Reagovat na žádost o kontrolu reference je ošemetná záležitost. Strach z odvety a soudních sporů brání mnoha zaměstnavatelům vůbec reagovat. Tato doporučení vám pomohou přiměřeně reagovat na žádosti o kontrolu referencí a zároveň chránit oprávněné zájmy vaší společnosti a vašich současných zaměstnanců. Podívejte se, co dělat.
Postupujte podle zavedených zásad kontroly referencí vaší společnosti
Za prvé, mnoho společností požaduje, aby manažeři zasílali písemné žádosti o referenci oddělení lidských zdrojů. Pokud manažerské reference je kladná, můžete se však dohodnout, že vedoucí poskytne ústní referenci přímo zaměstnavateli.
Vše, co je zasláno v písemné podobě, by mělo pocházet z oddělení lidských zdrojů, nebo by zaměstnanci HR měli zkontrolovat, zda je odpověď konzistentní a zda chrání nejlepší zájmy společnosti. Běžný formát kontroly referencí vás žádá o poskytnutí těchto informací o bývalém zaměstnanci.
- Název pozice a příležitostně i pracovní povinnosti,
- Konečný plat,
- Termíny zaměstnání,
- Poskytuje kontrolní seznam, který žádá bývalého zaměstnavatele, aby seřadil takové vlastnosti jako „týmová práce“ a „spolehlivost“ a
- Dotaz, zda je bývalý zaměstnanec způsobilý k opětovnému přijetí vaší organizací.
Toto papírování je nejlepší přenechat oddělení lidských zdrojů – alespoň požádejte personál personálního oddělení, aby zkontroloval jakoukoli písemnou odpověď, o které uvažujete. Neodpovídejte na otázky, které vás požadují, abyste číselně ohodnotili bývalého zaměstnance v jakémkoli aspektu jeho práce nebo pracovních charakteristik.
Číselná hodnocení nejsou srovnatelná na základě jakéhokoli sdíleného významu definice termínu ani význam čísel na číselné škále není v těchto formulářích definován. Proto je v nejlepším případě chybná komunikace. V nejhorším případě to může poškodit pracovní vyhlídky vašeho bývalého zaměstnance.
Ujistěte se, že má zaměstnanec v souboru podepsané oprávnění
Zadruhé zkontrolujte, zda je na papírech zaslaných žádající společností podpis bývalého zaměstnance, který povoluje kontrolu reference. Bez souhlasu podpisu bývalého zaměstnance byste neměli o zaměstnanci poskytovat žádné informace.
Občas odcházející zaměstnanec zanechá podepsaný formulář povolení ke kontrole reference ve svém zaměstnaneckém souboru. K tomu dojde pouze v případě, že zaměstnanec nenašel novou práci – což je pro většinu zaměstnanců, kteří opouštějí stávající zaměstnání, neobvyklé.
Odpovězte na žádost o kontrolu reference kladnou referencí
Pokud vedoucí může, s malými výhradami, doporučit bývalého zaměstnance, po konzultaci s personálním personálem může vedoucí vrátit hovor dotazujícímu se zaměstnavateli. Při odpovídání na telefonní hovor by se měl manažer před opětovným telefonátem ujistit, že podpis zaměstnance povolující kontrolu reference je v evidenci oddělení lidských zdrojů.
Když byl bývalý zaměstnanec dobrým zaměstnancem a odešel z vaší společnosti za dobrých podmínek (možná se manžel přestěhoval a vzdálenost nebyla zaměnitelná), chtějí bývalému zaměstnanci pomoci najít novou pozici.
Nebo vás možná použil jako referenci zaměstnanec, který vám v jednu chvíli podal zprávu, i když ne naposledy. Pokud máte o zaměstnanci pozitivní komentáře, můžete potenciálnímu zaměstnavateli odpovědět pozitivními komentáři, kterými můžete přispět.
Referenční kontrolní otázky, kterých se nechcete dotýkat
Odpovídejte pouze na otázky, na které jste ochotni odpovědět, pokud obdržíte telefonní hovor nebo dokument s referenční žádostí. Manažer by měl mluvit pouze o těch oblastech dovedností a zkušeností zaměstnance, o kterých má přímé znalosti. Existuje několik otázek, na které by manažer neměl odpovídat:
Příklad dotazu:
Předvídejte, zda bude váš bývalý zaměstnanec úspěšný na pozici, na kterou je zvažován. (Máte někdo křišťálovou kouli?) Na tuto otázku nemůžete odpovědět. I když pozice zní podobně, nemůžete předvídat spolupracovníky, kultura zaměstnavatele, jejich vztah se zákazníky nebo nesčetné množství faktorů, které pomáhají zaměstnanci uspět – nebo ne.
Dobrá odpověď:
Když zaměstnanec pracoval pro mě na své pozici v mé společnosti, byl silným přispěvatelem, jehož práce byla oceněna.
Příklad dotazu:
Jaké byly slabiny zaměstnance?
Dobrá odpověď:
Neměli žádné slabé stránky, které by stály za zmínku, které by ovlivnily jejich schopnost vykonávat práci zdatně, když pro mě pracoval.
Příklad dotazu:
Proč zaměstnanec odešel z pozice, na které se k vám hlásil?
