Chyby při fundraisingových akcích, kterým se musíte vyhnout

Fundraisingové akce všeho druhu, od black tie gala přes upocené maratony až po bouřlivé aukce, byly významnou součástí fundraisingového mixu většiny charitativních organizací po celá desetiletí.

Proč je tato forma získávání peněz tak populární? Některým charitativním organizacím přinášejí speciální akce poměrně hodně peněz. Pro jiné akce fundraisingu dosahují cílů, jako je budování vztahů, přivádění nových podporovatelů nebo vytváření větší publicity v jejich komunitách.

Ačkoli byly fundraisingové akce po celém světě v roce 2020 buď odloženy, nebo zrušeny, mnoho charitativních organizací se poučilo jak je udržet v chodu přechodem na virtuální akce nebo vymýšlením nových typů událostí, které se hodí k digitálu svět. Tyto události zahrnovaly virtuální koncerty, virtuální hry a dokonce i virtuální atletiku.

Ale speciální akce vyžadují hodně plánování a, což je možná nejdůležitější, vyžadují vyvarovat se běžných chyb, jako utrácet více za událost, než přináší, myslet si, že událost lze rychle a nekvalitně zvládnout následovat. Zde je několik chyb, kterým je třeba se vyhnout.

Chybám v plánování akcí, kterým je třeba se vyhnout

Příliš dlouhé čekání na zahájení plánování

Je snadné si myslet, že můžeme zorganizovat akci na poslední chvíli, ale to může být drahá chyba. Čím větší akce, tím více času byste měli věnovat plánování.

Nemáš cíl? Určete si jeden, než půjdete dál. Je vaším cílem inkasovat hodně peněz, nebo budováním vztahu, nebo je to reklama? Váš cíl může zahrnovat všechny z nich, ale rozhodněte se, který bude mít prioritu, a podle toho naplánujte.

Váš peněžní cíl a účel určí, jak dlouho dopředu byste měli začít plánovat, zvláště pokud se jedná o novou událost. Například tichá aukce nebo gala může zabrat spoustu času na plánování a strategii.Neon, poskytovatel softwaru pro události, navrhuje, abyste umožnili dvouměsíční plánování pro každých 100 hostů.

Atletická událost, jako je chůze-a-thon, může zpočátku vyžadovat rok nebo déle jednoduše proto, že má mnoho pohyblivých částí. od nastavení online registrace, vytvoření peer-to-peer fundraisingové kampaně až po získání lukrativních sponzorských darů pro událost.

Menší akce lze samozřejmě připravit poměrně rychle v závislosti na vašem cíli a počtu účastníků, na které míříte.

Ke zvláštní události však přistupujte realisticky. Pravděpodobně to bude trvat déle, než si zpočátku myslíte, zvláště pokud se jedná o zcela novou událost. Opakované události přirozeně trvají méně času. Ale 6-12 měsíců je ideální časový rámec pro plánování prvního.

Vytvoření nereálného rozpočtu

Dvě věci, které je třeba zvážit u rozpočtů, je, zda akce vydělá peníze, nebo utratí peníze. Pokud je vaše akce malá a vaším cílem je budování vztahů, nevydělávat peníze může být v pořádku. Ale plánování velké akce bez skřípání čísel může být chyba.

Zvažte návratnost investic (ROI) vaší akce. Pokud je vaším cílem získat více, než utratíte, ujistěte se, že toho můžete dosáhnout. Při sestavování rozpočtu na akci zahrňte všechny aspekty od nákladů na místo konání přes zábavu až po čas, který na ní stráví vaši zaměstnanci.

Zvažte také, zda máte dobrovolnou sílu akci uspořádat. Tyto náklady by měly být co nejvíce vyčísleny a zahrnuty do vašeho rozpočtu.

Zjistěte, zda výtěžek z akce drží krok s inflací. Rostou nebo snižují se dary? Nebojte se upustit od fundraisingové akce, pokud začne prskat. Někdy nový nápad generuje novou energii a zájem.

Není výběr tématu

Téma je prostě jednotící myšlenka. Spojuje všechny vaše snahy pod stejnou deštníkem. Témata mohou být zábavná, inspirativní nebo účelová. Při přemýšlení o tématu vrhněte širokou síť. Zkuste jít za samozřejmost, jako je „Casino Night“ nebo „Dance with the Stars“.

Zvažte všechny možnosti návrhu pro vaše téma. Bude to dobře fungovat pro marketing a propagaci? Jak to bude vypadat na programu, který tisknete, na nápisech, které vytvoříte v tiskových zprávách a další propagaci?

Nejlepší témata jsou vzrušující a nutí k zamyšlení. Pamatujte, že téma, které si vyberete, vysílá podvědomou zprávu vašim účastníkům, takže vybírejte moudře.

