Efektivní internetová a e-mailová politika, která pomáhá zaměstnancům pochopit co se od nich očekává o tom, jak svá zařízení používají k práci, je pro zaměstnavatele a zaměstnance nutností. Chcete jít do záznamu a definovat, co mohou zaměstnanci dělat z poskytnuté práce nebo zařízení vlastněná zaměstnanci které používají vaši zaměstnanci, vaše pracoviště nebo vaše společnost nebo se jich týkají.
Vzhledem k tomu, že téměř 80 % lidí v USA má přístup k sociálním médiím, rady ohledně toho, co mohou zaměstnanci říkat a sdílet, se stávají důležitějšími.Většině zaměstnanců pokyny nevadí, protože se nechtějí chovat nevhodně nebo nevědomky překročit hranici. Takže vývoj a spravedlivá, srozumitelná a rozumná politika spolu s důkladným školením by mělo být nejvyšší prioritou.
Zvažte použití této vzorové zásady pro internet a e-mail, abyste svým zaměstnancům poskytli jasné pokyny o tom, co představuje vhodné používání internetu a e-mailu v práci. Přizpůsobte jej tak, aby vyhovoval potřebám vaší kultury a prostředí, které chcete zaměstnancům v práci poskytnout. Chcete-li si být jisti zákonností ve vaší oblasti a ve vašem oboru, obraťte se na právníka.
Vzorové zásady pro internet a e-mail pro zaměstnance
Hlasová schránka, e-mail a používání internetu přiřazené k počítači zaměstnance nebo telefon prodloužení slouží výhradně k podnikání společnosti. Některé pracovní povinnosti ve společnosti vyžadují přístup k internetu a používání softwaru navíc k sadě produktů Microsoft Office.
Pouze osoby s příslušným oprávněním pro firemní účely mohou používat internet k přístupu a stahování dalšího softwaru. Toto oprávnění je obecně výhradní pro rozhodnutí, která oddělení informačních technologií (IT) činí ve spojení s lidskými zdroji.
Postup přístupu k softwaru
Software potřebný k sadě produktů Microsoft Office musí být schválen vaším manažerem a stažen IT oddělením. Pokud potřebujete přístup k softwaru nebo webovým stránkám, které aktuálně nejsou v síti společnosti, promluvte si se svým manažera a poraďte se s IT oddělením, abyste vysvětlili, jaké výnosy od společnosti očekáváte produkt.
Budou zváženy všechny přiměřené požadavky, které nejsou považovány za síťové riziko. Účelem těchto zásad není omezit přístup zaměstnanců k produktům, díky nimž budete produktivnější. Cílem je spíše minimalizovat riziko pro síť organizace.
Vybavení vlastněné společností
Jakékoli zařízení nebo počítač, mimo jiné stolní telefony, chytré telefony, tablety, notebooky, stolní počítače a iPady, které společnost poskytuje pro vaše použití, by měly být používány pouze pro společnost podnikání. Mějte na paměti, že společnost vlastní zařízení a informace o těchto zařízeních. Pokud z jakéhokoli důvodu opustíte společnost, bude společnost požadovat, abyste zařízení vrátili v poslední den práce.
Během přestávek a obědů můžete pro přístup k jakékoli vhodné internetové stránce používat osobní elektronická zařízení, která nejsou připojena k firemní síti.
Používání internetu
Používání internetu ve firemním čase nebo používání zařízení vlastněných společností, která jsou připojena k firemní síti, je oprávněno provádět pouze obchodní činnosti společnosti. To omezuje možnost narušení bezpečnosti důvěrných firemních informací.
Používání internetu také vytváří možnost kontaminace našeho systému viry nebo spywarem. Spyware umožňuje neoprávněným osobám mimo společnost potenciální přístup k firemním heslům a dalším důvěrným informacím.
Odstranění takových programů z podnikové sítě vyžaduje, aby pracovníci IT investovali čas a pozornost, kterou je lépe věnovat technologickému pokroku. Z tohoto důvodu a pro zajištění vhodného využití pracovní doby žádáme zaměstnance, aby omezili používání internetu.
