Много от нас не са се научили да пишат имейли в училище, но да знаете как да пишете имейл е безценно умение на работното място. Това е особено вярно за тези, които работят (или търсят) дистанционна работа. До добър телефонен етикет, вероятно няма толкова важно умение като имейла, когато става въпрос за получаване – и запазване – на работа от вкъщи.
Добре написаният имейл улеснява получателя да разбере и да действа според съобщението му. В търсене на работа, имейлът може да предшества или дори да замени първото впечатление лице в лице, така че правилната пунктуация и последователното послание са ключови. А по време на работа неясните имейли причиняват объркване и забавяния. Следвайте тези съвети, за да пишете ефективни имейли до колеги, клиенти, потенциални клиенти, мениджъри по наемане и дори приятели и семейство.
Първо, помислете за съобщението и получателя
Марк Романели / Гети изображения
Имейлът трябва да започва в ума ви, а не с пръсти на клавиатурата. За да пишете имейл ефективно, първо помислете
След това вземете предвид гледната точка на получателя. От каква информация се нуждаят, за да предприемат действия или да разберат вашето съобщение? Дайте необходимата (но не прекомерна) основна информация. Освен това имайте предвид подходящия етикет за този конкретен получател. Емотиконите и съкращенията, като OMG или LOL, не са подходящи за кандидатури за работа и повечето бизнес имейли.
Напишете описателен ред за тема на имейл
Когато пишете имейл, не пишете нещо неясно в реда за тема като „здравей“ или „работа у дома“ или го оставяйте празно. Имейлите с този тип тема имат добри шансове да попаднат в кутията за спам на получателя или просто да бъдат игнорирани. Ако кандидатствате за работа, поставете името на позицията в реда за тема. Ако имейлът е до колега, направете темата си кратка фраза, която обобщава целта на съобщението.
Друго предимство от писането на описателен ред за тема е, че ще ви бъде по-лесно да го намерите във входящата си поща, ако трябва да го търсите по-късно. Нещо с имейл ред като „Въпрос“ обаче няма да е полезно.
Поздравете получателя правилно
Ако знаете името на вашия получател, но не го познавате лично, поздравявам като използвате заглавие, напр. Уважаема г-жо Брунели. (Използвайте „г-жа“ за жени, когато не сте сигурни дали „г-жа“ или „госпожица“ е подходящо.) Ако не сте сигурни за пола, просто използвайте името и фамилията, т.е. Уважаеми Крис Смит. Ако не знаете името на човека, започнете имейла си без поздрав или използвайте обикновен поздрав, напр. Здравейте, Поздрави, Уважаеми мениджър и др.
Ако имейлът е до колега или някой друг, когото познавате, използвайте името, което бихте използвали лично или по телефона.
Използвайте правилна граматика и пунктуация
Много е важно да използвате правилна граматика в имейл. Съзнателно или подсъзнателно читателите наказват подателите за граматически грешки.
- Run-On изречения - Когато пишете имейл, не пестете точките. Тази малка пауза дава на читателите време да възприемат значението на думите. Кратките изречения позволяват повече от тези малки паузи. Разделете дългите изречения, дори когато не са технически изречения.
- запетаи - Твърде малко или твърде много запетаи могат да бъдат объркващи. Научете се да използвате запетаята правилно.
- Споразумение субект-глагол - Изреченията с този тип грешки са сигнал за работодатели, които търсят кандидати с добри комуникационни умения. Прегледайте правилата за съгласуване субект-глагол.
Проверете правописа и главните букви
Използвайте програма за проверка на правописа, но не разчитайте на нея. Проверката на правописа няма да хване „те“ за „те“ или „там“ за „техните“ и този тип грешка показва небрежност. Не използвайте текстови съкращения като „u“ за „ти“ или „tho“ за „въпреки това“.
Използвайте правилно главни букви. Повечето хора знаят да пишат с главна буква началото на изречението и собствените съществителни, но много не го правят в имейлите. Покажете, че нямате нищо против да отделите тази допълнителна част от секундата, за да натиснете клавиша shift. От друга страна, твърде много главни букви могат да разсеят читателя. Избягвайте да пишете фрази с главни букви (което мнозина тълкуват като еквивалент на крещи лично), както и изписване с главна буква, само за подчертаване, на първата буква на думите, които не са в началото на изречението или правилното съществителни имена.
Използвайте просто форматиране в имейл
Не забравяйте, че всички имейл програми се показват по различен начин. Това, което изглежда идеално подравнено на вашия екран, може да работи заедно на някой друг. Поради тази причина избягвайте да поставяте силно форматиран текстообработващ документ, като автобиография или мотивационно писмо, в имейл. Използвайте документи, които са написани в обикновен текстов формат.
Направете абзаците кратки. Подобно на точките, разделянето на абзаци дава почивка на окото на читателя. Някой, който чете имейл на мобилен телефон, ще се възползва от кратките абзаци. Но внимавайте да следвате основните правила относно параграфите.
Бъдете кратки
Извиващи се имейли, които погребват точката, се поставят и в крайна сметка се забравят. Или още по-лошо, те могат да бъдат неразбрани. Изяснете целта си, използвайки кратък език.
- Елиминирайте многословието - Пишете с активни глаголи. „Джак ми изпрати формулярите“ използва активен глагол. „Формулярите ми бяха изпратени от Джак“ е пасивно. Пасивната форма използва само още няколко думи, но добавя. Нещо повече, то изисква от читателите да пренаредят идеите в главите си.
- Придържам се към темата на разговор - Устоявайте на изкушението да добавяте допълнителна информация или идеи. Запазете ги за друг имейл.
- Използвайте Bullet Points - Те позволяват на вашия читател да използва визуални улики, за да разбере това, което е важно. Но ако се съмнявате как ще се показват водещите символи, използвайте звездички или тирета, за да създадете водещи символи.
Подпишете имейл по подходящ начин
Ако вашият имейл по подразбиране е a стандартен подпис, уверете се, че е подходящо за конкретния имейл, който изпращате. Подписите с политически изявления или имената и възрастта на вашите деца са подходящи за личен имейл, но за работа използвайте по-малко личен подпис. В зависимост от вашата работа и вашия работодател, все още можете да персонализирате своя имейл подпис с оферта. Изберете нещо безспорно. Ако питате за работа, използвайте подписа си, за да дадете подходяща информация за контакт без кавички или допълнителна персонализация.
Препрочетете/преосмислете, преди да натиснете Изпрати
Проверете за правописни и пунктуационни грешки, преди да натиснете изпращане. Ако откриете грешка в имейл за кандидатстване за работа, поправете я, след което прочетете отново, преди да натиснете изпращане. Но също така препрочитайте за съдържание. Ако имейлът ви е дълъг, помислете как да го направите по-сбит. И ако вашият имейл е противоречив или е написан в гняв, натиснете „Запазване, но не и изпращане“. Върнете се към него няколко часа или ден по-късно и вижте дали все още искате да го изпратите.
Това може да звучи като много работа, преди да изпратите имейл, но ако изпращате ефективни имейли и по-ефективно организирате своя имейл, ще откриете, че всъщност имате повече време, не по-малко.
