Pro většinu organizací je to nejdůležitější součást kancelářská technika je telefon. Telefonní systémy obchodní třídy obvykle začínají stát několik tisíc dolarů a cena roste úměrně s rostoucí velikostí systému a počtem požadovaných funkcí.
Zde diskutované telefonní systémy obchodní třídy jsou určeny kanceláře s deseti a více lidmi.
Jaké funkce budete potřebovat
Funkce, které přinášejí hodnotu vašemu podnikání a propojují váš podnik se světem, zvýší celkové náklady na telefonní systém. Prodejce telefonního systému se vám pokusí prodat všechny zvonky a píšťalky (to je jeho práce), ale musíte se podívat na každou funkci a rozhodnout se, zda to vaší firmě přinese přidanou hodnotu, nebo vás zachrání peníze.
Základní vlastnosti
Zde jsou některé z běžnějších funkcí, které jsou k dispozici na firemním telefonním systému. Každá značka je jiná, požádejte proto prodejce o kompletní seznam možností.
The autoobsluha obvykle zastupuje recepční tím, že předkládá volajícím seznam možností směrovat jejich hovor
- Funkce pro konference umožnit připojení dvou nebo více rozšíření ke sdílení v konverzaci. Obvykle jsou výchozí hodnoty dvě. Pokud požadujete více než dva, zeptejte se, jaký je maximální počet účastníků. Některé systémy umožňují konferenční pouze interní pobočky. Pokud požadujete externí konferenční hovory, zeptejte se na to také.
- Automatizovaný adresář umožňuje volajícím vyhledat pobočku zaměstnance zadáním několika prvních písmen jejich jména.
- Hlasová pošta umožňuje zanechat zprávy pro zaměstnance, kteří jsou nedostupní nebo na telefonu. Některé systémy mohou přeposílat zprávy hlasové pošty na e-mail zaměstnance a umožňují samostatným zařízením hlasové pošty třetích stran propojit se s jejich zařízením. V závislosti na ceně vám to může ušetřit peníze.
- Přidržení hovoru je schopnost přidržet hovor, zatímco se uživatel věnuje jiným záležitostem. Obvykle součástí systému.
- Přesměrování hovorů dává uživateli možnost dočasně přesměrovat všechny hovory na jinou pobočku nebo do hlasové schránky.
- Rychlé vytáčení ukládá často používaná telefonní čísla a umožňuje uživateli je vytočit stisknutím jednoho nebo dvou tlačítek. Je to užitečná úspora času pro často volaná čísla.
- Znovu vytočit umožňuje opakované vytočení posledního volaného čísla stisknutím tlačítka.
- Stránkování umožňuje uživateli hovořit přes systém veřejného ozvučení a zavolat zaměstnance nebo dát oznámení.
- Hudba při čekání dává vašim volajícím něco k poslechu, když jsou přidrženi. Může to být hudba nebo předem nahrané zprávy propagující vaši společnost.
- Zálohujte napájení poskytne náhradní zdroj elektřiny na 10 až 60 minut v případě výpadku proudu.
Pokročilé funkce
Pokročilé funkce zvýší celkové náklady systému a přidají průběžné náklady po dobu životnosti systému. To by však mohlo být kompenzováno snížením služby zákazníkům a výhody, které přináší úspora času.
- Vzdálené umístění Tato funkce umožňuje jednoduché připojení k zaměstnancům mimo pracoviště nebo malým vzdáleným kancelářím pouhým vytočením interní linky.
- Najdi mě / Následuj mě umožňuje uživatelům přeposlat svůj telefon na vyžádání na jiný telefon, mobilní telefon, domácí telefon, sekretářku atd.
- Počítačová telefonická integrace (CTI) umožňuje telefonnímu systému komunikovat s počítačovým systémem. Mezi příklady patří možnost uživatele kliknout na telefonní číslo na obrazovce a nechat telefonní systém toto číslo automaticky vytočit (snížení počtu chybných čísel a úspora času); nebo předání telefonního čísla zákazníka do počítače, když zavolá, aby se vytáhl zákaznický účet a zobrazil se na obrazovce pro zaměstnance, než zvedne telefon. Tato možnost je velmi drahá.
Jak velký by měl být systém
Další otázka, na kterou musíte odpovědět, je, kde chcete telefony. Následující seznam uvádí běžná místa, kde budete chtít najít telefonní linku:
- Recepční
- Každá kancelář
- Fax
- Terminály kreditních karet, datové porty
- Konferenční místnost
- Podlaha obchodu/skladu
- Veřejné prostory (čekárna, chodby, vchody atd.)
