Sousedské organizace ve městech po celé zemi pořádají speciální veřejné a komunitní akce, jako jsou venkovní festivaly, pouliční veletrhy a karnevaly. Mnohé z těchto veřejných akcí – zejména ty úspěšné – se stávají očekávanými slavnostmi a někdy i bodem hrdosti hostitelské komunity. I když existují aspekty plánování a realizace událostí, které jsou sdíleny napříč všemi typy událostí od svateb po firemní konference, veřejné akce mají tendenci mít své vlastní potřeby a výzvy. Jedním z těchto jedinečných faktorů plánování veřejných akcí je spolupráce s vládními agenturami a získání povolení od nich.
Někdy je nejlepší způsob, jak se naučit, prostě skočit do toho. Jindy se vyplatí poučit se z lekcí a zkušeností ostatních. V tomto případě se budeme učit od města Chicago. Kancelář starosty pro zvláštní události, která má zkušenosti s pořádáním asi 350 speciálních akcí po celém Chicagu, vytvořila svůj zdroj speciálních akcí Balíček povolení k průvodci a speciálním akcím, který obsahuje praktické nápady, které by ostatní města mohla chtít začlenit do své komunity Události. Zde jsou nejlepší tipy pro plánování úspěšných komunitních akcí od samotných mistrů.
Mít formální proces žádosti
v Chicagu, obecní zákoník vyžaduje, aby organizace, které chtějí pořádat komunitní akci, podaly formální přihlášku, která souhlasí s určitými pokyny pro akci, jako jsou:
- Za vstup nesmí být účtován žádný poplatek (stanovte výši daru).
- Prodejci potravin musí mít licenci a certifikaci.
- Prodejci lihovin musí mít licenci (pouze pivo a víno).
- Prodejci zboží musí mít licenci.
- Chicagský dopravní úřad musí být informován.
Formální proces podávání žádostí pro veřejné a komunitní speciální akce může snížit pracovní zátěž a zefektivnit schvalování, což je výhodné pro všechny.
Vyžadovat povolení pro zvláštní akci
Kromě procesu žádosti o akci město Chicago také vyžaduje, aby pořadatelé předložili žádost o povolení zvláštní akce, která má své vlastní požadavky, jako jsou:
- Přihlášku je nutné podat minimálně 45 dní před akcí.
- Žádosti musí být notářsky ověřeny.
- Pořadatelé musí předložit potvrzení o pojištění na 1 milion USD v oblasti komerční obecné odpovědnosti s uvedením města Chicago jako dalšího pojištěnce.
Zpočátku by se mohlo zdát, že Chicago jednoduše vytváří několik byrokratických obručí, kterými by se dalo přeskočit, pokud jde o společenské akce, aniž by ztížením žádostí město zajistilo, že všechny veřejné akce budou splňovat jejich soubor požadavků – z nichž mnohé se týkají bezpečnost.
Vyžadovat mapu událostí s žádostí o povolení
Organizátoři by měli jako součást žádosti o povolení zvláštní akce předložit mapu akce, která identifikuje navrhované oblasti uzavření ulic a plán změny trasy. Mapa by také měla zohledňovat stání veřejných garáží, příjezdovou cestu a prostor požární dráhy. Objízdné značky a zátarasy musí odpovídat požadavkům města a organizátoři jsou povinni tyto zásoby získat přímo. Při vydávání povolení se berou v úvahu následující položky:
- Veřejná bezpečnost.
- Blízkost jiné akce v okolí ve stejnou dobu.
- Předchozí vydání povolení na jinou akci na mapě stejného místa.
Vyžadovat povolení ke stanu a baldachýnu
V Chicagu vyžadují stany nebo přístřešky větší než 240 čtverečních stop na veřejných akcích povolení od města. Pokud je větší než 600 čtverečních stop, musí být výkresy orazítkovány licencovaným architektem nebo statikem a musí být předloženy plány východu a nouzové situace včetně značek a osvětlení. Pokud velikost přesahuje 4 000 čtverečních stop, žádost o povolení musí podat společnost odpovědná za stavbu konstrukce. Tento proces zajišťuje, že bezpečnostní opatření jsou brána vážně.
