Time management je opravdu všechno o řízení sebe sama. Nemůžete skutečně „řídit“ čas, protože den má 24 hodin, hodina 60 minut, minuta 60 sekund – a to se nikdy nemění. Můžete však kontrolovat, kde a jak trávíte čas, a podniknout kroky ke snížení nebo odstranění plýtvačů času. Zde je deset nadčasových způsobů, jak převzít kontrolu nad svým rozvrhem každý den, abyste co nejlépe využili čas, který máte k dispozici.
1) Stanovte si prioritní cíle
Bez cílů možná zjistíte, že máte tendenci honit se za tím, co se vám zdá nejnaléhavější nebo co vám hledí do tváře. Je těžké nenechat se rozptylovat lesklými předměty. Abyste tomu zabránili, zjistěte své skutečné priority v životě a přejděte k nim stanovením ročních, měsíčních, týdenních a denních cílů nebo požadovaných výsledků. Seřaďte každý z nich pomocí následujícího systému:
- Důležitost: (A=vysoká, B=střední, C=nízká)
- Naléhavost: (1=vysoká, 2=střední, 3=nízká)
Vždy nejprve pracujte na nejnaléhavějších a nejdůležitějších cílech a úkolech (A1) a poté pokračujte v seznamu.
2) Dodržujte pravidlo 80/20
Pravidlo 80/20, také známý jako Paretův princip, říká, že 80 procent vašich výsledků pochází z 20 procent vašich činů. Je to způsob, jak zobrazit využití času, upřednostnit vybrané úkoly podle vašich nejdůležitějších cílů. Zaměřujete se na 20 procent činností, které přinášejí 80 procent vašich požadovaných výsledků?
3) Naučte se říkat ne
I když je skvělé být týmovým hráčem, je také důležité vědět, kdy a jak být asertivní a nechat se lidé vědí, že v tuto chvíli nemůžete vyřídit jejich žádost, pokud je v rozporu s vaším dosahováním vašich cílů. Pokud souhlasíte s tím, že se úkolu ujmete, dohodněte se na termínu, který jim pomůže dosáhnout jejich cílů, aniž by obětovali ty vaše.
4) Překonejte prokrastinaci pomocí 4D systému
- Smazat to: Jaké jsou důsledky toho, že úkol vůbec neuděláte? Zvažte pravidlo 80/20; možná to není nutné dělat na prvním místě.
- Delegujte to: Pokud je úkol důležitý, zeptejte se sami sebe, zda je to opravdu něco, za co jste zodpovědní. Může být úkol svěřen někomu jinému?
- Udělej to teď: Odkládání důležitého úkolu, který je třeba udělat, vytváří pouze pocity úzkosti a stresu. Udělejte to co nejdříve během dne.
- Odložit: Pokud jde o úkol, který nelze dokončit rychle a nemá vysokou prioritu, jednoduše jej odložte.
5) Snězte žábu
Abych citoval Briana Traceyho z jeho knihy "Eat That Frog"
„Pokud první věc, kterou každé ráno uděláte, je sníst živou žábu, můžete s ní projít celý den uspokojení z vědomí, že to je pravděpodobně to nejhorší, co se vám za celý den stane dlouho."
Vaše žáby každý den jsou úkoly, které budou mít největší dopad na dosažení vašich cílů, což jsou obvykle úkoly, jejichž zahájení s největší pravděpodobností budete odkládat.
6) Snižte počet schůzek
Špatně vedené schůzky jsou žrouty času, vynásobený počtem lidí na schůzce. Ujisti se mít agendu a nemáte schůzku jen proto, abyste měli schůzku.
7) Skleněná nádoba: kameny, oblázky, písek
Kategorizujte svou práci takto:
- Skály: Vaše nejdůležitější strategické projekty
- oblázky: Projekty a úkoly, které jsou důležité, ale ne nejdůležitější
- Písek: Menší, bezvýznamnější úkoly
Nejprve se pusťte do kamenů. Pokud budete neustále řešit malé věci (písek a oblázky), a ne důležité strategické předměty, kameny, pak se vaše nádoba rychle zaplní a nebude už místo pro další kameny.
8) Eliminujte elektronické plýtvače času
Každý má určitá rozptýlení, která ho vyrušují a berou mu čas od práce. Je váš Facebook? Cvrlikání? Kontrola emailů? Nepřetržité zasílání zpráv s přáteli a rodinou? Přestaňte je tak často kontrolovat a začněte dávkovat tyto typy činností. Stanovte si čas, poté zkontrolujte a vypořádejte se se všemi najednou. Dejte si 30 minut a pak se vraťte k úkolu.
9) Udělejte si pořádek
Abyste mohli efektivně řídit svůj čas a být produktivní každý den, musíte vytvořit správné prostředí. Odstraňte zbytečný nepořádek, nastavte efektivní systém evidence, mějte poblíž místo pro veškerou práci položky, které často potřebujete, a využijte nástroje pro správu pracovních postupů, které vám pomohou vytvořit produktivní životní prostředí.
10) Pečujte o své zdraví
Dobrý noční spánek, zdravé stravování a cvičení vám dodají energii, soustředění a výdrž, které potřebujete, abyste si den užili co nejlépe. Může se zdát, že práce je důležitější a spánek, jídlo a cvičení můžete vždy dohnat později. Pokud však ztratíte zdraví, nemůžete pracovat ani dělat nic jiného, takže nešetřete na péči o sebe.