Navíc za žádných okolností nesmějí být počítače nebo jiné elektronické zařízení vlastněné společností, včetně zařízení vlastněných zaměstnancem používané v pracovní době společnosti k získání, zobrazení nebo dosažení jakéhokoli pornografického nebo jinak nemorálního, neetického nebo nesouvisejícího internetu stránky. Pokud tak učiníte, může to vést k disciplinárnímu řízení včetně Ukončení pracovního poměru.
Sociální média
Váš zaměstnavatel chápe, že součástí toho, co děláte na sociálních sítích, je nábor nových zaměstnanců a posílení značky naší společnosti. Mnoho zaměstnanců má dokonce v popisu práce odpovědnost za sociální média, včetně marketérů na sociálních sítích, technické podpory a náborářů.
Váš zaměstnavatel také chápe, že vztah našich zaměstnanců k online světu, ve kterém trávíte čas 24 hodin denně, 7 dní v týdnu, může vést k rozmazání pracovní doby a mimopracovní doby. Důrazně vám doporučujeme, abyste během pracovní doby omezili používání sociálních médií na obsah související s prací a dosah.
Navíc máte zakázáno sdílení jakýchkoli důvěrných nebo chráněných informací která patří společnosti nebo se jí týká. Důrazně vám doporučujeme, abyste nesdíleli znevažující informace, které staví vaši společnost nebo spolupracovníky do nepříznivého světla.
Pověst a značku společnosti by měli chránit všichni zaměstnanci. Životy a činy vašich spolupracovníků by nikdy neměly být sdíleny online. Vezměte prosím na vědomí preference kolegů – například získejte povolení od těch, kteří jsou rodiči, než použijete jména jejich dětí online.
Při účasti na sociálních médiích z pracovních zařízení nebo během pracovní doby, obsah sociálních médií, který diskriminuje jakoukoli chráněnou klasifikaci včetně věku, rasy, barvy pleti, náboženství, pohlaví, národnosti, postižení nebo genetických informací je zakázáno.
Zásadou naší společnosti je také zahrnovat sexuální preference, genderovou identitu a váhu pod ochranu před diskriminací. Každý zaměstnanec, který se účastní sociálních médií a porušuje tyto zásady, bude řešen podle společnosti politiku obtěžování.
Používání e-mailu ve společnosti
E-mail je určen pouze pro obchodní činnost společnosti. Důvěrné informace o společnosti nesmí být kdykoli bez souhlasu sdíleny mimo společnost. Rovněž nesmíte provádět osobní podnikání pomocí firemního počítače nebo e-mailu.
Mějte to prosím na paměti také při zvažování přeposílání neobchodních e-mailů spolupracovníkům, rodině nebo přátelům. Neobchodní e-maily plýtvají časem a pozorností společnosti.
Sledování pornografie nebo zasílání pornografických vtipů nebo příběhů prostřednictvím e-mailu je považováno za zvážené sexuální obtěžování a budou řešeny v souladu s našimi zásadami sexuálního obtěžování. Okamžité zrušení je nejčastějším disciplinárním opatřením, které může společnost v těchto případech přijmout.
E-maily, které diskriminují
Jakýkoli obsah e-mailů, který diskriminuje některou z výše uvedených chráněných klasifikací, je zakázán. Každý zaměstnanec, který odešle e-mail, který porušuje tyto zásady, bude řešen podle zásad obtěžování.
Tyto e-maily jsou ve společnosti zakázány. Odesílání nebo přeposílání diskriminačních e-mailů bude mít za následek disciplinární opatření, která mohou vést k ukončení pracovního poměru.
Společnost vlastní e-mail zaměstnance
Mějte na paměti, že společnost vlastní veškerou komunikaci zaslanou e-mailem nebo uloženou na firemním zařízení. Vedení a další pověření zaměstnanci mají právo kdykoli získat přístup k jakémukoli materiálu ve vašem e-mailu nebo na vašem firemním počítači. Nepovažujte prosím vaši elektronickou komunikaci, ukládání nebo přístup za soukromé, pokud jsou vytvořeny nebo uloženy v pracovních systémech.
Pokud potřebujete další informace o významu kterékoli z těchto komunikací, obraťte se na svého manažera nebo personál lidských zdrojů, aby vám to vysvětlili.
