Tipy pro psaní doporučujících dopisů

Téměř každý je požádán, aby někdy během své kariéry napsal referenční dopis. Ať už se jedná o zaměstnance, přítele nebo někoho, s kým jste pracovali, je důležité být připraven napsat účinný doporučující dopis. Stejně důležité je být připraven říci „ne“, pokud vám nevyhovuje doporučit někoho do zaměstnání. Níže si přečtěte tipy, jak reagovat na žádost o doporučení a jak napsat silný doporučující dopis.

Když nemáte co říct pozitivního

Ve skutečnosti je v nejlepším zájmu dotyčné osoby, abyste zdvořile odmítli napsání referenčního dopisu, pokud nemůžete poskytnout více než jen nevýrazné potvrzení.

Méně než pozitivní reference může způsobit stejnou škodu jako negativní reference. Zaměstnavatelé jsou obvykle dobří ve čtení mezi řádky a pochytí i to, co neříkáte.

Pokud odmítnete, daná osoba může přejít na jinou referenci, která může být schopna poskytnout skvělé doporučení. Jednoduchým východiskem je říci, že nejste dostatečně obeznámeni s jejich prací nebo pozadím, abyste mohli poskytnout referenci. Tímto způsobem můžete minimalizovat jakékoli potenciální zraněné pocity. Zde je návod, jak odmítnout žádost o referenci.

Vyžádejte si informace

Pokud jste nadšeni, že se vás někdo zeptá, ale nejste si jisti, co říci, požádejte dotyčného o kopii jeho životopisu a seznam úspěchů. To vám poskytne pokyny, které můžete použít při psaní dopisu.

Pokud píšete doporučující dopis pro studenta, který se uchází o práci nebo stáž, můžete také požádat o seznam jejich souvisejících kurzů.

Požádejte o informace, k čemu doporučení slouží. Pokud se jedná o konkrétní práci, požádejte o nabídku práce. Pokud je to pro školu, zeptejte se na typ programu, do kterého se hlásí. To vám pomůže zaměřit svůj dopis na dovednosti a vlastnosti související s pozicí nebo školou.

Nezapomeňte se také zeptat osoby, komu byste měli dopis odeslat a jak jej odeslat. Některé dopisy musí být zaslány v tištěné podobě a jiné jsou zaslány e-mailem, takže je důležité pečlivě dodržovat pokyny.

Začněte se základy

Začněte tím, že řeknete, jak dlouho daného člověka znáte. Stručně uveďte podrobnosti o tom, jak danou osobu znáte (například zda pro vás daná osoba pracovala, pokud jste sousedé, pokud byla osoba vaším studentem atd.). Uveďte také všechna relevantní data – pokud byl zaměstnancem, uveďte data zaměstnání. Pokud byl studentem, uveďte kdy.

Zahrnout podrobnosti

Pokračujte popisem dovedností a výkonu dané osoby a toho, co z ní dělá ideálního kandidáta pro potenciálního nového zaměstnavatele. Zahrňte dva nebo tři nevyřízené atributy a zkuste uvést příklad doby, kdy osoba tyto atributy zobrazila.

Zkuste vybrat atributy, které souvisí s pozicí, o kterou se uchází. Je-li to možné, podívejte se na nabídku práce předem nebo se dotyčné osoby zeptejte, o jaké pracovní pozice se uchází. Podívejte se na popis práce (nebo vyhledejte online nabídky práce pro typ práce, o kterou se osoba uchází). Hledejte vlastnosti zahrnuté v popisu práce, které vám připomínají osobu, pro kterou píšete doporučení. Zakončete shrnutím, proč tuto osobu doporučujete do zaměstnání.

Nabídka sledování

Na konci dopisu můžete také uvést telefonní číslo nebo e-mailovou adresu. Tímto způsobem mohou zaměstnavatelé navázat kontakt, pokud mají dotazy nebo chtějí více informací.

Zde je seznam informací, které by měly být zahrnuty do doporučujícího dopisu, a šablona doporučujícího dopisu, která se použije k zahájení vlastního dopisu.

Buďte profesionální

Určitě si důkladně přečtěte a zkorigovat váš dopis před jeho odesláním a hledejte případné gramatické nebo pravopisné chyby. Zvažte, zda požádat přítele nebo člena rodiny, aby váš dopis upravil. Napište svůj dopis správně formát obchodního dopisu. Vyberte jasné a snadno čitelné písmo, jako je Times New Roman nebo Arial.

Následuj instrukce

Odešlete svůj dopis přesně tak, jak vás osoba požádá. Pokud vám neřeknou, jak máte dopis poslat (nebo komu dopis poslat), zeptejte se. Pokud posíláte e-mailovou referenci, uveďte své kontaktní informace za napsaným podpisem, nikoli v horní části stránky pgae.