E-mail se stal tak populární, že jej v některých případech lidé používají častěji než telefon. Protože psané slovo může být tak snadno špatně pochopeno, porozumění správná e-mailová etiketa je v podnikatelském prostředí zásadní.
Bohužel mnoho lidí nerozumí tomu, jak využít e-mail ve svůj prospěch, a výhody, které může podniku poskytnout, často unikají. Následující pravidla obchodní e-mailové etikety mohou pomoci vašim zaměstnancům vytvářet e-maily, které jsou efektivní a efektivní.
Posílejte pouze jasné a stručné e-maily
Prvním pravidlem dobré e-mailové etikety je vyhýbat se sáhodlouhým e-mailům, které obsahují nadbytečné informace a nepodstatná fakta. Držte se komunikovaného předmětu a používejte co nejméně slov. Pokud potřebujete rozhodnutí, požádejte o něj. Pokud potřebujete informace, zeptejte se na ně. Pokud chcete, aby někdo něco podnikl, požádejte o to. Nenuťte své čtenáře divit se, proč je kontaktujete. Když píšete e-mail, představte si to jako dílo literatury faktu. Nedělejte z toho záhadu.
Vždy používejte smysluplný předmět
Nikdy nenechávejte předmět e-mailu prázdný. Prázdný řádek předmětu může způsobit, že váš e-mail bude označen jako spam a nikdy nedorazí do cíle. E-maily s prázdnými řádky předmětu jsou také často přehlíženy, zejména pokud zamýšlený příjemce obvykle obdrží mnoho e-mailů v daný den. Vždy používejte předmět, který přiměřeně odráží obsah vašeho e-mailu. Pomůže vašim příjemcům efektivněji třídit e-maily a podpoří rychlejší odpověď na váš e-mail.
Vyhněte se extravagantně formátovaným e-mailům
Posílejte e-maily v profesionálních formátech. Vyhněte se vícebarevným fontům a obrázkům na pozadí. Tyto doplňky mohou odvádět pozornost čtenáře nebo ztěžovat čtení zprávy. Jakékoli obrázky na pozadí, které přidáte, mohou zvětšit velikost souboru vašeho e-mailu. To může donutit příjemce s pomalým připojením čekat mučivě dlouho, než se vaše zpráva stáhne. Jakékoli obrázky na pozadí, které přidáte, mohou zvětšit velikost souboru vašeho e-mailu. To může donutit příjemce s pomalým připojením, aby na stažení vaší zprávy čekali mučivě dlouho.
Pokud vaše společnost trvá na tom, že použijete konkrétní e-mailové šablony k vytvoření konzistentního vzhledu a dojmu, využijte toho. Firemní logo a podpisová linka mohou promítnout do vašich e-mailů profesionální image.
Posílejte včasné odpovědi
Nenuťte lidi čekat na včasné odpovědi na jejich e-maily. Odpovězte okamžitě jasnou a stručnou zprávou. Pokud potřebujete více času na prozkoumání odpovědi nebo získání dalších informací, řekněte odesílateli e-mailu, kdy může očekávat odpověď.
Použijte nástroje pro odpovědi v nepřítomnosti
Pokud se chystáte být mimo kancelář a nemůžete si přečíst svůj e-mail, použijte nástroj pro nepřítomnost v e-mailovém systému, který automaticky odpoví každému, kdo se vás pokusí kontaktovat. Ujistěte se, že vaše automatická odpověď dává odesílatelům vědět, kdy mohou očekávat odpověď.
Don't Cry Wolf with High-Priority Flags
Většina e-mailových systémů umožňuje označit e-mail jako „Vysoká priorita“ nebo „Uspěchaný“. Nenastavujte to jako výchozí e-mailový příznak. Používejte jej střídmě, jinak vaši příjemci ignorují příznak priority. Když konečně odešlete skutečně důležitý e-mail, nebude mu věnována pozornost, kterou si zaslouží.
Zvažte, zda je „Odpovědět všem“ nutné
Neklikejte instinktivně na tlačítko „Odpovědět všem“ u každého e-mailu, který má více odesílatelů nebo příjemců. Zamyslete se nad tématem a rozhodněte se, kdo si musí vaši odpověď přečíst. Zbytečným neustálým odpovídáním na všechny si rychle získáte pověst „obchodního spammera“ a lidé mohou začít vaše e-maily úplně ignorovat.
Oddělte firemní a osobní e-mailové účty
Pokud nejde o naléhavou situaci, nikdy nepoužívejte svůj firemní e-mail pro osobní korespondenci. I když vlastníte vlastní firmu, je dobré mít dva samostatné e-mailové účty. Umožní vám upřednostnit vaše e-maily a udržet nesouvisející osobní zprávy mimo obchodní síť.
Používejte profesionální názvy e-mailových účtů
Použijte své vlastní jméno jako součást jakékoli firemní e-mailové adresy. Například [email protected] nebo [email protected]. Vyhněte se přezdívkám, popisovačům, přezdívkám nebo nejasným odkazům. Nepoužívejte například [email protected] nebo [email protected].
Je e-mail pro tuto odpověď nejlepší?
Nepoužívejte e-mail jako jediný komunikační nástroj. Ne všechny zprávy jsou vhodné pro e-mail a nastanou chvíle, kdy krátký telefonát nebo krátká návštěva kanceláře může být účinnějším způsobem předání zprávy. Setkání nebo mluvení po telefonu může do interakcí vnést lidský prvek, a to vše rozdíl je, když se snažíte něco vysvětlit nebo když chcete někoho přesvědčit, aby to vzal akce.
Buďte citliví a přístupní
Nikdy nepoužívejte e-mail k ukončení vztahu nebo smlouvy. V profesionální obchodní korespondenci vždy uveďte řádek podpisu, který poskytuje alternativní způsoby, jak vás kontaktovat. Můžete například uvést číslo své kanceláře, faxové a mobilní telefonní číslo a poštovní adresu kanceláře.
Vyhněte se odesílání e-mailových hromadných příloh
Nikdy nevíte, jak a kde bude příjemce přistupovat ke svému e-mailu. Mobilní zařízení mohou začít stahovat soubor dříve, než požádá uživatele o potvrzení stahování. Mohlo by to trvat dlouho a spotřebovávat šířku pásma, za kterou musí příjemce platit. Udržujte celkovou velikost příloh pod 50 MB.
Pokud musíte odeslat velký soubor, kontaktujte nejprve příjemce a zeptejte se, jak by chtěli soubor přijmout. K odeslání souboru také používáte službu přenosu souborů.
Přemýšlejte, než pošlete tento e-mail
Nakonec se na chvíli zamyslete nad tím, co jste napsali, než stisknete tlačítko „odeslat“. Je to něco, co by se nemělo posílat e-mailem? Je to osobní povahy a není vhodné používat firemní e-mailový systém? Napsali jste e-mail rozzlobený a zahrnuli jste pasáže, kterých byste později mohli litovat? Pokud ano, stiskněte tlačítko "smazat".
