Obchodní dopis je profesionální korespondence. Pokud píšete motivační dopis, doporučující dopis, poděkování nebo jakoukoli jinou profesionální korespondenci, budete muset dodržovat formální konvence obchodního dopisu.
Dodržování těchto pokynů je důležité, protože ukazuje, že korespondenci berete vážně. Navíc zajišťuje, že se příjemce dopisu může soustředit na vaši zprávu (a ne na nesrovnalosti ve formátování, překlepy nebo jiné malé, ale rušivé chyby).
Než napíšete – nebo dokončíte – svůj další obchodní dopis, věnujte chvíli kontrole jak formátovat dopis, od výběru písma po styl, spolu s informacemi o tom, jaké oslovení a odhlášení je vhodné použít.
Typy formátů pro obchodní dopisy
V obchodních dopisech se používají tři základní formáty:
- Formát bloku: V tomto stylu je veškerý text zarovnán doleva. Přeskočte jeden řádek mezi každou částí.
-
Upravený formát bloku: Většina obsahu je v tomto stylu ponechána zarovnaná, stejně jako u písmena v blokovém formátu. Zde jsou výjimky: pro vaše kontaktní informace a bezplatné uzavření přejděte tabulátorem do středu stránky a napište své informace tam.
- Poloblokový formát: Tento styl se také někdy označuje jako formát odsazeného bloku. Tento styl je stejný jako formát upraveného bloku s tím rozdílem, že každý odstavec je odsazený.
Kterýkoli z těchto stylů je přijatelný pro použití v obchodním dopise, ale protože pravidla pro formát bloku jsou tak jasná, může to být nejjednodušší volba.
Mnoho programů pro zpracování textu bude mít k dispozici šablony, které vám usnadní správné formátování dopisu.
Využijte tyto šablony, abyste se místo formátování mohli soustředit na obsah dopisu. Ať už zvolíte jakýkoli formát, ujistěte se, že písmeno oddělujete jednou mezerou a přeskočte mezeru mezi každým odstavcem a oddílem.
Jak formátovat a psát dopis
Na vzhledu záleží. Obchodní dopis je profesionální korespondence, ale nebude to tak vnímáno, pokud se rozhodnete pro nezvyklé písmo nebo máte spoustu překlepů. Zde je několik pokynů, které je třeba dodržovat:
- Vyberte si vhodné písmo a velikost písma. Základem je, že chcete jednoduché, nevýrazné písmo (například Times New Roman, Calibri nebo Arial), které nebude vyčnívat. Výchozí písmo ve vašem textovém editoru je pravděpodobně přijatelná volba.
- Vyhněte se ležérnímu jazyku nebo slangu. Toto je formální dopis, takže budete chtít používat formálnější jazyk.
- Předejděte překlepům a gramatickým chybám podle korektura opatrně.
- Pokud dopis tisknete,zvažte výběr vysoce kvalitního papíru. Ať už zvolíte jakýkoli papír, dopis před vložením do obálky pečlivě složte. Pokud můžete, napište na obálku adresu příjemce; pokud to není možné, použijte svůj nejhezčí rukopis.
Co zahrnout do každé části dopisu
Kontaktní informace
Zadejte své kontaktní údaje v následujícím pořadí:
Tvé jméno
Vaše adresa
Město (*): Stát (*): PSČ
Vaše telefonní číslo
Vaše emailová adresa.
Pokud používáte personalizovaný hlavičkový papír, který obsahuje tyto informace, tuto část vynechejte.
Datum: Ve Spojených státech je formát pro psaní data například měsíc, datum a rok, 12. května 2022. Měsíc nezkracujte.
Kontaktní údaje příjemce: Uveďte kontaktní údaje osoby, které píšete. Pokud nemáte konkrétní jméno, vynechejte ho.
název
Titul
Společnost
Adresa
Město (*): Stát (*): PSČ.
Oslovení: Dopis začněte pozdravem, například „Drahý“, následovaným titulem a jménem. Podívejte se na další příklady vhodné pozdravy k použití v obchodním dopise a také rady, co dělat, když nemáte konkrétní kontaktní osobu. Za jménem osoby zadejte dvojtečku nebo čárku.
Vážený pane/paní Příjmení:
Text obchodního dopisu
Udržujte svůj dopis jednoduchý a soustředěný, aby byl jasný jeho účel.
- První odstavec vašeho obchodního dopisu by měl poskytnout úvod k tomu, proč píšete.
- V následujících odstavcích uveďte další informace a podrobnosti o své žádosti.
- Poslední odstavec by měl zopakovat důvod, proč píšete, a poděkovat čtenáři za posouzení vaší žádosti.
Dopis vložte jednou mezerou a zdůvodněte jej doleva. Mezi každým odstavcem nechte prázdný řádek.
Bezplatné uzavření:
S úctou Váš,
Podpis
Ručně psaný podpis (za dopis poštou)
Napsaný podpis.
Podpis e-mailu
V případě e-mailového dopisu uveďte své kontaktní údaje ve svém podpisu namísto v horní části dopisu:
Tvé jméno
Vaše emailová adresa
Vaše telefonní číslo
Obchodní dopis šablona
Toto je příklad profesionálního obchodního dopisu. Stáhněte si profesionální šablonu obchodního dopisu (kompatibilní s Dokumenty Google a Wordem) nebo další příklady naleznete níže.
Rovnováha
Příklad obchodního dopisu (textová verze)
Joan Lau
Hlavní ulice 123
Anytown, CA 12345
555-555-5555
[email protected]
20. dubna 2022
Steven Kramer
Ředitel, lidské zdroje
Kancelářské potřeby Acme
123 Business Rd.
Business City, NY 54321
Vážený pane Kramere,
Píši vám dnes, abych vás nebo jiného zástupce vaší společnosti pozval k vystoupení na výroční Metropolitan Business Conference, která se bude konat v hotelu North Branch, 15. – 18. září 2022.
Tématem naší nadcházející konference je hledání a najímání zaměstnanců, kteří odpovídají firemní kultuře. S růstem, který vaše společnost zaznamenala v posledních pěti letech, věřím, že byste měli našemu publiku co nabídnout.
V rámci řečnického balíčku nabízíme skromný honorář a stůl pro šest na sobotní večeři.
Máte-li jakékoli dotazy nebo se chcete dozvědět více o příležitosti vystoupení, dejte mi prosím vědět. Moje mobilní telefonní číslo je 555-555-5555 a můj e-mail je [email protected].
Těším se, až od tebe uslyším. děkuji za zvážení.
S pozdravem,
Podpis (tištěný dopis)
Joan Lau
Další šablony a příklady
Jste ohromeni všemi kroky souvisejícími s formátováním korespondence obchodních dopisů? Pomoci může šablona. Šablony dopisů společnosti Microsoft jsou k dispozici ke stažení zdarma pro uživatele Microsoft Word nebo jsou k dispozici ve vašem programu Word. Tyto šablony můžete použít k vytvoření různých obchodních a zaměstnaneckých dopisů.
Pokud si nejste jisti, co napsat do těla obchodního dopisu, projděte si tyto vzorové dopisy o hledání zaměstnání a zaměstnání pro inspiraci.
