Ако сте като повечето хора, които познавам, мисълта да прекарате един ден в редовни срещи може да бъде ужасно чувство. Срещите могат да бъдат скучни, често са ненужни и определено отнемат време от друга (по-важна) работа. Но срещите могат да бъдат много ефективни и продуктивни, когато са планирани правилно. Ето няколко прости стъпки за планиране на ефективни срещи.
Решете дали наистина имате нужда от среща
Първо решете дали планирането на среща наистина е необходимо. Често смятаме, че официалната среща е най-добрият начин за споделяне на информация или дискусия. Но ако вашите новини могат да бъдат доставени по имейл или конферентен разговор, или просто като съберете няколко души в офиса си за 15 минути, тогава вероятно е добра идея да пропуснете официалната среща изцяло.
Поканете само тези, които наистина трябва да бъдат там
Били ли сте някога поканени на среща и сте се чудили по средата защо сте там? Не губете времето на хората, като ги каните на среща, на която не е необходимо да присъстват. Това няма да е ефективна среща. Трябва ли някой от счетоводството да присъства на срещата, за да отговаря на бюджетни въпроси? След това поканете един човек от счетоводството, който е подходящ за тази задача.
Ако колега или ръководител трябва да бъде информиран какво е било обсъдено на среща, не е необходимо да ги каните на същинската среща. Просто подгответе резюме на срещата и след това им го изпратете. Те ще оценят спестяването на време, а вие имате увереността, че — тъй като предоставяте информацията в писмен вид — те са напълно информирани за дискусиите.
Изпращане на напомняния за срещи
Животът е натоварен и календарите бързо се резервират с планирани дейности. Изпратете напомняне за последваща среща два дни преди срещата. Тези, които са заявили, че ще присъстват, след това ще могат да потвърдят, че все още могат да стигнат или ако плановете им са се променили и трябва да пренасрочите.
Имайте дневен ред
За да планирате ефективни срещи, първо трябва да решите какво ще се обсъжда. Каква е целта на срещата? Какво се стремите да постигнете? Разработете предварително дневен ред на срещата и го раздайте на присъстващите. Посочете началния час и включете кратък списък с теми, които да бъдат разгледани. Не затрупвайте собствената си среща с дълъг, прекалено подробен дневен ред. Посочете по име всички лица, които ще отговарят за докладването на конкретна област.
Не забравяйте, че това е важно за присъстващите, но също и за вас. Когато очертаете дневния си ред, ще можете по-добре да се придържате към темата.
Бъдете ясни относно очакванията
Когато за първи път изпратите известие за срещата, изяснете нейната цел и вашите очаквания. Срещата ще се върти ли около презентация? Ще трябва ли присъстващите да си водят бележки? Или това е мозъчна атака, от която се очаква всеки да се появи с идеи и предложения?
В някои корпоративни култури служителите не трябва да участват - те само слушат и се връщат към работните си пространства. В други компании служителите участват свободно. В днешните работни места за съвместна работа взаимодействието и споделянето на идеи е не само добре дошло, но често е и целта на цялата среща.
Когато излагате очакванията си, също така е добър момент да изпратите всяко необходимо четиво или материал, който бихте искали присъстващите да видят. По този начин те са подготвени, когато стигнат до срещата и няма изненади.
Започнете навреме
Започването навреме е наистина важно, както от гледна точка на логистиката, така и от гледна точка на производителността. Ако вие сте човекът, който обикновено се появява на срещите навреме, тогава разбирате колко разочароващо може да бъде, когато нещата не вървят, докато хората се просмукват в стаята. Това, което неизбежно се случва, е, че занапред всеки знае, че тези срещи никога не започват навреме, така че всеки започва да се появява късно. Поемете отговорността за вашата среща. Започнете незабавно в зададения начален час. Затворете вратата и започнете. Закъсалите бързо ще получат съобщението, че пристигат късно и трябва да направят тази грешка само веднъж. И освен това всеки трябва да се върне на работа, така че не искате да прекъсвате целия работен ден.
Бъдете кратки и прости
Повечето срещи са предвидени за един час, когато в много случаи е достатъчен по-кратък период от време. Когато се отделя твърде много време, времето се губи. Хората се задържат след края на срещата или прекарват твърде дълго върху дадена точка от дневния ред. Поддържайте срещите кратки и по същество.
Останете на темата
Един дневен ред сам по себе си няма да проведе вашата среща ефективно. Придържайте се към дневния ред и не позволявайте дискусиите да се отклоняват по допирателната. Отправете въпроси извън темата, като посочите, че това е тема за друга среща или ще бъде разгледано насаме. Никой не харесва случайни срещи, при които целта остава на заден план пред други разговори.
Провеждайте по-малки срещи извън конферентната зала
Седенето в една и съща позната конферентна зала, събрани около една и съща позната маса, е точно това - просто е твърде познато. За да насърчите служителите да си взаимодействат, да мислят креативно и да водят оживени дискусии, помислете за провеждане на срещата извън стандартната конферентна зала.
Помислете за среща на маса навън, ако мястото и времето позволяват. Опитайте да се съберете в обща зона с дивани и малки маси вместо голяма конферентна маса и въртящи се столове.
Не се страхувайте да приемете различен подход
Ако подходът към срещата не работи, не се страхувайте да смените курса. Например, ако сесията за мозъчна атака води до тиха стая с много малко диалог, променете посоката. Бъдете гъвкави и обръщайте внимание на това как протича общата среща.
Използвайте технология
Планирайте да използвате технология, за да поддържате участниците ангажирани. В днешния дигитален свят повечето хора са свикнали да виждат графики или видеоклипове в подкрепа на думите, които чуват. Обръщайте се към това мислене и включете аудиовизуални средства, когато планирате срещата си.
Компютрите, прожектирани върху големи екрани, и Smart Board презентациите, които насърчават взаимодействието, са добре дошла промяна от стандартните дълги PowerPoint презентации.
Една точка относно технологията — не забравяйте първо да я тествате. Последното нещо, от което се нуждаете, е да се смущавате, защото лаптопът не работи или не можете да преминете през вашите визуални помощни средства, когато имате нужда от тях. Ако технологията не е вашата силна страна, накарайте някой друг да направи преглед преди срещата. Определено ще ви спести време и ще ви държи в график, ако направите малко подготвителна работа предварително.
Изпратете резюме на срещата
В рамките на един ден след срещата изпратете кратко резюме на обсъденото. Добра идея е да изпратите имейл до всички присъстващи, тези, които не са успели да присъстват на срещата, и всеки друг, който може да има нужда да бъде информиран. Включете също всички елементи за действие, като посочите кой е отговорен за всеки елемент, както и крайната дата.
