Když se někdo rozhodne otevřít restauraci, zvláště poprvé, je obvykle poháněn vášní pro jídlo spojené s oddaností pohostinství. Být dobrým kuchařem a vítěznou osobností jsou však dvě klíčové ingredience, nejsou to jediné. Pokud malý podnik selže, je to často během prvního roku a obvykle kvůli špatným obchodním rozhodnutím a praktikám. Když zakládáte restauraci, nastavení dobrého účetního systému je prvořadé, aby vaše firma měla tu nejlepší možnou šanci na přežití.
Vývoj účetního systému pro restaurace je podobný nastavení účetního systému pro jakýkoli malý podnik, ale jsou zde důležité rozdíly, které je třeba vzít v úvahu. Restaurace mají nízké ziskové marže, a proto je nezbytné udržovat si přehled o klíčových ukazatelích výkonu (KPI).
Jak funguje účetní systém restaurace
Váš účetní systém bude sledovat všechny finanční transakce restaurace a připravovat zprávy na základě těchto finančních transakcí transakce, shromáždit příslušné informace pro daně a shrnout informace pro vás ve formátu, který můžete rozumět.
Pomocí těchto informací můžete činit finanční rozhodnutí pro svou restauraci, která minimalizují vaše výdaje, maximalizují zisk a udrží vaše zákazníky spokojené. Bez restauračního účetního systému by to bylo všechno změť a neměli byste k dispozici informace, které by vám pomohly dělat ta nejlepší rozhodnutí.
Chcete-li nastavit základní účetní systém restaurace, postupujte podle těchto kroků.
Kroky k implementaci účetního systému restaurací
Najměte si účetního nebo účetního
Pokud nejste účetní nebo účetní spolu s šéfkuchařem nebo majitelem restaurace, budete potřebovat pomoc, abyste mohli nastavit účetní systém restaurace. Dokonce i ty nejmenší kavárny musí vést finanční záznamy, aby mohly podávat své daně a činit správná rozhodnutí, aby firmu udržely nad vodou.
Měli byste zvážit najmutí interního účetního a outsourcing účetních služeb.
Mezi vedením účetnictví a účetnictvím je rozdíl. Účetnictví je proces zaznamenávání finančních transakcí a organizace účtenek a další dokumentace. Účetnictví je mezitím praxe analyzování informací poskytnutých účetním a vytváření zpráv, aby byla čísla srozumitelná i pro nepodnikatelsky orientovanou osobu. Další možností je vést účetnictví sami a ponechat si pouze účetní. Je výhodou, pokud si můžete najmout účetního a účetního obeznámeného s pohostinstvím.
Vyberte Účetní software
Existuje řada robustních softwarové balíčky pro účetnictví v restauracích. Chcete si vybrat takovou, která se dá snadno naučit a používat, ale která nabízí silné funkce pro výkaznictví a finanční analýzu. Musíte vzít v úvahu software, který generuje výkazy zisků a ztrát (příjmů) a další účetní výkazy. Software také musí mít funkce pro správu zásob a měl by se integrovat se softwarem pro zpracování mezd, pokud provádíte mzdovou agendu interně.
Dalšími důležitými funkcemi jsou fakturace, správa pohledávek a závazků, plánování zaměstnanců a plánování menu, abychom jmenovali alespoň některé.
Složitost vaší restaurace a její nabídky by vám měla pomoci diktovat software, který kupujete. Váš účetní nebo účetní vám může poradit, jaký softwarový balíček byste si měli vybrat.
Mzdy v restauracích jsou komplikované s různými platy, spropitnými a různými pracovními plány. Často je to dobrý nápad outsourcujte mzdovou agendu vaší účetní nebo do mzdové agendy. Pokud si mzdy provádíte interně, musíte si vybrat mzdový software. Totéž platí pro daňové plánování a přípravu.
Vyberte způsob účtování
Musíte učinit některá rozhodnutí, která jdou ruku v ruce s výběrem vašeho účetního softwaru. Nejprve se musíte rozhodnout, zda budete k uspořádání účetnictví používat jednoduché nebo podvojné účetnictví. Vzhledem k tomu, že restaurační průmysl zahrnuje držení inventáře, je obvykle vhodné vést podvojné účetnictví.
Musíte se také rozhodnout, zda budete používat hotovostní nebo akruální účetnictví. Akruální účetnictví vám poskytuje přesnější finanční obraz, protože zaznamenává výnosy a výdaje, jakmile dojde k transakcím.
Vyberte si pokladní systém (POS) pro správu hotovosti
Prodejní místo (POS) je místo, kde zákazník platí za jídlo a jakékoli další produkty nebo služby, které si zakoupil v restauraci. Restaurace potřebují zvláštní funkce POS software, jako je sledování prodeje. Některé POS balíčky mohou zaměstnancům pomoci s přípravou menu a sledováním času. Restaurace také potřebují POS software, který má silné funkce správy zásob pro přední i zadní kancelář. Software může dokonce pomoci při přípravě mezd.
Restaurační POS systém by měl mít klávesnici u registru kvůli objemu transakcí kreditními kartami. Zákazníci pak mohou pomocí svých kreditních karet provádět bezkontaktní transakci.
