Zásady a postupy společnosti zajišťují bezpečné, organizované, přátelské, posilující a nediskriminační pracoviště. Zásady chrání zaměstnance před svobodným prostředím zvýhodňování a nespravedlivého zacházení. Dávejte si však pozor, abyste nevytvářeli zásady pro každou nepředvídanou situaci, protože management nebude mít prostor pro řešení individuálních potřeb zaměstnanců. Přemíra zásad zvyšuje pravděpodobnost, že je manažeři budou uplatňovat nerovnoměrně a nespravedlivě.
Můžete dosáhnout zdravé rovnováhy. Ve většině případů, pokud přímo oslovíte zaměstnance, kteří se chovají způsobem nevhodným pro vaše pracoviště, možná nebudete muset vyvíjet novou firemní politiku.
Zásady
Zvažte vytvoření zásad v těchto situacích:
- Zmatek ohledně nejvhodnějšího způsobu chování (dress codes, e-mailem, internetové zásadynebo používání smartphonu)
- Pokyny pro řešení běžných situací (standardy chování, cestovní výdaje nebo nákup firemního zboží)
- Právní ochrana společnosti (odmítnout obvinění z obtěžování popř diskriminační najímání a povýšení)
- Dodržování vládních zákonů a agentur (zákon o rodinné a zdravotní dovolené, zákon o Američanech se zdravotním postižením, komise pro rovné pracovní příležitosti, popř. minimální mzda)
- Stanovte konzistentní pracovní standardy, pravidla a předpisy (progresivní disciplína, bezpečnostní pravidla, přestávky nebo pravidla pro kouření)
- Zajistit konzistentní a spravedlivé zacházení se zaměstnanci (nárok na benefity, placené volno, pomoc při výuce, čas zármutkunebo povinnost poroty)
Mohou existovat i jiné důvody pro vytvoření politiky, ale nedovolte, aby špatné chování jednoho zaměstnance vynutilo implementaci politiky, která ovlivní ostatní.
Formulujte cíle politiky
Jakmile určíte, že je zásada nezbytná, zdokumentujte písemně své cíle pro vytvoření zásady. Pokud je to možné, řekněte zaměstnancům, proč tyto zásady zavádíte. Uveďte dostatek podrobností, aby byla pozice společnosti jasná, ale nesnažte se pokrýt každou potenciální situaci.
Pokud je to možné, udržujte zásady krátké a jednoduché. Některé zásady týkající se právních oblastí – jako je přístup společnosti k zákonu o rodinné a zdravotní dovolené, diskriminace nebo vyšetřování stížností nebo progresivní disciplinární systém – mohou být zdlouhavé a obsáhlý.
Sbírat informace
Překontrolovat vzorové zásady. Možná nenajdete přesné přizpůsobení podmínkám vaší společnosti, jazyku a kultuře, ale můžete je použít jako výchozí bod. Nemusíte začínat od nuly.
The Společnost pro řízení lidských zdrojů (SHRM) poskytuje vzory zásad pro své členy. Dalšími zdroji jsou vaši pracovněprávní právníci. Právnické firmy obvykle píší obecné zásady, které si jejich klienti mohou přizpůsobit, kdykoli projde příslušný zákon nebo když ministerstvo práce USA vydá nová pravidla.
Vyvíjejte, pište a kontrolujte zásady
Napište politiku pomocí jednoduchých slov a pojmů. Mluvte přímo se zaměstnanci, kteří budou číst, prosazovat a dodržovat zásady.
Po každém odstavci si položte otázky typu „co kdyby“, abyste se ujistili, že zásady pokrývají základy a běžné výjimky a otázky. Nebuďte tím však posedlí; žádná politika nepokryje všechny možné nepředvídatelné události.
Vyberte pilotní skupinu zaměstnanců, kteří si přečtou zásady a položí otázky, abyste zjistili, zda zaměstnanci budou schopni jim porozumět a dodržovat je. Upravte na základě zpětné vazby.
Získejte podporu managementu a právní kontrolu
Projděte si zásady s manažery, kteří je budou muset dodržovat, aby je získali jejich podporu a vlastnictví politiky. Je pravděpodobné, že tento proces začal, když jste identifikovali potřebu, ale podpora managementu je pro implementaci klíčová. Je také dobré jej ukázat svému právnímu zástupci, abyste se vyhnuli případným právním sporům.
Implementujte Zásady
Distribuujte a revidujte nové zásady zaměstnancům v malých skupinách, jednotlivě nebo na schůzce v rámci celé společnosti, v závislosti na tom, zda jsou zásady kontroverzní a jak snadno je lze pochopit. Dejte zaměstnancům příležitost klást otázky.
Poskytněte zaměstnancům kopii zásad a požádejte je, aby podepsali, že je obdrželi a porozuměli jim. Měli by si ponechat kopii pro své vlastní soubory.
Ukázka prohlášení o odhlášení zásad
Potvrzuji přijetí a pochopení zásad [Vaše společnost]. Zásady jsou účinné [Datum] až do odvolání.
_______________________________________________________.
Podpis zaměstnance.
_______________________________________________________.
Jméno zaměstnance (vytiskněte)
________________________________.
Datum.
Rozhodněte se, jak sdělovat politiku v budoucnu
Zahrňte zásady do svého zaměstnanecká příručka. Můžete také chtít, aby se politika stala součástí nová orientace na zaměstnance. Některé společnosti umísťují zásady na svůj intranet nebo do složky zásad na společném disku počítačové sítě. Určete, zda chcete zásady distribuovat také pomocí dalších metod.
Datujte a archivujte všechny dřívější zásady, které tato nahrazuje. Můžete je potřebovat pro právní účely nebo referenci.
Interpretujte a integrujte politiku
Vaše aplikace zásad a pracovní postupy určí skutečný význam zásad. Při výkladu zásad v průběhu času nezapomeňte být konzistentní a spravedliví. Pokud zjistíte, že se vaše postupy liší od písemných zásad, prostudujte si je a přepište je podle potřeby.
