Plánování událostí vesměs znamená být v byznysu s lidmi. To neznamená, že to introverti nezvládnou, ale extrovert může mít snazší zvládat každodenní záležitosti někoho, kdo se zabývá plánováním událostí a svateb.
Zaměstnavatelé budou hledat kandidáty, kteří dobře snášejí stres, zůstávají klidní pod tlakem, mají všestranné a sofistikované komunikační styly a je pohodlné být středem kreativního plánování – buď díky vrozenému smyslu pro to, co dělat, nebo proto, že umíte skvěle bádat a sestavovat nápady.
4 nejlepší dovednosti, které zaměstnavatelé hledají u plánovačů speciálních akcí a svateb
Sdělení: Plánovači speciálních akcí tráví spoustu času komunikací se svými klienty, stejně jako s prodejci a poskytovateli služeb. Komunikace v obou směrech vyžaduje trpělivost a různé tóny. Plánovač událostí by měl mít všestranný komunikační styl – takový, který se může přenést na klientelu s vysokými cenami i na server, který potřebuje každému doplnit kávu. Zaměstnavatelé ocení plánovače akcí, kteří jsou nejen skvělí v logistických aspektech své práce, ale také ti, kteří umí komunikovat s každým v jejich sféře s jasností, sebevědomím, diplomacií, respektem a chladnou hlavou, a to i v dobách stres.
Trendy a kreativita: Skvělý plánovač svateb nebo speciálních událostí bude muset být s každým klientem kreativní. To znamená přicházet s kreativními nápady pravidelně a na vyžádání. Každá akce vyžaduje jiný druh kreativity. Svatba se například bude lišit od firemní akce, která se bude lišit od narozenin, výročí nebo důchodu. To znamená, že každý plánovač událostí bude muset být kreativní, pokud jde o prostorové uspořádání, agendy, itineráře a všechny ty malé detaily, jako jsou kartičky, osvětlení a styl brýlí a příbory. Pokud nejste vrozeně super kreativní člověk se silnou vizuální estetikou, musíte to vynahradit tím, že budete spokojeni s výzkumem. Trendy jsou sdíleny a psány na všech sociálních sítích, v časopisech a na průmyslových akcích. Pokud jste někdo, kdo těží z inspirace a dokážete shromáždit a shromáždit informace do soudržného zážitku, je pravděpodobné, že budete moci vyniknout jako plánovač událostí.
Rozpočet: Každá akce má svůj vlastní rozpočet. Některé jsou velké, jiné malé a všechny jsou důležité. Plánovači událostí a svateb budou pohodlně pracovat v rámci omezení jakéhokoli rozpočtu, který dostanou. Úspěšný plánovač událostí bude schopen nejprve vyhodnotit nejdůležitější aspekty události a rozpočet pro tyto velké položky. Skvělý plánovač událostí bude kreativní a najde způsoby, jak natáhnout rozpočty, aby mohl dát klientovi za své peníze maximum. Plánovač událostí zaměřený na rozpočet by také měl být schopen klientovi přesně sdělit, kde a jak byl každý dolar utracen, bez jakýchkoli zmatků a bez záměny jakýchkoli finančních prostředků. Plánovači událostí budou zodpovědní za to, že peníze od klienta jdou k prodejcům. Vztahy s dodavateli budou důležité pro reputaci každého plánovače událostí, takže zajistit, aby byli lidé placeni přesně a včas, bude zásadní pro úspěch plánovače událostí.
Organizační schopnosti: Události přicházejí s milionem malých detailů, od kterých druh ovoce zdobí koktejlové sklenice, až po hlasitost bezdrátového mikrofonu, který reproduktor může používat, na teplotu v místnosti – a to je jednoduché Události. Rozsáhlejší akce zabírají celé hotely a vyžadují koordinaci cestování a hotelových pokojů. Skvělý svatební koordinátor bude moci sledovat celkový obraz – celkový dojem a kvalitu události – aniž by ztratil jakýkoli z těchto malých detailů. Od zkušeností přes rozpočet až po časové plány – plánovač událostí by měl být skvělý v organizaci celého balíčku.
Dovednosti plánování svateb/zvláštních událostí
Plánování událostí může být vzrušující, zábavná a lukrativní kariéra. Je pravděpodobně nejvhodnější pro lidi, kteří rádi komunikují s ostatními lidmi, a pro lidi, kteří mají rádi práci, která je spojena s různými povinnostmi a požadavky. Pokud si myslíte, že by to mohla být kariéra pro vás, pracujte na rozvoji dovedností, které plánovači událostí nejvíce potřebují.
