Предоставянето на указания за нови назначения и задачи е нормална част от ролята на a ръководител или управител. Начинът, по който предоставяте указания чрез тона на гласа, избора на думи и езика на тялото, допринася много за получаване на подкрепа и насърчаване на здравословно работно място.
Ефективните супервайзори и мениджъри работят усилено, за да развият уменията си в предоставянето на насоки на членовете на своя екип. Има много методи за комуникация, но има някои общи практики, които мениджърите трябва да използват, за да гарантират, че членовете на екипа получават ясни указания.
7 положителни комуникационни практики
- Винаги предоставяйте контекст за задачата, която трябва да бъде изпълнена. Хората работят най-добре, когато разбират важността на задачата за по-голямата операция. Когато отделите време, за да обясните бизнес важността на задачата, която искате да бъде изпълнена, вие преподавате и показвате уважение към лицето, което сте помолили да завърши работата
- Бъдете конкретни, когато възлагате задачи. Очертайте кога задачата трябва да бъде изпълнена и споделете всички стандарти за качество
- Помолете члена на екипа да изпълни задачите. Изберете уважителен тон на гласа, учтиви думи и предайте съобщението с подходящата сила на звука. Сравнете тези твърдения: „Иди разтовари този камион“ и „Джон, пратката на този камион е необходима на производствената линия. Моля, помогнете с разтоварването на камиона преди обяд." Няма съмнение, че последният подход ще се възприеме като положителен, а първият като отрицателен
- Дайте възможност на вашия екип да задава въпроси. Предложете на лицата, които са помолени да изпълнят задачата, възможността да изяснят въпросите си. Тази стъпка помага за укрепване на комуникацията между служителя и ръководителя и подобрява вероятността за успешен резултат. Служителят има възможност да потвърди, че той или тя наистина разбира какво се иска от него
- Доверете се на служителите си. Устоявайте на желанието да наблюдавате или микро-управлявате изпълнението на исканата задача от служител. Част от ефективното ръководене е да се научите да вярвате, че вашият екип може да изпълнява задачи без вас
- Укрепете увереността на вашия служител. Предлагайте подходяща благодарност и положителна обратна връзка за правилно завършена работа
- Уверете се, че давате конструктивна обратна връзка. Предлагайте ясна, поведенческа, фокусирана обратна връзка за всякакви задачи, които са изпълнени неправилно
Наблегнете на преподаването заедно с даването на насоки
Една от задачите на мениджъра е да прецени дали задачата е нова или сложна и заслужава обучение. Ако членовете на вашия екип никога преди не са изпълнявали определена задача, тогава може да искате да осигурите известно обучение.
Осигурете инструкции и след това предложете възможност на индивида да практикува задачата с вашия полезен надзор. След като човекът е развил увереност за задачата, позволете му да завърши работата без ваш надзор. Проверете отново по-късно, за да потвърдите завършеността, навременността и качеството.
Предложете коригиращо обучение, когато индивидът се бори да изпълни задачата навреме или на правилното ниво на качество.
Съображения за общуване
Работете върху даването на инструкции с неагресивен тон. Въпреки че определени обстоятелства може да заслужават заповеди, устояйте на желанието да лаете срещу вашия екип. Винаги се връщайте назад във времето, когато сте получавали инструкции и как сте се чувствали, когато ви лаят.
Опитайте се да не отговаряте на "Защо?" с "Защото аз така казах." Служителите обичат да бъдат информирани. Информацията им помага не само да организират собствените си работни приоритети, но им позволява да участват в задачите си. Купуването се отнася до усещането, че това, което правят, е важно и това, което компанията прави, е важно.
Не бъдете неясни, когато издавате инструкции. Ясните инструкции при поставяне на задачи на членовете на екипа ще помогнат за производителността на екипа и ще разрешат конфликти относно представянето след това.
Хората са индивидуалности и имат други обстоятелства в живота си, които може да ги засягат. Това може да са лични или свързани с работата проблеми. Неразпознаването на факта, че хората могат да имат противоречиви интереси с работата и задачите, може да затрудни комуникацията.
Ако общувате ясно и показвате признателността си към вашия екип и работата, която свършват, членовете на вашия екип ще знаят, че ги уважавате високо и ще реагират по съответния начин.
