Často zaměňována se sekretářkou popř úřední asistent, office manažeři v mnoha společnostech pracují na vysoké úrovni s jednou z nejnáročnějších prací ve společnosti. Manažeři kanceláří obvykle vedou a úzce spolupracují s ostatními vedoucími oddělení, aby vybudovali zdravé pracovní prostředí.
Ti, kteří chtějí najmout manažera kanceláře, budou selektivní. Pokud toužíte po tomto typu práce, můžete zvýšit své šance na přijetí tím, že budete vědět, které ze svých dovedností a zkušeností je třeba zdůraznit během procesu podávání žádosti a pohovoru.
Jaké dovednosti potřebujete, abyste se stali manažerem kanceláře?
Vedoucí kanceláří přebírají odpovědnost za to, aby celá kancelář nebo komplex kanceláří fungoval hladce. To by mohlo zahrnovat povinnosti, jako je řízení a dohled nad jedním nebo několika administrativními asistenty.
Kancelářští manažeři obvykle nepotřebují specializované vzdělání, ale potřebují dostatek relevantních zkušeností a dobře rozvinuté sady dovedností v administrativních i manažerských rolích.
Ne všechny pozice vedoucích kanceláří vyžadují přesně stejnou sadu dovedností. Hodně záleží na tom, kolik kancelářských asistentů musíte dohlížet, kolik lidí používá kancelář, kterou budete spravovat, a jaké druhy softwaru a dalších systémů váš zaměstnavatel používá.
Typy dovedností Office Manager
Správní
Jako vedoucí kanceláře budete zodpovědní za dokončení několika administrativních úkolů. Patří mezi ně najímání a propouštění zaměstnanců, provádění hodnocení výkonu, školení nových zaměstnanců a dohled nad ostatními.
Do vaší jurisdikce může spadat také schvalování formálních požadavků, provádění obecných obchodních operací a vedení papírování a personálních záznamů.
- Multitasking
- Správa informací
- Zpracování pošty
- Plánování
- Řešení konfliktů
- Delegace
- Rozhodování
Analytická
Součástí vaší role bude hledat způsoby, jak dělat svou práci lépe. Pokud dokážete identifikovat neefektivitu fungování vaší kanceláře a poskytovat řešení, můžete svému zaměstnavateli ušetřit spoustu peněz a svým kolegům ušetřit spoustu problémů.
Skvělá kancelářská manažerka si bude neustále klást otázku ohledně všech procesů, praktik a postupů: „Dává to smysl? Je to to nejlepší, co můžeme udělat?" Do životopisu se doporučuje zahrnout seznam analytických dovedností.
- Tvořivost
- Optimalizace
- Řešení problému
- Kritické myšlení
- Řízení procesu
- Deduktivní uvažování
- Indukční uvažování
Důraz na detail
Jakožto vedoucí kanceláře se peníze zastaví u vás. Budete odpovědní za včasné objednání správných kancelářských potřeb a za vedení záznamů přesně a organizovaně a pro sledování potřeb a problémů všech ostatních v kancelář.
Pokud svou práci děláte dobře, bude se zdát, že úřad běží sám. Pokud se v některých detailech pomýlíte, ostatní lidé možná nebudou schopni plně vykonávat svou práci.
- Vedení záznamů
- Orientovaný na detail
- Intuice
- Proaktivita
- Přesnost
- Identifikace systémových problémů
Sdělení
Stejně jako kancelářští asistenti budete často jedním z prvních, koho návštěvníci uvidí, a občas můžete být jediní, koho uvidí, pokud je někdo z profesionálů pracujících ve vaší kanceláři náhodou venku. Musíte působit jako efektivní recepční a zároveň plnit své další povinnosti.
Můžete být také primárním kontaktním místem mezi různými lidmi, kteří používají kancelář, a možná mezi vaší kanceláří a ostatními v rámci stejné organizace.
Možná budete muset cvičit řešení konfliktů a delegovat práci. To vše přispívá ke spoustě komunikace, písemné i ústní, která musí být vždy přesná, efektivní, přátelská a profesionální.
- Psaná komunikace
- Ústní komunikace
- Recepce
- Telefonní etiketa
- Přístupný
- Aktivní poslouchání
Počítač
Je důležité, aby manažeři kanceláří měli širokou škálu počítačových dovedností. Specifika budou záviset na vašem zaměstnavateli, ale obvykle zahrnují zadávání dat, tabulky a obecné IT úkoly.
Vedení kanceláří může zahrnovat obrovské množství odpovědnosti. Kancelářští manažeři obecně pracují na vrcholu organizace a mají ruce ve všech aspektech společnosti. Pokud vás tato ústřední role láká, pokračujte v procházení seznamu dovedností, abyste zjistili, zda by to pro vás nemohla být kariéra.
- Microsoft Office Suite
- Operační systémy
- Vstup dat
- Digitální kalendáře
- Správa e-mailů
- Software KPI
- Odstraňování problémů se softwarem
- Sdílení souborů
Finance
Mezi vaše povinnosti může patřit vedení účetnictví, fakturace, rozpočtování a účetnictví. Můžete být také požádáni o zpracování mezd, drobné hotovosti a QuickBooks záznamy. Čtvrtletní a pololetní zprávy mohou také spadat do rozsahu vašich povinností. Přinejmenším, pokud vaše kancelář vůbec nakládá s penězi, budete nakonec zodpovědní za to, že s nimi bude nakládáno dobře.
- Vedení účetnictví
- Rozpočtování
- Účetní software
- Účetní závěrka
- Faktury
- Dodržování
- Integrita
Vedení lidí
Jako vedoucí možná velké skupiny kancelářských asistentů budete muset všechny motivovat a koordinovat. Budete muset zajistit týmovou práci.
Vaše práce bude zahrnovat stanovení standardu pro práci všech ostatních a zajistit, aby byly tyto standardy splněny.
Vést často znamená pomáhat druhým lidem růst v jejich kariéře a pomáhat lidem samostatně začít a dobře spolu komunikovat.
- Koordinace
- Nastavení a správa očekávání
- Týmová práce
- Spolupráce
- Motivace
- Vedení
- Řízení
- Interpersonální dovednosti
Více dovedností Office Manager
- Auditování
- Benchmarking
- Integrace
- Fakturace
- Desktop Publishing
- Transkripce
- Formalita
- Ložisko
- Proces balení a zasílání právních dokumentů
- Psaní poznámek
- Paměť
- Citlivost na problém
- Organizace času
- Stanovení priorit
- Tolerance stresu
- Odstraňování problémů
- Správa sociálních médií
- Korektura
- Revize
- Draftování
- Správné používání vyhledávačů
- Psaní zprávy
- Vyvinout a udržovat standardní operační postupy (SOP)
- Termíny
- Vícejazyčný
- Profesionalita
- Služby zákazníkům
- Odolnost
Jak vyniknout své dovednosti
Přidejte do svého životopisu relevantní dovednosti: Použijte názvy svých relevantních dovedností jako klíčová slova ve svém životopisu, aby vedoucí náboru jasně viděl, že máte to, co hledají.
Zvýrazněte dovednosti v průvodním dopise: Ujistěte se, že váš dopis identifikuje vaše základní kompetence pomocí některých z výše uvedených dovedností.
Při pracovním pohovoru použijte dovednostní slova: Když se připravíte na své rozhovor, vymyslete alespoň jeden konkrétní příklad doby, kdy používáte své nejrelevantnější dovednosti.
