3 osvědčené způsoby, jak letos uspořádat svou malou firmu

Převezměte kontrolu nad papíry a dokumenty

Papír je největším zdrojem nepořádku v mnoha kancelářích. Nemáte-li zavedený systém evidence nebo digitální archivace, nyní je čas si jej vybudovat. Začněte tím, že se podíváte na papíry, které se vám povalují. Udělejte si hromadu a odhoďte hromadu, pak skartujte nebo recyklujte všechny papíry, časopisy, informační bulletiny, karty, poznámky atd., které se dostaly na druhou hromadu. Pokud si nejste jisti, kde začít, zkontrolujte, jaké typy 

dokumenty, které byste si měli uschovat. Zbytek je férová hra pro skartovačku.

Jakmile budete mít své papíry zabavené, zvažte vytvoření systému správy dokumentů, který vám pomůže vytvořit nebo vyladit proces papírování a udržet jej uspořádaný.

Pokud se rozhodnete, že je čas začít směřovat k bezpapírové kanceláři, můžete začít skenováním a digitalizací účtenek pomocí online fakturační a platební služby, jako je FreshBooks, přechod na program digitálního podpisu, jako je DocuSign, a používání cloudu pro zálohování dat a archivace. Pokud sbíráte vizitky na akcích během roku, může být také dobrý nápad investovat do skeneru vizitek, abyste mohli okamžitě digitalizovat kontaktní údaje a vyhodit papírové karty.

Používejte správné nástroje produktivity

Všichni máme své oblíbené aplikace a nástroje, které používáme každý den, i když některé jsou pravděpodobně užitečnější než jiné. Proto je tak důležité – alespoň jednou ročně – provést inventuru aplikací a nástrojů, které ve své malé firmě používáte, a rozhodnout se, zda stále vyhovují vašim potřebám. To je také skvělý čas zvážit, zda by nějaké nové nástroje mohly zlepšit organizaci vaší firmy.

Níže jsou uvedeny některé z hlavních oblastí, kde mnoho majitelů malých podniků považuje nástroje produktivity za užitečné. Ty by vám měly poskytnout solidní výchozí bod pro optimalizaci vašich nástrojů produktivity v tomto roce:

• Správa kontaktů: Každý majitel malého podniku potřebuje systém pro správu kontaktních informací, od sledování vašich zákazníků až po zapamatování si lidí, které potkáte při vytváření sítí. Můžete se rozhodnout pro komplexní systém řízení vztahů se zákazníky (CRM), jako je Salesforce, nebo pro správu v menším měřítku můžete nastavit svou stávající aplikaci kontaktů tak, aby fungovala pro vaši firmu.
• Schůzky a komunikace: Ať už vedete schůzky tváří v tvář, po telefonu nebo prostřednictvím služeb videochatu, existuje způsob, jak tento proces lépe zorganizovat. Službu jako Do můžete využít k lepší organizaci schůzek – před, během a po.
• Účetnictví a vedení účetnictví: Uspořádejte a zjednodušte způsob, jakým fakturujete, přijímáte platby a spravujte peněžní toky pomocí nástrojů jako Quickbooks Online, Xero a Wave.
• Cestování a sledování výdajů: Pro snazší plánování cest můžete použít aplikace jako Expedia a TripAdvisor. Když jste na cestách, aplikace jako Expensify vám pomohou sledovat výdaje, takže hlášení, když se dostanete domů, je mnohem snazší organizovat.
• Správa sociálních sítí: Všichni víme, kolik času lze na sociálních sítích promarnit, pokud k tomu nepřistupujete systematicky a organizovaně. To je důvod, proč mohou být nástroje jako Hootsuite a Buffer pro majitele malých podniků neocenitelné.
• Správa e-mailů: Pokud používáte Gmail ve své malé firmě, máte přístup k mnoha Rozšíření Google které mohou rychle uspořádat vaši doručenou poštu. Pokud používáte jinou e-mailovou aplikaci, vyzkoušejte SaneBox pro automatické filtrování, připomenutí a další.
• Projektový management: Dobrá aplikace pro správu projektů vám pomůže sledovat úkoly, sdílet soubory a spolupracovat se spoluhráči na jednom místě a může to být jeden z nejlepších nástrojů pro organizaci vaší práce. Vyzkoušejte Basecamp nebo Asana pro komplexní řešení projektového řízení.

