Charta projektu formálně popisuje projekt v organizaci. Zahrnuje rozsah toho, čeho projekt dosáhne, stejně jako zúčastněné osoby, milníky, rozpočet a možná rizika. Mnoho organizací považuje tento dokument za nezbytnou součást plánování projektu – i když tomu tak není totéž jako plán projektu, protože se nedostává do detailů jednotlivých úkolů v rámci projektu projekt.
Účinná projektová charta může dělat následující:
- Nastínit rozsah a cíle projektu
- Ujistěte se, že sponzoři projektu a všechny zúčastněné strany jsou v souladu s projektem
- Být jasnou, jedinou referencí pro všechny zapojené do projektu
- Pomozte sponzorům projektu získat souhlas zúčastněných stran, když je stále potřeba buy-in
Projektové charty se mohou lišit v závislosti na typu projektu a organizaci, ale mezi základní prvky obvykle patří pozadí projektu, zúčastněné strany, rozpočet, rizika, milníky,
Pozadí projektu
První část charty projektu nabídne základní podrobnosti, jako je název projektu, sponzoři a manažer projektu a datum, kdy byl dokument připraven.
Tato část také vysvětlí účel projektu. Můžete odkázat na obchodní případ nebo smlouvu, která projekt řídí, nebo jednoduše vysvětlit, proč je to pro organizaci důležité. Mělo by se zabývat tím, proč byl tento projekt zahájen: Řeší problém pro podnikání? Řeší nový trend? Podporuje celkové strategické směřování společnosti?
Zúčastněné strany
Zde budou nastíněni lidé a oddělení, která jsou zapojena do projektu. Nedostane se do hrubky každého úkolu v projektu, ale místo toho uzná obecné role a zapojení. Můžete například uvést hlavní sponzory projektu, vedoucí projektové manažery, členy týmu, externí pracovníky nebo partnery a případně klienty. Větší projekty nemusí uvádět všechny zúčastněné osoby, ale místo toho si mohou všimnout vedoucího oddělení pro určitý aspekt projektu.
Cíle
Zde odpovídáte na otázku: "Jak poznáme, že jsme skončili?" Zahrnuje to, co očekáváte, že projekt přinese, a jak budete vědět, zda jste se tam dostali. Například v projektu spuštění systému zaznamenávání času pro všechna oddělení by cílem mohlo být: „Všechny týmy budou do konce roku používat systém časového rozvrhu.“
Také si poznamenejte, kdo bude odpovědný za souhlas, že jste tohoto cíle dosáhli. Vyhne se jakýmkoli problémům na konci projektu, kdy najednou nikdo není připraven podepsat práci jako dokončenou.
Rozpočet
V tomto okamžiku možná nemáte všechny podrobnosti o úkolech projektu, takže je nemůžete uvést úplně a podrobně rozpočet projektu spolu. Můžete si však poznamenat jakákoli rozpočtová omezení nebo odhad očekávaných nákladů na vysoké úrovni.
Rizika
Všechny projekty mají rizika. Tato část charty projektu tvoří ranou verzi vašeho protokolu rizik projektu. Zdokumentujte všechna rizika, o kterých v tuto chvíli víte, aby manažerský tým viděl, co by mohlo ovlivnit budoucí projekt.
Milníky
Pokud znáte milníky na vysoké úrovni, zahrňte je do charty projektu v této části. Přinejmenším byste měli uvést odhadovaná data zahájení a ukončení projektu. Měli byste také uvést termíny ukončení nebo cokoliv specifikovaného ve smlouvách, se kterými pracujete. Tyto milníky můžete přenést do svého Ganttův diagram později, když přijdete sestavit podrobnější plán projektu.
Úrovně oprávnění projektového manažera
Pokud to není jasné a zdokumentované někde jinde, stojí za to zahrnout do charty část o tom, co může projektový manažer dělat, aniž by dostal další potvrzení od někoho staršího. Obecně se vztahuje k tomu, jaké úrovně tolerance byly stanoveny v rozpočtu a časových plánech a jaké by byly lze vyjádřit takto: „Projektový manažer má 10% toleranci na rozpočet a 5% toleranci na plán. Jakákoli odchylka nad tyto schválené limity musí být podepsána sponzorem projektu.“
Tuto část můžete rozšířit a určit, jaké pravomoci má projektový manažer ohledně najímání a propouštění zaměstnanců z projektového týmu, pokud vůbec nějaké.
Schválení Charty projektu
Poslední částí charty projektu je část schvalování. The projektový manažer a sponzor projektu (nebo osoba, která zahájila práci, pokud ještě nebyl jmenován dlouhodobý sponzor) by měl dokument podepsat a uvést datum. Dnes to bude pravděpodobně prostřednictvím e-mailu, proto si kopii e-mailové autorizace ponechte v souborech projektu pro případ, že byste se k ní potřebovali vrátit.