Zde je několik skutečných témat, která podnítí vaši představivost:

• Odmaskování budoucnosti: 26. výroční sbírka Hob Nob Gala nadace Saint Francis Foundation získala více než 300 000 dolarů, které šly na komunitní grantový program a další nemocniční služby. Jednalo se o virtuální událost zahrnující aukci a profesionální zábavu.
• Ujdi míli v jejích botách: Tento inovativní walk-a-thon vyzval muže, aby ušli míli v dámských botách na vysokém podpatku, aby získali prostředky na boj proti domácímu násilí. Akce se konala po celé zemi a zúčastnilo se jí mnoho malých místních organizací.
• Vyhladovět upíra. Darovat krev: Toto byla akce na povzbuzení krve, kterou před několika lety zahájil Americký červený kříž, ale školy, univerzity a dokonce i společnosti stále používají tento nápad a téma na Halloween.

Slabá nabídka sponzorství

Ne všechny fundraisingové akce mají sponzory, ale ty větší většinou ano. Sponzorství je zvláště pozoruhodné u velkých atletických akcí, ale může být vhodné i pro galavečery, muzejní výstavy nebo akce pro více států nebo sbírku finančních prostředků. Sponzoři mohou pomoci zajistit propagaci, financovat místo konání a poskytnout sofistikovanou technickou pomoc.

Sponzorství je partnerství. Firmy získávají obrovské množství dobré vůle sponzorováním neziskových akcí. Podle The Edelman Trust Barometer 2020 spotřebitelé v dnešním světě staví etiku společností nad kompetence.Charitativní organizace by měly využít této potřeby podniků, aby ukázaly, jak jsou společensky odpovědné.

Chcete-li najít sponzorství, můžete podniknout několik kroků, které jsou popsány níže:

• Podívejte se, jaké spojení s podniky již máte. Zvažte firmy, které již používáte, jako jsou vaši dodavatelé. Zeptejte se členů představenstva, jaké mají kontakty. Rozhlédněte se po sdruženích, která můžete mít, jako je Obchodní komora nebo obchodní kluby jako Rotary Club nebo Kiwanis.
• Udělejte si seznam společností v okolí, které by mohly mít o vaši akci zájem. Mohou to být pouze místní podniky nebo pobočky národních podniků. Oslovte tyto podniky prostřednictvím jejich marketingových nebo filantropických kanceláří.
• Jakmile najdete kontakt ve firmě, prozkoumejte její cíle, publikum a marketingové plány. Shoduje se vaše poslání, vaše publikum, vaše aktivity?
• Když najdete firmu s cíli a publikem, které odpovídá vašim, připravte návrh sponzorství. Přemýšlejte o partnerství z obchodního hlediska a modelujte svůj návrh podle zájmů tohoto podniku.

Databázi nesegmentujete

Možná jste zvyklí používat průzkum potenciálních zákazníků pro své hlavní fundraisingové kampaně, ale funguje to stejně dobře u fundraisingových akcí – zvláště pokud jde o událost vysokou sázku.

Vaši vlastní zaměstnanci mohou provádět průzkum vyhlídek, nebo si můžete najmout konzultanta nebo společnost pro průzkum vyhlídek. Nezapomínejte, že čisté jmění je pouze částí toho, co dárce přiměje k darování. Jejich předchozí spojení s vaší věcí a zapojením se pravděpodobně počítají více.

To, co najdete, vám může pomoci vytvořit moudřejší tabulku sedadel nebo ovlivnit, jak oslovíte konkrétní účastníky. Kromě pouhého odeslání pozvánky může člen vaší rady zavolat a povzbudit tohoto potenciálního zákazníka k účasti.

Chybám, kterým je třeba se během akce vyhnout

Událost je příliš dlouhá

To, že akce trvají déle, než je nutné, je další chybou, kterou mnoho neziskových organizací dělá při zakládání fundraisingové akce.

Je lepší poslat hosty domů o něco dříve, než je žádat, aby seděli u dlouhého programu nebo řady aktivit.

Účastníci fundraisingové akce nechtějí zůstat navždy v zajetí. Mají životy, děti a práci a nechtějí strávit šest hodin na vaší akci, bez ohledu na to, jak je úžasná.

Jedním ze způsobů, jak udržet událost pod kontrolou, je vzít si vodítko z divadla. Zvažte scénář celé záležitosti. Pokud máte řečníky, řekněte jim, kolik mají času, a dokonce jim nabídněte, že jim napíšete nějaké poznámky.

Skriptujte každý detail události od začátku segmentu do konce. Dejte scénář každému zaměstnanci, který na akci pracuje, a každému dobrovolníkovi. Zdůrazněte důležitost co nejpřesnějšího dodržování časového rámce.

