Důležité dovednosti pro administrativní práce

Administrativní práce zajišťuje hladký a efektivní chod kanceláře. Zahrnuje každodenní administrativní úkoly kanceláře, jako je odpovídání na telefony, plánování schůzek, odesílání faxů a ukládání dokumentů.

Administrativní a administrativní dovednosti jsou užitečné téměř pro každého, kdo pracuje v kanceláři. Většina zaměstnanců musí vykonávat alespoň nějakou úřednickou práci. Proto jsou tyto dovednosti důležité bez ohledu na vaše oficiální pracovní zařazení. Úředníci a sekretářky musí mít obzvláště silné administrativní dovednosti. Zaměstnanci na těchto pozicích vykonávají většinu každodenních úkolů kanceláře.

Typy úřednických prací

Zatímco někteří lidé používají tyto názvy pracovních pozic zaměnitelně, úředníci a sekretářky se liší od administrativních asistentů. Administrativní asistenti často potřebují vysokoškolské vzdělání a mají více povinností, včetně vedení projektů a někdy i řízení týmů.

Naproti tomu úředníci a sekretářky obvykle nepotřebují rozsáhlé vzdělání nad rámec středoškolského vzdělání (ačkoli existují programy vyššího vzdělávání, které se zaměřují na úřednickou a sekretářskou práci). Úředníci a sekretářky řídí každodenní provoz kanceláře, ale obecně nemají manažerské povinnosti.

Úředníci a sekretářky pracují v různých odvětvích, včetně financí, obchodu, lékařství, vlády a práva.Některé z těchto pozic vyžadují specifické dovednosti. Existují však základní dovednosti, které jsou nezbytné pro téměř každou pozici administrativního a administrativního asistenta.

Špičkové administrativní dovednosti

Níže uvedený seznam popisuje administrativní dovednosti, které zaměstnavatelé hledají u kandidátů na zaměstnání. Součástí je podrobný seznam pěti nejdůležitějších administrativních dovedností a také doplňkové seznamy souvisejících administrativních dovedností.

Důraz na detail

Administrativní práce znamená věnovat pozornost každodenním detailům kanceláře – věcem jiných lidí mohou přehlédnout – například odpovídání a sledování e-mailů, sledování schůzek a kontroly dokumenty. Jako úředník nebo sekretářka je důležité zaměřit se na tyto detaily a nenechat nic uniknout. Od úředníků se například očekává, že zkontrolují dokumenty, zda neobsahují překlepy nebo chyby, než je rozešlou zainteresovaným stranám.

• Aktivní poslouchání
• Analytická
• Pečlivost
• Identifikace rizika
• Zařizování cesty
• Pozorování
• Organizace
• Plánování
• Stanovení priorit
• Řešení problému
• Uvažování
• Vedení záznamů
• Plánování schůzek
• Organizace času
• Psaní na stroji

Sdělení

Administrativní pracovníci musí mít silné písemné a ústní komunikační dovednosti s nadřízenými, kolegy a zákazníky. Obvykle budou odpovídat na telefony, psát poznámky, posílat e-maily a pozdravit klienty a zákazníky.Musí být schopni mluvit a psát jasně a efektivně a způsobem, který je snadno srozumitelný. Úředníci a sekretářky komunikují denně s mnoha různými osobnostmi, takže vědí, jak na to efektivně komunikovat se spolupracovníky bude znamenat rozdíl mezi dlouhodobou kariérou a krátkodobou jeden.

• Odpovídání na telefony
• Sdělení
• Korespondence
• Služby zákazníkům
• Delegování
• E-mailem
• Faxování
• Recepce
• Jazykové znalosti
• Naslouchání
• Ústní komunikace
• Korektura
• Týmová práce
• Psaná komunikace

Počítačové dovednosti

V dnešní době jsou počítačové dovednosti zásadní pro jakoukoli administrativní práci. Úředníci a sekretářky musí být rychlé a přesné písaře. Obvykle se od nich vyžaduje také zadávání dat, takže by měli znát aplikaci Microsoft Excel a další software pro zadávání dat. Měli by také znát další software Microsoft Office, jako je Word a PowerPoint. Jakékoli další počítačové dovednosti, jako je schopnost navrhovat nebo upravovat webové stránky, by byly považovány za velké plus.