Využijte zde uvedené dovednosti při vytváření životopisu nebo motivačního dopisu. Osvěžte svůj životopis těmito výrazy, abyste jej snáze našli pomocí vyhledávání. Tyto výrazy používejte při vlastním hledání práce. Připravte se na nadcházející pohovory tím, že si vymyslíte příklady toho, jak jste v minulosti prokázali každou z těchto dovedností na pracovišti.
Každá práce bude vyžadovat jiné dovednosti a zkušenosti, takže si pozorně přečtěte popis práce a zaměřte se na dovednosti uvedené zaměstnavatelem.
A - G
- Jednat jako prostředník s dodavateli v záležitostech souvisejících s událostmi
- Schvalovat platby
- Uspořádejte prostor pro setkání
- Zajistěte podpůrné služby
- Zajistit dopravu
- Pomozte personálu cateringu
- Pomozte fotografům s fotografiemi z akcí
- Pomoc s realizací a načasováním jídelního servisu
- Pomoc s výběrem svatebního/společenského oblečení
- AV podpora
- Rezervujte ubytování
- Knižní talent
- Rezervace míst
- Rezervujte si blok hotelového pokoje
- Branding
- Vztahy s klienty
- Vytvořte a spravujte rozpočet
- Vytvořte pohotovostní sadu pro události
- Vytvořte časovou osu události
- Vytvořte seznam pozvaných
- Vytvářejte příležitosti pro upsells
- Sbírejte, organizujte a udržujte poštu a balíčky událostí
- Konzultace
- Koordinovat eventové služby
- Koordinujte speciální akce
- Koordinujte oznámení v novinách
- Koordinovat logistiku
- Delegujte úkoly
- Navrhujte témata událostí
- Navrhněte a realizujte propagaci/propagaci akce
- Přímé svatební a společenské zkoušky
- Distribuujte konečné platby a spropitné prodejcům
- Navazujte vztahy s prodejci
- Hodnotit a doporučovat prodejce
- Vyhodnoťte a doporučte místa
- Plánování akce
- Výborné písemné i verbální komunikační schopnosti
- Flexibilita pracovat v nepravidelné pracovní době, když je potřeba
- Plány podlaží
- Aranžmá květinářství
- Pozdravte prodejce
H - M
- Najměte si personál akce
- Identifikujte potenciální partnery
- Samostatně iniciovat úkoly a plnit povinnosti
- Zkontrolujte místa konání
- Znalost společenské etikety
- Podrobnosti a spletitosti rozvržení události
- Spravujte každodenní potřeby oddělení událostí
- Spravujte seznamy hostů a RSVP
- Spravujte časové osy a podněty
- Udržujte databázi míst konání, popisy míst a kontakty
- Udržujte a aktualizujte účty na sociálních sítích
- Setkávejte se s klienty, abyste určili a analyzovali požadavky na události
- Koordinace setkání
- Microsoft Office
- Sledujte aktivity události
- Multitasking
N - S
- Vyjednávání dodavatelských smluv
- Získejte zpětnou vazbu od klientů a prodejců
- Organizovat a pomáhat s tištěnými materiály
- Zorganizujte registraci na akci
- Sledujte všechny podrobnosti dne události
- Dohlížet na nastavení a rozdělení dodavatele
- Proveďte závěrečnou událost
- Naplánujte si rozsah akce
- Plánujte speciální akce mimo místo
- Upřednostňujte práci v rychle se měnícím prostředí
- Profesionální a příjemná etiketa telefonu a emailu
- Profesionální vzhled
- Poskytněte podporu kontroly davu
- Poskytněte rady ohledně etikety
- Poskytujte výjimečný zákaznický servis
- Nakupujte dárky na párty
- Kontrola kvality
- Zachovejte klid pod tlakem
- Reagovat na problémy a stížnosti událostí a řešit je
- Zkontrolujte účty za akce
- Zkontrolujte dodavatelské smlouvy
- Uspořádání sedadel
- Odešlete pozvánky na akce
- Připravte prostor pro zkoušky a akce
- Sdílení fotografií na sociálních sítích
- Reklama na sociálních sítích
- Vyžádejte si nabídky od prodejců a míst
- Získejte a zajistěte schůzky s vlasy a make-upem
- Navrhujte tipy a triky
- Vynikající organizační schopnosti
- Dohlížet na akci
T - Z
- Odstraňte problémy se dnem události
- Ochutnejte výběr potravin
- Aktuální informace o trendech v oboru
- Správa webových stránek
- Svatební party a hudební narážky
- Vřelé a osobní vystupování
