви върне обратно към чертожната дъска.
За да предотвратите това да ви се случи, използвайте тази схема на разходите за планиране на събития, докато създавате бюджета си.
Разходи за събития на място
Те включват разходите и таксите, които обикновено се начисляват от място за провеждане на събитието. Често най-скъпата категория, тя е и най-лесната за прогнозиране, тъй като ще получите официална оценка на разходите, която да прегледате предварително. Не забравяйте да вземете предвид променливите разходи, които се променят в зависимост от посещаемостта ви. Кетърингът е пример за променлив разход, тъй като количеството храна, от което се нуждаете, и впоследствие разходите, се увеличават с всяко добавяне към вашето парти.
Ето пълен списък с разходи за събития на място, които да включите в бюджета си:
Разходи за място
Това са разходите за помещения:
- Стая под наем
- Гаранционен депозит
- Застрахователно покритие
- Паркинг
Храна и кетъринг
Ето всичко свързано с яденето и пиенето:
- Храна
- Напитки
- Такси за работа на барман/сервьор
- Такси за данъци и услуги/бакшиши
Аудио/визуални
Това са вашите разходи за презентация:
- Микрофони
- Екрани и проектори
- Достъп до интернет
- Друго специализирано оборудване
Доставчици трети страни
Тази категория представлява всички артикули и услуги, доставени от доставчици извън мястото на домакина. Всеки от тях ще ви таксува независимо, така че е важно да следите отблизо всеки доставчик. Използването на електронна таблица ще ви помогне да организирате контактите си с доставчици заедно с разходите, свързани с техните услуги.
Под наем за събития
Тези разходи са свързани с всичко, което трябва да доставите:
- Спално бельо, первази за маси и калъфи за столове
- Палатки, постановки и увеселителни атракции
- Физически артикули, които не са осигурени от мястото
- Труд и доставка за настройка/разглобяване
Доставчици на декорации
Правенето на нещата да изглеждат добре ще доведе до разходи за:
- Акцентно осветление
- Цветя и централни елементи
- Балони
Развлечение
Не забравяйте таксите, свързани с:
- Музиканти или DJ
- Хонорари за лектори
- Ездачи по договор (храна, настаняване, транспорт)
Производствени разходи
Производството включва целия персонал и ресурси, необходими за планиране и изпълнение на събитието. Тези разходи започват в момента, в който събитието е измислено и продължават през документацията след събитието. Накратко, тази категория представлява разходите за организиране на събитието, привличане на посетители и управление на административните елементи.
Маркетинг и регистрация
Тази категория може да добави разходи за:
- Работа по печат и уеб дизайн
- Реклами
- Покани
- Управление на регистрацията
Планиране и организация
Събитията изискват хора и разходите включват:
- Такси за организиране на събития
- Непълно работно време и временни служители
- Канцеларски материали
- Комуникационни разходи
- Пътни разходи
Административни разходи
Не пренебрегвайте документите и разходите за:
- Назначения на заплатени служители
- Счетоводни разходи
- Юридически такси
- Консултантски такси
Свръхразходи и фондове за спешни случаи
Няма магическо число за това, което трябва да отделите за непланирани разходи, но трябва да очаквате неочакваното. Някои организатори на събития предлагат бюджет с 5 - 10% над очакваните разходи, докато други избират кръгло число, с което да работят. По-големите събития, разбира се, трябва да разпределят повече, защото пропускът, който се таксува на човек, може да достигне хиляди долари.
Целта на този план е да ви запознае с различните видове разходи за планиране на събития, които могат да възникнат. Всяко събитие е уникално, така че вашият може да включва повече или по-малко от изброените елементи. Важното е да знаете откъде ще дойдат вашите разходи. Пренебрегването на разходите, свързани с конкретен доставчик или категория, може да предизвика хаос в бюджета ви, но най-лошият сценарий е напълно да забравите за даден разход, докато не пристигне сметката.
