Jednou z definujících charakteristik projektu je, že trvá pevně stanovenou dobu. To může být cokoli od několika týdnů až po několik let a v některých případech, u velkých stavebních projektů nebo veřejných prací, i desetiletí.
Ke sledování pokroku na cestě a zajištění toho, že klíčové výstupy jsou dosahovány podle časové osy, používají projektoví manažeři milníky.
Projektový milník je úkol s nulovou dobou trvání, který znamená úspěch v projektu. Používají se jako způsob, jak ukázat pohyb vpřed a pokrok a ukázat lidem, co se děje, i když nemají podrobné znalosti o úkolech, které je třeba splnit. V tomto ohledu jsou velmi užitečné pro komunikaci se zainteresovanými stranami a stanovení očekávání.
Kdy použít milníky projektu
Milníky v projektovém řízení se používají k označení:
- Zahájení významných fází práce
- Konec významných fází práce
- Termíny
- Když se dělá důležité rozhodnutí
- Další pevné body v čase, které je třeba konkrétně vyvolat
Jak často dávat milníky do svého plánu
Školicí kurz vám může doporučit zařadit do vašeho plánu milníky přibližně jednou za měsíc. To je v pořádku a dobré pravidlo, ale musíte použít svůj profesionální úsudek. Některé měsíce mohou mít hodně aktivit, důležité schůzky jsou označeny jako milníky, přijímaná rozhodnutí a podobně
V jiných měsících se můžete soustředit na provedení, s velmi málo, pokud vůbec něco, na co můžete pověsit milník.
Pro účely hlášení je užitečné vytvořit důvod, proč mít milník alespoň jednou v každém cyklu hlášení.
Jak jsou milníky zastoupeny ve vašem Ganttově diagramu
Milníky jsou jedním z komponenty Ganttova diagramu a jsou zobrazeny na grafu jako kosočtverec. Nejsou zobrazeny jako běžný úkol, protože mají nulovou dobu trvání: jinými slovy, nezabírají žádný čas. Pro účely plánování na Ganttově diagramu k nim prostě dochází.
Pokud nepoužíváte Ganttovy diagramy, můžete stále používat milníky. Tady jsou 5 alternativ ke Ganttovým diagramům: stále můžete zahrnout milníky do svého plánu pomocí nich.
Pokud si chcete zůstat osobně organizováni a váš software pro řízení projektů není plně integrován do vašeho kalendáře, můžete zkopírovat a vložit klíčová data do svého diáře. V závislosti na tom, jak rádi pracujete, vám to může připomenout, co by se mělo stát.
Jak pojmenovat milníky
Milníky by měly mít v harmonogramu projektu jasný popis, ale ne takový, který by naznačoval, že jde o úkol. Neměly by se tedy nazývat „Získejte souhlas s přechodem do fáze 2“, ale „Fáze 2 začíná“. Pokud chcete odrážet úsilí o získání souhlasu s přechodem do fáze 2, přidejte úkol těsně před milníkem, abyste jej pokryli.
Milníky by měly popisovat bod v čase, který představují, takto:
- Fáze testování dokončena
- Schváleno PID
- Smlouva podepsána
Mnoho projektových manažerů se také rozhodlo očíslovat své milníky, aby je bylo možné snadno orientovat. Pokud používáte strukturu rozpisu práce, můžete použít číslování z toho. Jinak je v pořádku použít M1, M2 a tak dále, aby bylo jasné, na co odkazujete. Jasná struktura pojmenování se stává důležitější s rostoucím počtem milníků, takže přemýšlejte o tom, jak to uděláte, pokud váš projekt trvá několik měsíců.
Jak nechat odhlásit milníky
Milníky tvoří součást plánu vašeho projektu, takže když je váš plán založen na výchozím stavu, měli byste zvážit, že vaše milníky byly podepsány.
Pokud potřebujete změnit data svých milníků, měli byste použít svůj standard změnit kontrolní postup pro provedení úprav vašeho plánu. Může to být stejně snadné jako chatovat se sponzorem projektu a dát jim vědět, proč je třeba změnit data, nebo stejně formální jako sestavení nového doporučeného harmonogramu a jeho předložení plánovacímu výboru ratifikováno.
Nejlepší je zjistit, jaký bude váš milníkový proces odhlášení, pokud vůbec nějaký, než jej budete muset použít, abyste neztráceli čas, když musíte provést změnu.
Využití milníků pro komunikaci
Milníky jsou užitečné pro komunikaci a podávání zpráv, protože představují minimální body kontroly v plánu. Jinými slovy, pokud jste odstranili všechny ostatní úkoly, stále jste mohli vidět, co se děje, a udržet projekt v pohybu kupředu pouze pomocí milníků.
Měli byste být schopni vytáhnout milníky a umístit je na palubní desku nebo zprávu o projektu. Měli by vyprávět příběh projektu dostatečně podrobně, aby uspokojil lidi, kterým podáváte zprávy, obvykle sponzora projektu nebo jinou výkonnou skupinu, jako je řídící skupina (nebo projektová deska). Každý měsíc nebo při frekvenci hlášení, kterou používáte, můžete ukázat, které milníky byly dosaženy.
Vykazování podle milníků je poměrně jednoduché a často se provádí jako tabulka. Uvedete popis milníku, datum jeho splatnosti a poté nové předpokládané datum. Když je dosaženo milníku a lze jej označit jako dokončený, přidejte také toto datum. Doufejme, že to bude stejné jako předpokládané datum, ale projekty tak vždy nevyjdou.
Tabulka, jako je tato, jasně ukazuje, co bylo dokončeno a co je vynikající. Budete si moci naplánovat odpověď na otázku: "Proč jsme nedosáhli tohoto milníku?" než půjdete a setkáte se se svým sponzorem nebo pošlete zprávu.
Když je váš plán projektu velmi dlouhý a máte mnoho milníků, bude pro vás snazší odevzdat dokončené milníky v každém cyklu vykazování. Hlásit pouze milníky, které jsou v daném měsíci nadcházející nebo dokončené: příští měsíc odeberte vše, co bylo dokončeno jako poslední měsíc, takže nebudete neustále prodlužovat délku zprávy tím, že budete lidem říkat o práci, o které už vědí, že je hotovo.
Milníky jsou skutečně užitečným nástrojem pro řízení projektů pro plánování, plánování a reporting a snadno se používají. Vložte některé do svého příštího projektového plánu, sledujte je a zjistíte, jaká frekvence vám nejlépe vyhovuje.
Stejně jako u všeho v projektovém řízení je používejte flexibilně, abyste dosáhli požadovaného výsledku, a pomocí těchto tipů a pokynů určete svá vlastní rozhodnutí.
