Děkovné dopisy, které budou dárci milovat

Vděčnost je mocná a děkovný dopis zaslaný poštou je i nadále jedním z nejužitečnějších způsobů, jak jej vyjádřit dárcům.

Děkovný dopis vyjadřuje uznání, slouží jako účtenka a pomáhá budovat pevnější vztah s dárcem. Odesláním účinného děkovného dopisu může vaše organizace získat výhodu ve světě charitativní soutěže.

Proč je děkovný dopis důležitý

Děkovné dopisy je třeba posuzovat v kontextu a plán udržení dárce. Tento plán by měl zahrnovat minimálně:

Jak charitativní organizace žádá o dary
Zasílání online dárců na vhodnou vstupní stránku po daru
Okamžité odeslání e-mailu s poděkováním online dárcům
Dostat děkovný dopis ze dveří do 72 hodin, ať už dárci poslali šek poštou nebo darovali online

Podle zprávy fundraisingové organizace AFP 2019 Fundraising Effectiveness Survey Report, průměrný celkový míra udržení dárců v roce 2018 byla pouze 43 %, což znamená, že méně než polovina dárců z roku 2017 se vrátila, aby znovu darovala 2018.Může to mít mnoho důvodů, ale velkou roli hraje nedostatek efektivních strategií uchovávání neziskových organizací.

Charitativní organizace přijdou o peníze, když se dárci nevrátí. Finanční prostředky získávají, když mohou dárce přimět, aby se vraceli. Udržet si dárce je levnější než naverbovat.

Ve studii, kterou provedl výzkumník filantropie Adrian Sargeant, dárci uvedli, že jedním z hlavních důvodů, proč přestali dávat, je, že jim nebylo poděkováno. V další studii od DonorVoice je jedním z hlavních důvodů, proč dárci pokračují v dárcovství, dostávat včasné poděkování.

Co zahrnout do děkovného dopisu dárcům

Děkovné dopisy jsou velkou součástí efektivních strategií uchovávání. I v online světě lidé stále oceňují dopisy poštou. Zde jsou nezbytnosti pro děkovný dopis, který funguje.

Musí to být včas

Odborníci na fundraising doporučují zaslat děkovný dopis – bez ohledu na to, zda jde o první nebo dlouholeté dárce – do 48–72 hodin po obdržení daru. Načasování se může lišit, ale dárce by si měl pamatovat, že daroval, když obdrží poděkování. Poděkování o tři měsíce později nepřinese nic dobrého.

Musí to být přesné

Jsou jméno a adresa dárce správné? Použili jste správný honorific, jako je paní, paní nebo pan? Jsou pravopis a gramatika správné? Je díky formátování dopis snadno čitelný? Je-li to vhodné, použijte v oslovení křestní jméno dárce pro větší personalizaci.

Musí dárci umožnit vizualizaci účinku daru

Zahrnuli jste příběh o někom nebo nějakém zvířeti, které bude mít z daru prospěch? Nebo jste použili posudek od této osoby? Lidé se cítí velkorysejší, když si mohou představit konkrétní lidi nebo zvíře, kterému pomohli.

Musí ukazovat, jak dobře vaše programy fungují

Zahrňte odstavec o vaší misi a nějaké statistiky o vašich výsledcích. Nechte to však krátké. Dopis by se měl snažit zasáhnout srdce dárce více než jen hlavu. Zahrňte jen tolik číselných údajů, abyste dokázali, že dodržujete a děláte, co slíbíte.

Musí častěji používat „ty“ než „my“ nebo „já“.

Udělejte z dárce hrdinu. Často používejte frázi „kvůli tobě“.. Napište dopis spíše o dárci a lidech, kterým pomáhají, než o organizaci. Není čas se chlubit penězi, které vyděláte, nebo oceněními, které jste vyhráli. Je to o dárci a o tom, co umožnil.

Uveďte částku daru a informace o daních

Je daňově uznatelná celá částka nebo jen část? IRS stanoví, jaká právní prohlášení musí být zahrnuta.Tato informace může být na konci dopisu, ačkoli v těle by měla být uvedena částka. Například: „Děkujeme za váš dar ve výši 200 $.“ Uvedení částky slouží zpočátku jako potvrzení částky a upomínka pro dárce.

