Příklad rozložení obchodního dopisu

Úprava obchodního dopisu je důležitá. Strukturujte svůj dopis správným způsobem a bude snadno čitelný a profesionální. To vám pomůže šířit vaše sdělení a udělat dobrý dojem na vaše kolegy.

Naučit se jak naformátujte svůj obchodní dopis na stránce, včetně toho, co do dopisu zahrnout, jak formátovat jednotlivé odstavce a jaké písmo, oslovení a zavírání zvolit. Projděte si také rychlé tipy na pravopis, gramatiku a tón, abyste svůj dopis zdokonalili.

Písmo a mezery písmen

• Správně rozmístěte rozvržení obchodních dopisů, které píšete, s mezerou mezi nadpisem, pozdravem, každým odstavcem, závěrkou a vaším podpisem.
• Vaše písmeno jednou mezerou a mezi jednotlivými odstavci ponechte mezeru. Při odesílání napsaných dopisů ponechte před a za písemným podpisem dvě mezery.
• Zdůvodněte svůj dopis doleva, takže vaše kontaktní údaje, datum, dopis a váš podpis jsou všechny zarovnány doleva.
• Použijte obyčejné písmo jako Arial, Times New Roman, Courier New, Calibri nebo Verdana. Ujistěte se, že velikost písma, které používáte, je dostatečně velká, aby váš čtenář nemusel sahat po brýlích – standardní velikost písma pro tato písma je 10 nebo 12 bodů.

Etiketa a tón obchodního dopisu

Pokud jste zvyklí psát spíše neformální korespondenci, je dobré si osvěžit paměť požadované části (např. pozdrav) a tón (profesionální) obchodního dopisu před napsáním vlastní.

Oslovení

Stále je standardní používat titul příjemce (pan, paní, paní, doktor, profesor, soudce) před příjmením v oslovení formální obchodní korespondence (příklad: „Vážený pane Smithe“). Slovo „Drahý“ by mělo vždy předcházet jménu příjemce; nepoužívejte pouze jejich jméno samotné, jak byste to mohli dělat v běžné korespondenci.

Ze stejného důvodu se vyhněte zahájení obchodní korespondence s otvory jako „Ahoj“, „Ahoj“ nebo „Dobré ráno“. Obchodní dopisy by měly vždy začínat s „Vážený [název a jméno příjemce].“ Výjimkou je, když použijete oslovení „Komu se to může týkat“, když neznáte jméno příjemce.

Zavírání

Vaše zavírání musí se mýlit na straně konzervativců. Mezi přijatelné uzávěrky patří: „S pozdravem“, „S pozdravem“, „S pozdravem“, „S pozdravem“, „Děkuji“, „Děkuji za vaše ohledy, „s úctou“ a „velmi s úctou“ (ve vojenském byznysu se často používá zkratka „V/R“ korespondence).

Nepoužívejte neformální uzávěry jako: „Později“, „Na zdraví“, „Srdečně“, „Díky!“, „TTYL“ nebo „Srdečně“.

Výběr slov a gramatika

Ačkoli by výběr slov pro obchodní dopisy neměl být příliš strohý, květnatý nebo ozdobený, měli byste se také vyhnout používání slangu, zkratek/akronymů, emotikonů nebo mluvení textu. Nepoužívejte fragmenty vět, které se běžně používají při psaní textových zpráv. Místo toho používejte celé věty a dávejte si pozor na spoje čárkou (kde jsou dvě úplné věty spojeny čárkou). Pečlivě zkontrolujte pravopisné chyby a gramatické chyby.

Odeslání tištěného dopisu

Pokud připravujete tištěnou kopii svého formálního obchodního dopisu, nikoli e-mail, měl by použít standardní bílý kancelářský papír slušné gramáže.

Nepoužívejte barevné nebo okázalé psací potřeby, které lze použít při marketingu „nevyžádané pošty“. Je dobré zahrnout jednoduché obchodní logo v horní části papíru.

Příklad rozložení obchodního dopisu

Zde je příklad každé součásti obchodního dopisu a způsob jeho formátování.

Projděte si vzorový obchodní dopis

Toto je příklad obchodního dopisu. Stáhněte si šablonu obchodního dopisu (kompatibilní s Google Docs a Word Online) nebo viz níže pro další příklady.