Udržujte své fundraisingové akce krátké, sladké a výstižné. Vždy chcete, aby vaši hosté chtěli víc.

Nepožádání o dar od účastníků

Pokud své příznivce nikdy nepožádáte o dary a nikdy nebudete konkrétní své potřeby, jak můžete očekávat, že pro vás vyjdou?

Nejlepší způsob, jak tento rozpor napravit, je skočit přímo dovnitř. Řekněte svým účastníkům vše o svých vysokých cílech a aspiracích. Pusťte je do plánování vašich nadcházejících iniciativ.

Pravděpodobně jsou zvědaví na projekty, které plánujete řešit. Kromě toho chtějí vědět, jak mohou pomoci a dostat se do přízemí dobré práce, kterou vykonáváte.

Zpočátku vám může připadat nepřirozené žádat o peníze přímo, ale vaši dárci by raději znali pravdu, než aby si neuvědomovali, jak by vám mohli skutečně pomoci.

Zeptejte se přímo účastníků vaší akce. Možná budete překvapeni, jak pozitivní jsou jejich ohlasy.

Nekoordinuje se napříč všemi platformami

Vše ve fundraisingu je nyní vícekanálové, dokonce i osobní akce. Můžete prodávat vstupenky online, provozovat aukci online, mít online příležitosti během akce nebo provozovat složitý systém peer-to-peer fundraisingu.

Vaše organizace může zvládnout malou událost pomocí několika digitálních komponent, ale větší událost může vyžadovat pomoc zvenčí.

Mnoho neziskových organizací využívá služby plánování událostí, které jim pomáhají uspořádat a propagovat jejich akce, zejména pokud existuje mnoho pohyblivých částí. V tomto prostoru funguje mnoho služeb.

Několik firem, které stojí za to vidět, jsou Dirigo Design and Development a Sir Isaac. Také četné crowdfundingové platformy mohou pomoci s digitálními součástmi jakékoli speciální fundraisingové akce, jako je CauseVox, Classy a Eventbrite.

Chybám po události, kterým je třeba se vyhnout

Neděkujte svým dárcům okamžitě

Jednou z největších chyb mnoha fundraiserů je, že nepoděkují účastníkům akce a dárcům. Nebo pokud ano, nemusí svým dárcům poděkovat správným způsobem. Pokud například dárce dá 10 USD po fundraisingové akci, je naprosto přijatelné poslat mu děkovný e-mail.

Pokud však hlavní dárce dá vaší neziskové organizaci 5 000 $, e-mail nestačí. Dobře promyšlený děkovný dopis je na místě. Nejlepší ze všech by byl navíc formální telefonát od člena představenstva, který by uznal jejich štědrý příspěvek.

Chcete-li poskytnout nejlepší možný zážitek ze správcovství, je důležité považovat každého z vašich dárců za jednotlivce. Je také důležité si uvědomit, že uznání dárců je to, co je udržuje vracet se do vaší organizace. Ve výzkumné studii Donor Voice zjistil, že rychlé a efektivní poděkování dárci bylo jedním ze sedmi klíčových faktorů dárcovského závazku.

Prakticky to znamená, že byste pravděpodobně měli nejprve poslat obecné poděkování prostřednictvím e-mailu a poté přejít k personalizovanějším způsobům, jako jsou telefonní hovory a zaslané děkovné dopisy.

Nezapomeňte svým dárcům poděkovat včas, často a způsobem, který vyhovuje jejich zapojení do vaší organizace.

Nežádá o zpětnou vazbu

Požadavek na zpětnou vazbu je jen zdravou součástí podpory vztahů se zákazníky. Dostáváme průzkumy odkudkoli, kde nakupujeme nebo podnikáme, nebo dokonce když žádáme o pomoc se službou online. Nikomu z vašich účastníků akce tedy nebude vadit, když si od vás necháte udělat průzkum, v němž se spýtají, jak se jim akce líbila a zda mají nějaké návrhy, jak ji příště vylepšit.

E-mailový průzkum je nejlepší volbou. Pravděpodobně se budou moci zúčastnit i vaši starší účastníci. Existují aplikace pro průzkumy, které fungují dobře a jsou snadné a levné. SurveyMonkey je nejznámější. Pokud však pro svůj provoz použijete dodavatele událostí, pravděpodobně bude mít vestavěný systém průzkumů. V obou případech by mělo být sestavení tabulek a pochopení smyslu odpovědí snadné.

Odešlete průzkum rychle, pokud možno do 24 hodin, a zvažte poskytnutí pobídky k jeho vyplnění. Udělejte průzkum také krátký. Eventbrite nenabízí více než 10 otázek s možností výběru.