Schůzky jsou nevyhnutelnou součástí podnikání. Sdílíte informace, brainstormujete nápady, vytváříte řešení a vytváříte procesy a systémy. Problém je v tom, že mnoho z těchto setkání je bolestně nudných, což znamená, že lidé, kteří se jich účastní, mají vyladěné mozky.
Pokud se lidé nesoustředí a nevěnují pozornost, setkání ztrácí čas všech. Udělejte z nudných schůzek vzrušující (aby něčeho dosáhli) pomocí těchto pěti praktických tipů:
Zákaz chytrých telefonů
Lidé budou trvat na tom, že musí mít své telefony – koneckonců může dojít k nouzové situaci. Během vaší čtvrtletní plánovací schůzky může dojít ke konci světa, ale je to nepravděpodobné.
Technologie vám umožní soustředit se na to, co není před vámi – na schůzku. Pokud by lidé byli tváří v tvář těm, kterým píšou během vaší schůzky, psali by SMS někomu jinému. Telefony zůstávají na stolech.
Bez telefonu se během schůzky stanou dvě věci. Jste nuceni zůstat v přítomnosti a přestávky trávíte komunikací s ostatními účastníky. Schůzky jsou zajímavější, když mluvíte s kolegy a seznamujete se s nimi. Telefony jsou v tom překážkou.
Připravit, připravit, připravit
Nudné, zdlouhavé schůzky nastávají, když vedoucí nebo moderátor přijde pozdě, nemá program a má ho. Dobře připravené setkání může být fascinující a poutavé. Když má vedoucí plán a účel, bude setkání zajímavější. Když nebude žádný směr nebo cíl, setkání nebude zajímavé.
Další částí přípravy je zlepšování vašich dovedností. Byli jste na schůzkách, které byly produktivní a interaktivní a díky nimž jste měli pocit, že byste mohli jít dál a dokázat velké věci. A účastnili jste se schůzek, kde jste si docela jisti, že pokud byste usnuli, nikomu byste nechyběli a nic důležitého byste nezmeškali. Rozdíl je v osobě, která schůzku řídí.
Pokud jsou vaše schůzky nudné, podívejte se do zrcadla. Najděte způsob, jak se zlepšit. Zúčastněte se kurzu (vaše HR oddělení vám může pomoci s návrhy) a požádejte o zpětnou vazbu a mentoring od spolupracovníka, jehož dovednosti při poradách obdivujete. Pokud požádáte, je k dispozici mnoho pomoci a většina z nich je zdarma.
Všichni se účastní
Pokud účast není nutná, můžete celou záležitost vyřídit e-mailem. Je vzácné, že k předání informací potřebujete přivést skupinu. Témata jako hromadné propouštění nebo kompletní restrukturalizace firmy jsou výjimkou a nejlépe je řeší manažer, který mluví se všemi. Jinak by schůzky měly být interaktivní.
Při brainstormingu by měl mluvit každý. Pokud se někdo neozývá, vyzvěte ho, aby přispěl. Introverti mohou být nepohodlní, takže to dělejte bez tlaku, jak je to jen možné. Vaše kultura setkání musí zajistit, aby byly zahrnuty nápady všech, a účastníci by o tom měli vědět předem, aby nebyli překvapeni.
Ať už se jedná o plánovací schůzku, schůzku ke stanovení cílů nebo dokonce schůzku se čtvrtletní zprávou, vždy si dejte čas na dotazy a připomínky.
Nenechte nikoho ovládnout
Pokud schůzku vedete vy, můžete mluvit více než ostatní, ale nedovolte, aby konverzaci dominovala jedna osoba. To je recept na nudnou schůzku. Přesměrujte komentáře a vyzvěte lidi s odbornými znalostmi v této oblasti, aby odradili nutkavého řečníka.
Lidé, kteří si najdou čas na setkání a přinesou své znalosti a zkušenosti, si zaslouží šanci mluvit a sdílet své názory. Jako vedoucí se můžete naučit ovládat chování, které podkopává jednání.
Zde je způsob, jak zdvořile zastavit zaměstnankyni – říkejme jí Jane –, když dokončí svůj čtvrtý komentář a začne se věnovat pátému: „Díky, Jane, známe vaši pozici. Rád bych slyšel, co říká Karen. A Jim a Bob ještě neměli příležitost promluvit."
Někdy si budete muset před schůzkou promluvit s Janes ve své kanceláři, abyste jim připomněli, k čemu má přijít společně jako skupina znamená sdílet nápady se všemi, a pokud dominují, setkání nebude tak úspěšné. Diskuse o tomto chování bezprostředně po schůzce také funguje dobře, protože budete mít k dispozici nové příklady.
Vytvářejte použitelné položky
Zajímavé a vzrušující setkání končí věcmi, které lidé mohou a měli by dělat, ať už pro dosažení svých individuálních cílů, cílů společnosti, nebo v ideálním případě obojího. Pokud lidé neodejdou s vědomím, jaké jsou jejich další kroky, setkání selhalo.
Zabudujte navazující kroky pro odpovědnost. Může to proběhnout na druhém setkání nebo individuálně, ale musí k tomu dojít. Lidé se naladí, pokud vědí, že všechny akční předměty jsou jen pro parádu.
Proveďte těchto pět změn a nudné schůzky budou vzrušující a produktivnější. Když lidé zažívají zajímavá a produktivní setkání, má z toho prospěch celá organizace.