Dobré odpovědi:
- Usiloval o zvýšení odpovědnosti a doplnění znalostí o naší společnosti a produktech, popř
- Odešel z naší organizace z osobních důvodů, které pro ně byly důležité.
Toto jsou druhy referenční kontrolní otázky potenciální zaměstnavatel se vás zeptá, zda vrátíte telefonní hovor na kontrolu reference.
Odpovězte na požadavek na kontrolu reference: Nepozitivní
Pokud zaměstnanec opustil vaši společnost pod cloudem, ať už zaměstnanec se k jejich práci nehodili, nepřispívající zaměstnanec z jiných důvodů nebo neovladatelný, předejte hovor nebo formulář personálu oddělení lidských zdrojů, aby dostali standardní odpověď.
Někdy se při odchodu zaměstnance z vaší společnosti vyskytnou neobvyklé okolnosti. Možná zaměstnanec sledoval pornografii na svém počítači – ano, požádal svého personálního ředitele, aby posloužil jako jedna z jeho referencí. Jiný bývalý zaměstnanec mohl vyhrožovat násilím nebo spáchat násilný čin, když byl zaměstnán ve vaší firmě.
I když tito bývalí zaměstnanci jen zřídka uvedou vaši společnost jako referenci, buďte připraveni. Tyto hovory by měly být zaslány personálu HR pro standardní odpověď.
Je zde však upozornění. Než odpovíte, promluvte si se svým právníkem na jakoukoli referenční kontrolu o potenciálně násilném zaměstnanci. Pokud se vám nepodaří odhalit násilné chování potenciálnímu zaměstnavateli a bývalý zaměstnanec se dopustí násilného jednání jednat během zaměstnání u nového zaměstnavatele, může být vaše společnost odpovědná za to, že to neprozradí informace. Ověřte si tedy u svého právního zástupce jakékoli neobvyklé okolnosti, za kterých jste se rozešli se zaměstnancem.
Když bývalý zaměstnanec požádá o obecný referenční dopis
Dávat bývalým zaměstnancům obecný referenční dopis se nedoporučuje jako dobrá zásada. Jakmile dokument existuje, žije navždy. Potenciální zaměstnanci zajistili HR kanceláře kopie dopisů které byly 10 a 20 let zastaralé, někdy sotva čitelné z vícenásobných fotokopií.
Po uplynutí určité doby – nemáte ponětí, jakým zaměstnancem se váš bývalý zaměstnanec stal – pokud to není vzácná výjimka, která s vámi zůstává v kontaktu. A nikdy nevíte, jak zaměstnanec váš dopis použije nebo jak budou vaše slova interpretována potenciálními zaměstnavateli. Přijměte zásady, které stanoví, že manažeři nikdy neposkytují písemné, obecné referenční dopisy.
Informujte bývalého zaměstnance, že vaše společnost ráda poskytne potvrzení o zaměstnání z oddělení lidských zdrojů konkrétním zaměstnavatelům, kteří se dotazují přímo.
Závěrečné úvahy o reakci na žádost o kontrolu reference
Jen málo zaměstnanců si klade za cíl selhat v práci. Přesto zaměstnanci selhávají a společnosti a zaměstnanci se rozcházejí. Když budete požádáni o referenci, mějte na paměti, že každý bývalý zaměstnanec si zaslouží příležitost začít znovu – bez ohledu na podmínky, za kterých se rozešel s vaší organizací.
Možná se bývalý zaměstnanec nehodil na pozici, kterou zastával ve vaší společnosti. Vaše firemní kultura mohlo dojít k naprostému nesouladu s potřebami zaměstnance. Zaměstnanec mohl mít a jiný pohled na požadavky jeho práce od jeho šéfa. Možná se během jeho působení ve vaší firmě zhroutil jeho osobní život a manželství.
Nikdy nevíte všechny podrobnosti a důvody proč zaměstnanec selže nebo jde dál. S vysoce výkonným zaměstnancem je snadné, že litujete toho, že jste ztratili lepší práci, přestěhování rodiny přes celou zemi nebo vysněnou příležitost. S okrajovým interpretem je to těžší.
Buďte upřímní nebo poskytněte minimum informací. Nedělejte předpovědi úspěchu z křišťálové koule ani neposkytujte číselná hodnocení a hodnocení pro nedefinované výrazy. V případě potřeby uveďte minimální informace, které popisují výkon bývalého zaměstnance. Kdykoli je to možné, dejte zaměstnanci přestávku a promluvte si s budoucím zaměstnavatelem.
Sečteno a podtrženo
Nedávné údaje týkající se kontroly referencí ukázaly, že zaměstnavatelé berou kontrolu referencí velmi vážně. Tak jako odkaz na webové stránky Společnosti pro řízení lidských zdrojů (SHRM)., přístupný 6-26-19, „Ve zprávě HR.com z roku 2018 sponzorované Národní asociací prověřujících pracovníků na pozadí (NABS) 95 % dotázaných zaměstnavatelů uvedlo, že používají jeden nebo více typů prověřování zaměstnání." Kdykoli je to možné, dopřejte svým bývalým zaměstnancům pauzu – pokud tak můžete udělat s dobrým svědomí.