Dále budete muset určit, kolik současných telefonních hovorů bude přicházet a odcházet z kanceláře. Celkový součet příchozích a odchozích hovorů v daném okamžiku je počet linek (nebo linek), které budete potřebovat.
Běžné konfigurace jsou 3, 8, 12, 16, 24 nebo 48 řádků. Větší systémy mají rozšiřující sloty, takže můžete později přidat další linky. Nezapomeňte počítat s budoucím růstem (25 % není neobvyklé). Důležité: pokud to podceníte, volající obdrží obsazovací signál, pokud jsou všechny linky obsazeny.
Hledání prodejce telefonního systému
Najít prodejce není těžké. Nejprve můžete na webu vyhledat „Telephone Equipment & Supplies“ a najít prodejce ve vašem okolí.
Dobrým začátkem jsou také veletrhy obchodní a kancelářské techniky. Nejen, že se budete moci setkat s lidmi z prodeje a podpory, ale možná si budete moci systém také vyzkoušet.
Nakonec je nejlepší se zeptat ve svém okolí. Zeptejte se lidí, které znáte a mají firmu s kanceláří. Můžete také získat jejich hodnocení kvality vybavení a úrovně poskytovaných služeb.
Výpočet celkových nákladů
Celková cena systému se bude skládat z následujících složek:
- Základní jednotka / systém je jednotka, která řídí celou telefonní infrastrukturu. Cena závisí na počtu funkcí, které máte, počtu telefonních přístrojů, které zvládne, a počtu linek přicházejících od telefonní společnosti.
- Sluchátka / Stolní soupravy jsou jednotky, které jsou umístěny na stolech nebo jsou připevněny ke stěně. Přicházejí v několika různých stylech, schopnostech a cenách. Ceny se mohou pohybovat od 70 do 1 000 USD. Příklady zahrnují základní (nejlevnější), střední, výkonné/high-endové, recepční sady (nejdražší) a konferenční stoly. Mezi další možnosti patří náhlavní soupravy handsfree a bezdrátové připojení. Většina telefonů je proprietární a bude fungovat pouze se základním systémem od tohoto výrobce. Pokud nahrazujete stávající telefonní systém, mohou náklady na všechny nové telefony (pokud změníte značku) učinit upgrade na další vyšší model jediným dostupným řešením, které máte.
- Elektrické vedení je krevní cévy organizace a nesmí být marginalizována. Pokud stavíte kancelář, nainstalujte další kabely a zásuvky v jakékoli oblasti, o které si myslíte, že budete v budoucnu potřebovat telefon. Náklady budou zlomkem ceny, pokud se budete muset vrátit později a prorazit díry do stropů a stěn. Pokud jej instalujete do budovy se stávající elektroinstalací, nechte prodejce zkontrolovat kompatibilitu elektroinstalace před podpisem smlouvy.
- Instalace a počáteční konfigurace bude časově nejnáročnější částí projektu. Telefonní systémy nefungují hned po vybalení a s největší pravděpodobností je bude muset nainstalovat a zpočátku nakonfigurovat vyškolený technik. Abyste se dostali do provozu co nejrychleji, ujistěte se, že je to součástí smlouvy. Další možnosti, které lze vyjednat, jsou údržba, budoucí úpravy a školení vašich zaměstnanců.
Konečné rozhodnutí
Konečné rozhodnutí spočívá na vašich bedrech. Prodejci telefonních systémů mohou být agresivní, ale pamatujte, že vy jste „zákazník“ a vy máte na starosti. Chcete-li získat nejlepší cenu za požadovaný systém, doručte své požadavky několika společnostem a nechte je navrhnout projekt. Ujistěte se, že získáte podrobný návrh, který pokrývá všechny výše uvedené oblasti. Nedostanete zpět srovnání jablek s jablky, proto požádejte, aby byly náklady na funkce uvedeny samostatně (nebo podrobně, pokud jsou součástí balíčku funkcí). To vám umožní určit, co způsobuje rozdíly v cenách. Pokud si stále nejste jisti jasným lídrem, požádejte o ukázku na webu stávajícího zákazníka. Nakonec návrhy porovnejte a vyberte si ten, který odpovídá vašim potřebám, umožňuje růst a hlavně se v něm cítíte nejpohodlněji.
