6 основни съвета за управление на кризи с нестопански организации

Не Чакай.

Много организации стартират своите кризисни планове едва след като се случи бедствие.

Вместо това обмислете възможни сценарии или видове бедствия, които биха могли да се случат, и започнете да ги планирате.

Обучете се за кризите с нестопански организации и говорете с онези, които са ги преодолели. Поканете ветеран от бедствия да говори с вашия персонал и вашия борд. Възложете на своя персонал за връзки с обществеността да изготви кризисен план и им дайте краен срок.

Застъпник за конкретна готовност за извънредни ситуации. Много хора в нестопански организации, особено в малки организации, не смятат, че някога ще се случи нещо лошо. Те не искат да мислят за това. Те не вярват, че имат време да се подготвят.

И може дори да негодуват на персонала, който настоява по тази тема. Говорете все пак. Ако тази криза се случи, хората ще оценят вашата предвидливост.

Осъзнайте, че кризите приемат различни форми.

Кризите идват във всякакъв вкус. Някои са с висок профил. Други може да са по-ниски. Но във време на 24/7 новини, мисленето, че можете да запазите ситуацията далеч от общественото внимание, е фантазия. Ако не друго, местните медии, както и социалните медии, вероятно ще бъдат навсякъде. Имаш ли изгради добри отношения с местните медии? Ако не, започнете сега.

Вашата криза може да е злополука с участието на доброволец, смърт на клиент, присвояване от страна на вашия главен финансов директор, дело от бивш служител или хакерска атака, която застрашава поверителността на вашите донори и клиенти.

Всички те изискват различни отговори. Подгответе се за толкова много, колкото можете да си представите, и направете всичко възможно, за да създадете планове, за да сведете до минимум щетите за репутацията на вашата организация с нестопанска цел.

Дори да се случи нещо, за което не сте се сетили, подготовката ви за други видове извънредни ситуации ще ви помогне. Планирането може да разкрие пропуски в сигурността, застрахователното покритие, неадекватни политики за човешки ресурси или недостиг на хора с определени умения.

Практикуването на всяка спешна реакция вероятно ще направи вашата организация по-добре подготвена за другите.

Разработете логистичен план и комуникационен план.

Логистичният план е свързан с извеждането на всички от сградата в случай на земетресение, изпращане на текстови съобщения на служители и клиенти, че въоръжен мъж е бил забелязан в сградата, или работа с медицински прегледи спешен случай.

Разработете програма за управление на риска, за да се справите със загуба на живот, имущество и застрахователни проблеми. Идентифицирайте хора, които могат да действат бързо, да уведомят подходяща помощ и да управляват планове за евакуация.

Комуникационният план включва идентифициране на говорители, възлагане на някого да събира фактите, когато се появят, писане прессъобщения, и намиране на място, където да има a пресконференция.

Подредете дома си в социалните медии

Социалните медии могат да бъдат благословия по време на криза, АКО се справяте добре с тях.

Почти всички нестопански организации използвайте някакво ниво на социални медии. Решете сега кой ще управлява тази медия по време на извънредна ситуация. Настройте табло за управление (ето ги девет за разглеждане), където можете да наблюдавате всички социални медийни платформи и да реагирате бързо.

Поради социалните медии има малък шанс за контролиране на информацията. Колкото и да се опитвате да спрете изтичането на информация, те ще се случат. За да противодействате на грешната информация, можете да дадете точна и полезна информация. Борете се със слуховете с факти и изразявайте загриженост за всички участници.

Не оставяйте страниците си в социалните медии да стоят там. Рационализирайте подхода си към социалните медии. Организациите с нестопанска цел често не отговарят на въпроси, коментари или оплаквания, които се появяват в техните сайтове за социални медии.

Уверете се, че имате някой, който непрекъснато наблюдава тези сайтове и отговаря на всичко, което читателите публикуват там. По този начин можете да се докопате до кофти информация и да изградите доверие сред последователите си.

Освен това социалните медии може да са най-добрият начин да покажете човешкото лице на вашата организация и да укрепите репутацията й като любезна, съпричастна, учтива, точна и източник на безпристрастна информация.

Подгответе се да говорите.

Всяка минута е от значение след криза. Не губете нищо от тях. Мълчанието е смъртоносно. Излезте незабавно с подходящи изявления и съобщения, дори само да кажете, че знаете за ситуацията, работите по нея и че малко факти са известни в момента.

След това го поддържайте с актуализации, докато се развиват събитията. За много ситуации може вече да сте подготвили изявления.

Във всички комуникации бъдете загрижени, проявявайте загриженост, говорете загриженост и винаги казвайте истината. Не се страхувайте да кажете: „Не знаем“. Това е по-добре от гадаене. Добавете, че работите възможно най-бързо, за да получите всички факти.

Много повече се губи, ако се откаже да се говори с медиите, отколкото се рискува, като се направи това. Информационният вакуум поражда медийна враждебност и обществена загуба на доверие.

Осигурете медийно обучение

Медийното обучение ще бъде вашият най-добър приятел по време на криза. Не рискувайте медиен срив.

Съставете програма за медийно обучение, преди да се случи бедствие. Обучете всеки, който може да се наложи да бъде говорител. Това може да е вашият председател на борда, вашият главен изпълнителен директор и друг ключов персонал, като например лице за връзки с медиите. Също така помислете за вашия най-добър дарител, вашия координатор на доброволци и, където е приложимо, вашето лице по сигурността или мениджър на съоръжения.

Медийното обучение не трябва да струва много, ако имате някой в ​​борда си, който работи по връзки с обществеността, или някой, който е член на медиите. Ключът е да го правите редовно, така че новите хора да бъдат обучени, а други да не остареят.