Měla by být podepsána významnou osobou

Touto osobou může být člen představenstva, výkonný ředitel, dobrovolník nebo příjemce daru. Vysoce postavená osoba je logická pro většinu děkovných dopisů. Některé děkovné dopisy však mohou být od někoho, kdo využívá služeb vaší organizace, například od studenta, který dostává stipendium, nebo od matky dítěte, které má prospěch.

Obsahuje Postscript

Když lidé skenují dopis, přečtou PS. Tak ať se počítá ta poslední zpráva. Zopakujte důležitou část informace a zopakujte svou vděčnost. Je-li to vhodné, požádejte osobu, která dopis podepisuje, aby přidala ručně psaný PS s poděkováním nebo odkazem na něco osobního.

Nemělo by se jednat o obecný formulář

V ideálním případě by děkovné dopisy neměly být obecnými dopisy, které byly nastaveny a poté zapomenuty. Nedovolte, aby se vaše poděkování stalo rutinou a nudným. Pokud nemáte velký počet dárců, měla by se vaše charita snažit, aby byl každý děkovný dopis jedinečný, aby dárce věděl, že dopis byl určen právě jí.

Ukázka děkovného dopisu

Pokud chcete, aby dárci znovu a znovu dávali, ukažte jim svou vděčnost tím, že si uděláte čas na to, abyste kreativně poděkovali, a tím, že si tyto děkovné dopisy a poznámky přizpůsobíte.

Tento vzorek můžete použít jako vzor pro psaní děkovných dopisů pro dárce. Stáhněte si šablonu (kompatibilní s Google Docs a Word Online), nebo si přečtěte textovou verzi níže.

Stáhněte si šablonu aplikace Word

3 děkovné dopisy, které budou dárci milovat

Děkuji dopis # 1 (textová verze)

Milá Deborah,

Díky vám Michael a jeho sestra Janet oslavili Michaelovy 9. narozeniny dortem a balónky na bezpečném a láskyplném místě. Už se nebojí a milují své vlastní pokoje.

Děkujeme vám za váš nedávný velkorysý dar ve výši 100 USD pro dětské pobytové služby v Greater Boston. Vaše ochota pomáhat vysídleným dětem v naší komunitě přečkat krize v jejich životech je pro děti, jako jsou Michael a Janet, zásadní rozdíl.

Díky vám jsme jen letos poskytli 250 dětem místo k životu, učení a pocitu bezpečí.

Váš dar pomůže na nákup nových počítačů pro naše děti během příštích šesti měsíců. Děti touží po nových počítačích, aby mohly dělat domácí úkoly a komunikovat s přáteli a rodinou.

Počítače jsou součástí naší kampaně Excellence in Service, díky které bude náš domov pro Michaela, Janet a jejich nové přátele ještě hezčí. Vy a další lidé jako vy jste nás přiblížili k našemu cíli 50 000 $ na tuto kampaň.

Rádi bychom vám poskytli prohlídku, abyste se s námi setkali s některými z 15 zaměstnanců a 50 dětí. Rádi předvádíme náš pohodlný domov a děti si užívají setkání s návštěvami. Jeden nebo dva vám dokonce mohou ukázat, co dokážou se svými novými počítači.

Janet Teebs, naše vývojová ředitelka, je vždy k dispozici, aby vám mohla domluvit návštěvu nebo zodpovědět vaše případné dotazy. Neváhejte jí zavolat na číslo 520-446-0912 nebo poslat e-mail na adresu [email protected].

Rádi bychom vás udrželi v kontaktu s našimi e-maily a zpravodajem. Můžete se k nim přihlásit na našich stránkách www.crc.org.

Ještě jednou děkujeme za vše, co pro naše děti děláte. I vy jste součástí jejich života.

S pozdravem,

Malcolm Wexter
Výkonný ředitel

P.S. Jsme závislí na dobrovolnících, kteří nám pomohou. Pokud byste se chtěli podělit o svůj čas, dejte vědět Janet a ona požádá našeho koordinátora dobrovolníků, aby se ozval. Dobrovolníky často seznamujeme s naší prací. Budeme rádi, když vás tam uvidíme.