• Závazky/pohledávky
• Vstup dat
• Správa dat
• Vizualizace dat
• Plynulost databáze
• Desktop publishing
• Digitální kalendáře (Google, Outlook atd.)
• Emailová komunikace
• Microsoft Office
• Kancelářské stroje
• Tabulky
• Psaní na stroji
• Zpracování textu

Počítání

Administrativní práce zahrnuje numerickou gramotnost, která vyžaduje základní matematické dovednosti pro porozumění numerickým informacím. Někteří úředníci jsou do určité míry odpovědní za vedení účetnictví a/nebo účetnictví pro společnost, mimo jiné numerické povinnosti. V těchto rolích se bude dařit úředníkům, kteří jsou schopni tyto funkce vykonávat rychle a efektivně. Pokud nejste skvělý matematik, nezoufejte. Ujistěte se, že máte základní matematické dovednosti a analytické myšlení.

• Účetnictví
• Přesnost
• Aritmetický
• Výpočet
• Fakturace
• Vedení účetnictví
• Rozpočtování
• Analytika dat
• Odhad
• Výdaj
• Logické myšlení
• Uspořádání informací
• Tabulky
• Technika
• Porozumění trendům
• Zvažte různé možnosti

Organizace

Úředníci a sekretářky musí být organizováni, protože mají na starosti zajištění hladkého chodu kanceláře. Jejich úkoly budou zahrnovat sledování rozvrhu zaměstnavatele, odpovídání na e-maily a telefonní hovory a udržování souborů.

Silné organizační schopnosti vám umožní tyto úkoly efektivně plnit. Bude užitečné udělat si přehled o oblastech, ve kterých jste organizováni, a na čem byste měli pracovat. Například zapisování úkolů a věcí k zapamatování na lepicí papírky je způsob, jak zajistit, že nic nepřehlédnete.

• Posouzení
• Spolupráce
• Rozhodování
• Delegace
• Doručování pošty
• Dokumentování
• Účinný
• Podání
• Řízení
• Multitasking
• Správa kanceláře
• Přehlédnutí
• Kopírování a třídění
• Fyzická organizace
• Plánování
• Upřednostňování
• Vedení záznamů
• Řazení
• Organizace času

Řešení problému

Být silným řešitelem problémů je klíčem k efektivnímu provádění administrativních funkcí a problémů, jakmile nastanou. V závislosti na rozsahu vaší role budete muset řešit problémy se zákazníky, mezi kolegy nebo technické závady. Pokud tak učiníte včas a zároveň zůstanete v klidu pod tlakem, zajistíte pokaždé nejlepší výsledek.

• Aktivní poslouchání
• Přizpůsobivost
• Analýza
• Sdělení
• Kreativní myšlení
• Kritické myšlení
• Stížnosti zákazníků
• Rozhodování
• Delegování
• Emocionální dovednosti
• Mezilidské
• Vyrovnanost
• Odolnost
• Řízení rizik
• Technické řešení problémů

Vynalézavost

Jako úředník vám schopnost přizpůsobit se vám pomůže prosperovat v rychle se měnícím prostředí. Bude se od vás očekávat, že svou práci zvládnete v době změn a budete spolehlivým zdrojem pro své kolegy. Efektivní provádění bude vyžadovat řadu dovedností, od multitaskingu a kritického myšlení až po otevřenost. Mohou nastat případy, kdy vám váš šéf nebo nadřízený není schopen pomoci s řešením problémů. Pokud máte schopnost pracovat samostatně pod tlakem, budete vynikajícím zaměstnancem.

• Administrativní bystrost
• Kreativní myšlení
• Flexibilita
• Vyřizování dotazů
• Nezávislost
• Sledování kancelářských zásob
• Multitasking
• Otevřenost mysli
• Vytrvalost
• Kopírování/skenování
• Proaktivní
• Řešení problému 
• Výzkum
• Sebekázeň

Důležité měkké dovednosti

Kromě těchto pěti nejlepších administrativních dovedností mají nejlepší kancelářští pracovníci také měkké dovednosti, které jsou často spíše vrozenými osobnostními rysy než naučenými kompetencemi.

Patří mezi ně silné mezilidské dovednosti, týmová práce, flexibilita, spolehlivost, přizpůsobivost a kreativita. Jsou to základní vlastnosti pro kancelářské manažery, recepční, osobní asistenty, kancelářské asistentky a výkonné asistenty.