Právníci jsou známí svou obezřetnou povahou, ale stejně jako všichni ostatní mohou při používání e-mailu dělat chyby. Některé se stávají hororovými příběhy, zatímco jiné jsou jen trapné. Následují časté chyby, kterých se právníci v e-mailech dopouštějí.
Odeslání 'Od stolu'
Tato staromódní terminologie je hloupá a domýšlivá. Horší je, že část nebo celé jméno odesílatele je odříznuto, protože většina e-mailem systémové schránky nezobrazují jména odesílatelů tak dlouho. Stačí použít své jméno.
Přidání ozdobných ozdob
Někteří právníci se snaží získat kreativní se vzhledem jejich e-mailů. Efektní ozdoby v podpisech jsou běžné, stejně jako zbytečná grafika nebo umělecká díla. Cokoli, co ztěžuje čtení slov, je špatný nápad. Otevření zprávy také zpomalí. Nechte to jednoduché. Neprodáváte své umělecké schopnosti.
Zapomněli jste použít blok podpisu
Většina e-mailových systémů má snadno použitelný automatický blok podpisů. Použijte jej, abyste eliminovali riziko, že zapomenete uvést základní informace, jako je vaše jméno, adresa a telefonní číslo. Někteří právníci proměňují své e-mailové zápatí v minireklamy, zatímco jiní zaujímají minimalistický přístup. Mnoho z nich přidává upozornění na ochranu osobních údajů nebo právní prohlášení. To vše jsou přijatelné způsoby použití bloku podpisu e-mailu.
Rozzlobený e-mail
Právníci mohou být obzvláště ohroženi e-mailem, když jsou naštvaní, i když se to může stát komukoli. Za starých časů měli právníci sekretářky psát jejich dopisy a dlouhou dobu před vyzvednutím pošty. Před odesláním e-mailu si znovu vytvořte období na rozmyšlenou. Mohlo by to znamenat rozdíl mezi udržením nebo ztrátou klientů, přátel a peněz.
Neschopnost rychle reagovat
Někteří právníci předpokládají, že pro e-mail platí staré pětidenní pravidlo pro odpovídání na obchodní korespondenci. To ne. Lidé očekávají rychlejší odpovědi na e-mail než na dopis zaslaný poštou. Zkuste odpovědět do 24 hodin. Pokud je záležitost komplikovaná, pošlete potvrzení a dejte dotyčné osobě vědět, kdy má očekávat odpověď. V opačném případě je klient ponechán na spekulaci, zda přijde nějaká odezva.
Odesílání pošty na špatnou adresu
Funkce automatického doplňování na e-mailových systémech je velkým pohodlím, ale zvyšuje riziko odeslání e-mailu nesprávnému příjemci. Nemohlo to být nic víc než jen drobná ostuda, ale v některých případech to může znamenat profesionální nedbalost. Neposílejte náhodou e-mailem důvěrné klientské zprávy opozičnímu právníkovi nebo jinému klientovi.
Použití "Odpovědět všem" bez dvojité kontroly
Řekněme, že vám opoziční právník pošle e-mail s návrhem nebo vyjádřením názoru. E-mail přepošlete dalším právníkům ve vaší firmě, kteří jsou zapojeni do případu. Brzy se začne hojně používat tlačítko „odpovědět všem“ a nikdo si nevšimne, že se v interní diskuzi ve vaší firmě kopíruje protichůdný právník. Stalo se to. Když stisknete „odpovědět všem“, zkontrolujte všechny e-mailové adresy v seznamu příjemců, než stisknete Odeslat.
Použití nedbalých řádků předmětu
Nejlépe funguje jednoduchý a informativní předmět, například „Případ Parkerson“ nebo „Smith navrhovaná dohoda“. Nenechávejte předmět prázdný, jinak může být vaše zpráva přehlédnuta. Udržujte svůj tón vážný a profesionální a vyhněte se pokušení použít předmět jako „můj idiotský klient“ nebo „hloupý příkaz soudce“. Nikdy nezapomeňte, že e-mail lze přeposlat komukoli.
Nehádejte se e-mailem
Když lidé mluví tváří v tvář, obličejové narážky a hlasové tóny pomáhají objasnit jejich záměr. Při telefonních hovorech hlas mluvčího signalizuje, zda má být prohlášení sarkastické, vtipné nebo vážné. Ale v e-mailu je nebezpečně snadné zcela špatně přečíst záměr člověka a nevhodně reagovat.
Ohroženi mohou být především právníci, kteří se mezi sebou neustále hádají. Reakce spouštěče vlasů na vnímanou hrubost nebo nepřátelství by mohla být katastrofální. Chvíli počkejte a poté si zprávu přečtěte znovu. I když stále vnímáte hrubost, zkuste reagovat zdvořile. Možná zjistíte, že to zmírňuje situaci.