Sestavte si Účetní osnovu restaurace
Účtová osnova je seznam všech pěti kategorií účtů, které tvoří výsledovku a rozvahu. Tyto účty jsou aktiva, pasiva, vlastní kapitál, výnosy a náklady. Peníze proudí na tyto účty az nich během běžného podnikání. Když buď utrácíte peníze, nebo vyděláváte peníze, odepisujete a připisujete tyto účty přiměřeně podle účetních zásad.
Každý z těchto účtů bude mít podúčty, které jsou specifické pro dané odvětví. Například účtová osnova pro restauraci se bude lišit od účtové osnovy pro jiné typy podniků. Viz příklad níže:
Pokud investujete do účetního softwaru pro restaurace, pomůže vám nastavit vhodnou účtovou osnovu pro vaši restauraci.
Jak sledovat tok finančních prostředků restaurace
V účtové osnově jsou specifické účty, které jsou důležité zejména pro restaurace. Pozorně sledujte následující:
Výplatní páska
Snad nejproblematičtějším účtem v restauracích je výplatní páska. Pracovníci v restauracích mohou být zaměstnanci na plný i částečný úvazek s různými platovými sazbami. Je vhodné buď outsourcovat mzdové služby, nebo alespoň pro tento úkol použít specifický mzdový software.
Inventář
V restauraci se váš inventář bude skládat ze dvou širokých tříd: jídlo a zásoby. Sledujte své zásoby, abyste jich neměli příliš mnoho, což skončí jako odpad, nebo příliš málo, což poškodí vaše prodeje. Chcete udržet průměrnou denní zásobu na co nejnižší úrovni, aniž byste způsobovali nedostatek. Váš POS software je neocenitelným pomocníkem při sledování vašich zásob.
Splatné účty
Závazky jsou to, co dlužíte svým dodavatelům, a jsou uvedeny ve vaší rozvaze. Když obdržíte fakturu, vložte ji do svého účetního softwaru. Tímto způsobem nebudete pozdě platit své účty. Dobré vztahy s vašimi dodavateli a prodejci pomohou vašemu podnikání hladce.
Tok peněz
Sledujte, kolik peněz jde do a z vašeho podnikání. Je užitečné znát svůj peněžní tok na denní, týdenní, měsíční a čtvrtletní bázi. Sestavení jak peněžního rozpočtu, tak výkazu peněžních toků vám pomůže sledovat váš peněžní tok.
Odbyt
Pro majitele restaurace je důležité vědět, kolik z vašich tržeb pochází z jídla a kolik z nápojů. Pomocí účetního softwaru to můžete dále rozdělit na jídla na jídlo, jídla s sebou a dokonce na různé položky menu.
Náklady na prodané zboží
Náklady na prodané zboží (COGS) v restauraci zahrnují veškeré jídlo a zásoby použité k výrobě položek z vašeho menu. Měli byste rozlišovat COGS od ostatních nákladů na provozování podniku, jako je nájemné a poplatky za energie nebo náklady na bydlení. Účtová osnova pro restauraci uvádí všechny náklady na obsazení jako výdaje, zatímco jídlo a zásoby jsou uvedeny pod COGS.
Jaké zprávy jsou důležité pro účetnictví restaurací
Existují zprávy, které jsou specifické pro účetnictví restaurací a další zprávy, které by všechny malé podniky měly vést jak pro daně, tak pro účely odpovědnosti. Přehledy specifické pro restaurace vymezují vaše KPI. Tyto zprávy mohou být obvykle generovány účetním softwarem restaurace a softwarem POS::
- Denní zpráva o prodeji: Tento přehled vám umožňuje porovnat týdenní nebo měsíční tržby, abyste před odečtením výdajů viděli, jak si vede vaše restaurace.
- Náklady na jídlo: Musíte vidět, kolik stojí jídlo ve srovnání s celkovým příjmem z prodeje potravin. Váš POS systém poskytuje tyto údaje.
- Náklady na obsazenost: Tyto náklady, jako je nájem a energie, jsou vaše režijní náklady a příliš se nemění.
- Prvotní náklady: Tento přehled porovnává vaše mzdové náklady plus COGS s vašimi příjmy. Mzdové náklady, které zahrnují mzdy spolu se zaměstnaneckými benefity, obvykle tvoří přibližně 30 % příjmů. Hlavní cena v restauraci tvoří většinu vašich výdajů. Pečlivě sledujte hlavní náklady, protože tam můžete ušetřit nejvíce peněz.
- Provozní náklady: Tyto výdaje jsou vše, co není pokryto hlavními náklady a náklady na obsazenost, jako jsou například náklady na marketing a reklamu.
Toto jsou přehledy, které by měl udržovat každý malý podnik:
- Výkaz zisku a ztráty: Výsledovka je váš výkaz zisků a ztrát. Ukáže vaše výdaje za určité časové období, jako je měsíc nebo čtvrtletí. Výkaz zisku a ztráty uvádí vaše příjmy v porovnání s vašimi výdaji.
- Rozvaha: Rozvaha ukazuje, co firma vlastní (aktiva) a co dluží (pasiva), a také vlastní kapitál. Pokud dlužíte více, než vlastníte, měli byste podniknout kroky ke zvýšení příjmů a snížení zadlužení.
- Výkaz peněžních toků: Výkaz peněžních toků zobrazuje přítoky a odlivy hotovosti ve vaší firmě. Je to neocenitelný nástroj pro sledování vašich peněžních potřeb.