Děkuji dopis # 2 (textová verze)

milý Jamesi,

Nejprve mi dovolte říct, děkuji!

Váš nedávný dar ve výši 150 $ znamená, že chápete, jak cenné může být jízda na koni pro dítě s kognitivními nebo fyzickými problémy.

Ale dovolte mi, abych vám řekl, co naše služby v Therapeutic Riding of Atlanta znamenají pro některé děti, které chodí do našich tříd.

Jeden malý chlapec s těžkou dětskou mozkovou obrnou se naučil, jak sedět na koni. Jeho matka byla tak hrdá a řekla: „Nikdy jsem si nemyslela, že by to mohl dělat tak dobře. Když dokáže tohle, co jiného může dělat?"
Mladá dívka, která nikdy neřekla ani slovo, najednou řekla „jdi“ svému koni.
Protože si jízdou vybudovala sebevědomí, jedna holčička se už nebojí být na houpačkách na hřišti.
Dítě, které mělo problémy s chůzí, to začalo dělat až po pár jízdách na koni.
Mladá dívka mohla ve třídě mluvit hlasitěji, protože díky jízdě na koni zesílila a lépe se jí dýchalo.

Ačkoli se tato vítězství mohou zdát průměrnému člověku malá, víte, že nejsou. To je důvod, proč jste dali, a proč děti, kterým sloužíme, a my jsme plní vděčnosti za vaši štědrost.

Dárci jako vy pomáhají umožnit naše terapeutické ježdění, zajistit, aby byli naši koně dobře krmeni, ustájeni a trénováni, a zaručit, že můžeme nabídnout stipendia dětem a jejich rodinám, které by si toto zkvalitnění života jinak nemohly dovolit činnosti.

Chceme, abyste i vy byli aktivními členy naší komunity. Navštivte prosím naši webovou stránku www.tra.org a přihlaste se k odběru našich e-mailů a zpravodajů. A sledujte pozvánky na naše akce, jako je Horsin' Around, Hearts & Horses, a speciální prohlídky, které nabízíme po celý rok.

Jsme dobrovolníci a rádi bychom, abyste zažili radost z pomoci dítěti jezdit na koni. Stačí vyjádřit svůj zájem na našich webových stránkách nebo zavolat koordinátorce dobrovolníků, Sandy Converse, na xxx-xxxx. Dobrovolníci také mohou nosit skvělá trička!

Ještě jednou děkuji! Milujeme vaši podporu.

Vždy nejlepší,

Lilly Andersonová
Výkonný ředitel

P.S. Jako zvláštní poděkování vás přidáme do našeho exkluzivního okruhu přátel a uvedeme vaše jméno v naší výroční zprávě a našem zpravodaji. Zastavte se prosím brzy na našem ranči, abychom mohli poděkovat osobně.

Děkovný dopis č. 3 (textová verze)

Milý Frank a Louise,

Tento týden jsme díky vaší pomoci přestěhovali starší manželský pár Toma a Francise do světlého, dobře zařízeného bytu v komunitě oddané jejich zdraví a štěstí.

Tom a Francis již nejsou izolováni v těžko přístupné procházce ve výškové budově a nyní mají snadný přístup ke službám, které potřebují. Navíc dostanou dvě jídla denně a zúčastní se zdravých a zábavných aktivit od lekcí cvičení až po exkurze do komunity.

Děkujeme za váš promyšlený dar ve výši 250 $ agentuře Wildthorne County Agency on Aging. Váš dar zajistí, že senioři v našem kraji, jako jsou Tom a Francis, budou prosperovat.

Jak víte, více než 30 % seniorů našeho kraje žije z malých pevných příjmů. Agentura pro stárnutí mnohým z nich zajišťuje stravování, dotace na nájem, poradenství, rekreaci a zdravotní péči.

Díky vám můžeme i nadále pomáhat seniorům v nouzi. Dary od pečujících lidí, jako jste vy, nám pomáhají kompenzovat škrty ve financování naší státní a místní samosprávy.

Po pravdě, bez vás bychom to nedokázali. My a ti, kterým sloužíme, upřímně oceňujeme vaši štědrost.