Pracujete na projektu? Nebo je to, co děláte, součástí každodenního provozu vašeho podnikání? Obojí je v organizaci vyžadováno a je stejně platné, ale pomáhá to pochopit, na čem pracujete, abyste mohli lépe vidět, kam to zapadá do celkové strategie.
Existuje pět hlavních rozdílů mezi projektovou prací a běžnou prací (často zkráceně BAU). S ohledem na tyto pokyny by mělo být snadné zjistit, zda pracujete na projektech nebo práci BAU, nebo na obojím.
Časově ohraničené vs. Pokračující
Projekty mají počáteční, střední a koncové datum a jsou jednorázovou událostí. Toto je životní cyklus projektu. Ve skutečnosti nejvíce definující charakteristikou projektu je, že má svůj konec. Během této doby na projektu pracuje projektový manažer a tým. Na konci je tým obvykle rozpuštěn.
BAU probíhá. Můžete samozřejmě zavřít funkci nebo zastavit proces, pokud už to pro podnik není potřeba – ale i to se obvykle dělá jako projekt. Funkce BAU vytváří pokračující práci bez předvídatelného data ukončení.
Changemakers vs. Změnit identifikátory
Je rozdíl v tom, jak jsou změny řešeny v projektu a práci BAU. Týmy BAU identifikují potřebu změny a projektové týmy tuto změnu implementují.
Protože týmy BAU řídí podnik, jsou také první, kdo ví, kdy stávající procesy nefungují a již nejsou užitečné. Když k tomu dojde, identifikují potřebu změny.
Manažer může v rámci strategického přezkumu navrhnout, jaké změny je třeba provést, aby jednotka dosáhla svých cílů. Nebo může člen týmu podat návrh na změnu. Na druhém konci spektra můžete mít úplný obchodní případ vytvořený vyšším manažerem, abyste provedli změny potřebné k tomu, aby jejich divize dosáhla svých ročních cílů. Ti, kteří pracují v rolích BAU, si také mohou uvědomit, že změna je nezbytná kvůli posunům v regulačním rámci nebo jako součást konkurenčního prostředí pro organizaci.
Projektové týmy pomáhají implementovat všechny tyto potřebné změny. Projekty přinášejí změny do funkcí BAU a jejich prostřednictvím pomocí projektového řízení. K tomu obvykle dochází, jakmile projekt prošel obchodním případem a schvalovacím procesem vrcholového vedení.
Řízení vs. Snížení rizika
Aby byly funkce běžného provozu efektivní, týmy BAU se snaží zmírnit všechna rizika pro provoz. Pracují na odstranění nejistoty z podnikání pro lepší organizační stabilitu a opakovatelné procesy.
Vzhledem k tomu, že jsou jedinečné a nejisté, projekty vyžadují prvek rizika. Společnost dělá trochu skok do neznáma jen tím, že dělá projekt, protože zavádí změnu a přináší něco, co tu dříve nebylo.
Projektové týmy proto přistupují k riziku jiným způsobem než týmy BAU. Projektoví manažeři se snaží řídit rizika – pozitivní i negativní – aby dosáhli co nejlepších výsledků. To může zahrnovat zmírnění rizika ve snaze omezit pravděpodobnost, že k němu dojde, ale zahrnuje také další strategie řízení rizik.
Kapitalizace vs. Nekapitalizace nákladů
Projekty mohou být obvykle kapitalizovány a BAU často nemůže být, protože se spoléháte na provozní náklady pro vaši pokračující práci jako obvykle. Jinými slovy, účetní postupy pro projekty a další úkoly se liší.
Financování projektu se často vztahuje k uvedení aktiva do provozu – to znamená, že náklady mohou být kapitalizovány. V některých případech, v závislosti na tom, kde ve světě se nacházíte, a na vašich místních účetních předpisech můžete dokonce vzít náklady na projekt pod čáru.
Náklady BAU jsou běžně považovány za provozní výdaje a jsou sledovány ve výkazech zisků a ztrát společnosti.
Financování projektů a financování podnikání obecně je velmi specializovaná oblast, takže je vždy nejlepší nechat si poradit od vašich finančních odborníků, než učiníte úsudek o tom, co by mělo a nemělo být ve vašem účtu kapitalizováno organizace. Účetní pravidla se liší podle země a dokonce i podle organizace, kde jednotlivé podniky mají konkrétní procesy a způsoby, jak věci dělat.
Cross-Functional vs. Funkční týmy
Konečně je velký rozdíl ve složení projektových a BAU týmů. Projekty obvykle zahrnují multidisciplinární týmy odborníků shromážděné za účelem poskytnutí konkrétního výstupu.
Projektové týmy se skládají z lidí, kteří plní konkrétní role. Nejedná se o pracovní pozice, ale o pozice v rámci projektu s odlišnými odpovědnostmi. Hlavní role v projektovém týmu jsou:
- Sponzor projektu
- Projektový manažer
- Senior dodavatel (organizace odpovědná za provedení práce, což může být interní tým, jako je IT nebo externí dodavatel nebo prodejce)
- Zákazník (může to být interní zákazník, například jiný manažer oddělení, nebo v organizaci poskytující služby klientům zákazník, pro kterého dodáváte projekt)
- Odborníci na předmět (lidé přivedení do týmu buď na dobu trvání projektu nebo na jeho část, kteří svými odbornými znalostmi přispívají k úspěchu projektu).
Práce BAU je naopak řízena funkčními týmy. Jsou to odborníci sami o sobě, ale seskupení jako divize. Obvykle dochází k menšímu překrývání mezi jednotlivými funkcemi s jinými odděleními a budou mít definované cíle a vizi role, kterou oddělení ve společnosti hraje. Příkladem může být tým zákaznických služeb, který pracuje jako součást větší divize zákaznických služeb, která vyřizuje hovory a e-maily od zákazníků o vašem produktu.
Může docházet k určitému překrývání, protože lidé z týmů BAU jsou povoláni k účasti v projektových týmech.
BAU a projektové konflikty
Projektová práce a BAU práce k sobě mohou pěkně sedět, ale často může docházet k napětí. Stává se to proto, že se projekty snaží změnit status quo.
Za druhé, když žádáte lidi, aby se připojili k vašemu projektovému týmu, mohou trpět konfliktem loajality. Je jejich první odpovědností za každodenní práci nebo za projekt? Zde mohou pomoci jasné cíle a silný závazek vedení k projektu, stejně jako udržování otevřených komunikačních linek, aby věděli, jaké by měly být priority.
Za třetí, udržení podniku v chodu je vždy prioritou. Má to důsledky pro projektové týmy, které by mohly zaznamenat zkrácení svých finančních prostředků a stažení klíčových zdrojů zpět do BAU role a časové osy se opožďují, protože udržování každodenních operací organizace v chodu táhne soustředit se.