Vyžadovat partnerství s úředníky veřejné bezpečnosti
Speciální akce v Chicagu musí zahrnovat jak policii, tak hasiče. Organizátoři se musí setkat s policejním velitelem (a/nebo jeho zástupcem), aby projednali problémy jako je jízdní pruh pro zásahová vozidla, bezpečnostní plány a určené velitelské stanoviště na stanici událost. Organizátoři by měli určit osobu, která bude působit jako prostředník pro policejní oddělení, hasiče, ulice a hygienické oddělení, úřad pro zvláštní události a další. Pomůže mít ve svém týmu alespoň jednoho znalého a zkušeného člověka, který bude sloužit jako koordinační bod pro všechny tyto veřejné útvary.
Poskytněte kontrolní seznam požárních bezpečnostních kódů
Pořadatelé festivalů a venkovních akcí v Chicagu mají k dispozici kontrolní seznam a musí splňovat určité požadavky na požární bezpečnost, včetně:
- Stany musí být vyrobeny z materiálu zpomalujícího hoření (vyžaduje se certifikace).
- V každé kabině jsou povinné hasicí přístroje.
- Dočasné řady sedadel mají kapacitu 5 až 14 osob (maximálně).
- Uličky pro dočasné sezení musí mít minimálně 36 palců.
- Hořlavé kapaliny nesmějí být skladovány v žádném stanu, přístřešku nebo kabině.
- Nesmí se hromadit odpadky.
- Elektrické kabely by měly být přelepeny páskou a doporučuje se více zásuvek.
- Doporučují se požární pruhy pro zásahová vozidla (10 stop požární pruh).
- Základní C.P.R. a pro zaměstnance jsou doporučeny kurzy první pomoci.
Zkušení i noví plánovači veřejných akcí oceňují dobrý kontrolní seznam.
Zajistěte bezpečnou manipulaci s potravinami
Město Chicago vyžaduje, aby se prodejci před podáním jakékoli žádosti zúčastnili kurzu ministerstva zdravotnictví. Prodejci také musí získat školení a certifikaci sanitace na letním festivalu (nabízí Illinois Restaurant Association). Zdravotnický pracovník, který určuje, zda prodejce obdrží povolení k provozu, má pravomoc kdykoli pozastavit jakékoli povolení.
Město nastiňuje podrobná pravidla pro potraviny, nádoby, etikety, ochranu potravin, hygienu osobního personálu, potravinové vybavení, odpady, stavbu stánků a toxický materiál. Vyžaduje také, aby se prodejci zúčastnili povinného sanitačního semináře.
V souvislosti s tím musí být licence na lihoviny pro zvláštní akce přijaté 20 dní před akcí.
Připravte si plán na smluvní služby města
Pro řadu služeb, včetně vysílání, musí být najati veřejní nebo soukromí dodavatelé Zákaz parkování značení, poskytování zátarasů, odtahování, sudy na odpadky, recyklační sudy, vložky, zametání, svoz odpadu, elektrické služby a/nebo zvukové zařízení. V Chicagu je k dispozici Ministerstvo pro ulice a hygienu, které poskytuje takové služby podle hodinového tarifu založeného na odborných znalostech.
V rámci balíčku povolení pro speciální akce v Chicagu je také vyžadován recyklační program. S rostoucí popularitou zelených akcí to není špatný nápad!
Vyžadovat povolení pro zvířata
Pokud jsou do akce jakýmkoli způsobem zapojena zvířata, město Chicago požaduje, aby s přihláškou na akci bylo předloženo jméno místního veterináře, který bude na akci přítomen. Tato osoba bude zodpovědná za zajištění případných nemocných nebo zraněných zvířat. Také Komise pro péči o zvířata a jejich kontrolu může zvířata před jejich použitím ve veřejných aktivitách kontrolovat.
Správa značení a propagace událostí
Organizátoři veřejných akcí v Chicagu mají možnost získat další expozici akce pomocí světelných sloupů. Město samozřejmě vyřizuje tyto požadavky, které vyžadují, aby pořadatelé vyplnili žádost o povolení banneru včetně kopie navrhované grafiky banneru, data akce a jakýchkoli dalších významných aspektů žádost. Oddělení ulic a kanalizace spravuje tyto typy požadavků.