Produktivita je velmi osobní proces a aplikace, které potřebujete, budou specifické pro vaši práci a způsob, jakým obvykle pracujete. Udělejte si čas na prozkoumání vašich potřeb, než do svého procesu začleníte nový nástroj. Možná jich nebudete potřebovat tolik, kolik si myslíte.

Uspořádejte si počítač

To je důležité pro každého vlastníka malého podniku, který většinu své práce provádí na počítači. Pravděpodobně víte, že netrvá dlouho, než se vaše plocha zaplní ikonami, vaše složka se staženými soubory se tak zaplní podivně pojmenované dokumenty, že není možné nic najít, nebo vaše e-mailová schránka, aby se vám tak vymkly kontrole, že si začnete myslet, že by to opravdu mohlo explodovat. Nejen, že je to hrozné pro vaši produktivitu, ale může to také výrazně zpomalit výkon vašeho počítače.

Zde je několik věcí, které můžete právě teď udělat, abyste svůj počítač uspořádali a vrátili se do funkčního stavu:

• Vyčistěte si plochu: Existuje několik způsobů, jak nastavit pracovní plochu, a vše závisí na vašem stylu práce a způsobu používání počítače. Z plochy se můžete zbavit všeho kromě koše (nezapomeňte, že aplikace ikony na ploše jsou jen zkratky – všechny vaše skutečné aplikace se obvykle nacházejí ve vašich aplikacích složka). Nebo můžete přidat několik zástupců k nejčastěji používaným aplikacím a souborům.
• Vytvořte digitální registrační systém: Chcete-li usnadnit navigaci ve všem, musíte vytvořit systém evidence, který vám dává úplný smysl. Tímto způsobem můžete rychle najít dokumenty, které potřebujete, když je potřebujete.
• Aktualizujte software: Pokud je váš počítač nastaven na automatickou instalaci aktualizací aplikací a operačního systému, jste připraveni. Pokud je to pro vás ruční proces, měli byste kontrolovat aktualizace alespoň jednou za dva měsíce, protože mnohé obsahují bezpečnostní záplaty. Poté jednou ročně zkontrolujte aktuální verze softwaru, který používáte, a rozhodněte se, zda je čas na upgrade.
• Vyhledejte viry a problémy s výkonem: Bez ohledu na to, jaký typ počítače máte, všechny mohou získat viry nebo malware (ano, dokonce i Mac!). Pokud máte počítač se systémem Windows, je chytré provádět na něm pravidelnou údržbu, aby byl bez virů a fungoval hladce.
• Ověřte integritu zálohy dat: Zálohujete svá data, že? Pokud ne, vše ostatní prozatím přeskočte a udělejte nejprve toto. Můžete buď použít cloudovou službu zálohování dat, jako je Carbonite, Backblaze nebo CrashPlan, nebo můžete použít externí pevný disk, který připojíte k počítači. U obou možností nakonfigurujte službu nebo jednotku tak, aby prováděla nepřetržité automatické zálohování, takže nemusíte nic dělat ručně. Poté, jednou nebo dvakrát ročně, přejděte do zálohovací služby nebo projeďte se a přesvědčte se, že je tam vše a dostupné, pokud budete potřebovat stáhnout kopie do místního počítače.
• Pohádejte si svou doručenou poštu: Mnoho majitelů malých podniků má vztah lásky a nenávisti ke své e-mailové schránce. Milují ho, protože je to vysoce produktivní a efektivní komunikační nástroj, přesto ho nenávidí, protože se může rychle vymknout kontrole a způsobit zbytečný stres. Existují věci, které můžete udělat, abyste udrželi svou doručenou poštu v souladu, například pomocí automatizace, zefektivnění toho, co denně dostáváte, a omezení četnosti kontroly e-mailů během dne.

Výše uvedené tipy vám pomohou okamžitě uspořádat vaši malou firmu. Ale nezapomeňte, jak rychle se věci mohou vymknout kontrole. Spárujte tyto aktivity s předsevzetím, abyste provedli rychlou a snadnou kontrolu vašich dokumentů, nástrojů produktivity a počítače stav několikrát za měsíc, takže si můžete udržet pořádek a zabránit tomu, aby věci dosáhly ohromující úrovně dezorganizace.