Повечето търговци на дребно са задължени по данъчни или счетоводни правила да предоставят точна налична стойност на стоките в магазините си чрез физическо преброяване на целия инвентар. Въпреки че магазинът за търговия на дребно може да използва постоянна система за инвентаризация или друг софтуер, за да следи всички артикули, все още може да се изисква физически да преброи всички инвентаризации.
Ето как да извършите физическа инвентаризация с възможно най-малко смущения и възможно най-голяма точност. Тези съвети ще направят процеса по-прост и прецизен за предприемачите и техния персонал.
Как да преброим инвентара
Попълнете рафтовете със стоки от склада. Опитайте се да изчистите възможно най-много инвентар от задната стая. Уверете се, че няма стока под касови опаковки, в офиса или на друго място. Не искате по-късно да изскочат изненадващи и неотчетени стоки.
За да извършите преброяването на физическите наличности възможно най-бързо, планирайте време, когато продажбите са бавни и нивата на наличностите са ниски. Във връзка с това завършете пълно зониране (възстановяване) или изправяне на магазина преди физическата инвентаризация, така че всички продукти да са чисти и подредени за лесно преброяване. Отчитането на стоките, когато запасите са ниски и магазинът е подреден, е най-добрият ви шанс за гладко преброяване на запасите.
Ако е наета служба за инвентаризация, за да направи физическата инвентаризация, следвайте ръководството, което предоставят, и подгответе магазина според техните инструкции. От друга страна, ако физическата инвентаризация се извършва от служители на магазина, срещнете се с персонала, за да обясните процеса на преброяване на инвентара.
Управителят на магазина трябва да провери на място няколко от листовете за преброяване, за да провери точността на преброяването от служителите. Задайте местоположение на всеки служител и предоставете предварително номерирани листове за инвентаризация, описващи подробно инвентара с име на артикул, цена и ниво на инвентара. Уверете се, че екипът за инвентаризация включва няколко души и че имат моливи с гуми за лесно коригиране на грешки.
Ако имате някаква причина да се съмнявате в способността на вашия персонал да извърши успешно физическа инвентаризация, може да искате да следвате инстинкта си и вместо това да изберете услуга за инвентаризация. По-добре да се предпазите, отколкото да съжалявате, когато става въпрос за такъв досаден процес.
Когато възникнат несъответствия
Лицата, извършващи инвентаризацията, трябва да преброят всеки артикул на своя лист и да записват само точните количества. Когато преброяването на физическата инвентаризация приключи, сравнете физическото преброяване с постоянния запис на инвентаризацията.
Несъответствията трябва да бъдат допълнително проучени и разрешени. Може да се наложи повторно преброяване от друг преброяващ екип за всяко голямо несъответствие. Ако сте решили да използвате собствения си персонал, а не услуга за инвентаризация, несъответствието в броя може да е червен флаг, че някой е изпуснал топката. Повторно преброяване, което не води до несъответствия, е една опция, която трябва да се погрижите грешката да бъде коригирана.
Когато процесът на инвентаризация приключи
В края на процеса на инвентаризация коригирайте постоянния запис на инвентаризацията за всяка позиция, за да отразите количеството и стойността на физическата инвентаризация. Етикетите, показващи завършени зони, трябва да помогнат в тази насока.
