Rozhodnutí o nejlepším prostoru nebo místě konání akce je rozhodující pro celkový úspěch vaší akce. I když plánování místa zabere čas, nemusí vám to připadat ohromující. Pro mnohé profesionální plánovači akcí i pro amatéry to může být zábavná výzva.
Za předpokladu, že jste již určili typ akce, kterou plánujete, a její účel, je třeba vzít v úvahu mnoho dalších faktorů, když začnete s výběrem samotného místa. Následující tento plán vás provede kroky při výběru dokonalého prostoru pro akci.
Vaše cílové publikum
Při plánování místa konání akce je jednou z nejdůležitějších informací, kterou musíte vědět, kdo budou vaši hosté a kolik očekáváte, že se jich zúčastníte. Zatímco typ akce bude jistě určovat výběr místa, jedním z největších limitujících faktorů pro prostor akce je jeho kapacita. Ujistěte se, že znáte alespoň přesný odhad (může to být rozsah). počet hostů protože to okamžitě omezí vaše možnosti místa konání. Měli byste také zvážit své publikum. Ujistěte se, že místo konání odráží nejen akci samotnou, ale i vkus a očekávání hostů.
Termíny akcí
Zkontrolujte si kalendář, protože načasování ovlivní mnoho rozhodnutí, včetně místa, které si vyberete. Po vašem seznamu hostů bude dalším limitujícím faktorem datum vaší akce. V závislosti na tom, jaký typ události plánujete, možná zjistíte, že musíte být s akcí flexibilní datum, abyste získali místo, které chcete, nebo budete muset být flexibilní s výběrem místa, abyste získali datum, které chcete chtít. Měli byste začít plánovat místo s vědomím, kde jste vy nebo klient flexibilní. Zde je několik otázek ke zvážení:
- Kdy jsou vaši hosté s největší pravděpodobností k dispozici na základě jejich rozvrhu?
- Jaká místa mají vhodný a dostupný prostor pro tuto dobu?
- Kdy je pro váš manažerský tým nejlepší čas na pořádání akce?
Spočítejte si rozpočet
S otevřeným rozpočtem si každý může naplánovat skvělou akci a mít nekonečný výběr míst. Ale více než pravděpodobné, vaše finanční zdroje jsou omezené a měli byste si od začátku uvědomovat, jaká jsou vaše finanční omezení – i když vaše rozpočet akce je prostě odhad nebo rozsah. Plánovač událostí dokáže vždy naplánovat skvělou akci s rozumným rozpočtem.
- Spadají prostory do vašich rozpočtových parametrů z hlediska prostorových, technických a stravovacích nákladů?
- Vyjednali jste výhodnou sazbu za služby a prokázali hodnotu své role?
- Povolili jste flexibilitu svého rozpočtu v případě, že výdaje řádkových položek překročí plán?
Vyhledejte různá místa
Jakmile jsou čísla seznamu hostů a možná data akcí zúžena, je důležité určit místa, kde by se akce mohla konat. Hotely a eventová nebo konferenční centra jsou jedny z nejoblíbenějších prostorů pro pořádání firemních akcí a svatebních hostin, ale nejsou jedinou možností. Je čas být kreativní ve svém myšlení. Zvažte následující:
- Jaká tři nejlepší místa vás napadají na základě tématu vašeho setkání?
- Kde by vaši hosté nejraději navštívili toto setkání?
- Co bude pro vaše hosty nejvýhodnější?
- Která neočekávaná místa kromě hotelu by mohla zvýšit míru RSVP?
Najděte správný typ prostoru
Místo, které si vyberete, musí mít vhodný prostor pro typ akce, kterou plánujete. Bude vaše akce vyžadovat taneční parket? Budete potřebovat PA systém? Co řečnické pódium nebo plátno projektoru? Jaké uspořádání stolu potřebujete? Kromě zvážení těchto druhů otázek je zde několik hlavních otázek týkajících se plánování místa, které byste si měli položit:
- Splňuje místo konání akce speciální kritéria vašeho programu nebo akce?
- Dokáže místo pojmout vaši produkci, zábavu, A/V, zvuk a další technické potřeby?
- Odráží stav zařízení vysoké standardy vaší organizace?
Zvažte služby a omezení místa konání
Kromě nalezení správného typu prostoru pro akci se budete chtít podívat na typy dalších služeb, které místo konání nabízí, a rozhodnout se o jejich hodnotě pro vaši akci. Některá místa budou mít také preferovaný seznam prodejců, ze kterého musíte hledat dodavatele nebo dodavatele pro další služby. Jiná místa mají omezení na výzdobu nebo jiné aspekty samotné akce. Některé otázky, které je třeba položit, zahrnují:
- Nabízí toto místo dobré možnosti parkování nebo komorníka?
- Nabízí toto místo bezpečnost?
- Nabízí toto místo doplňkové služby, jako je catering, květinová aranžmá, pronájem prádla a stolů atd.?
- Má toto místo připravenou a úklidovou posádku?
- Omezuje toto místo to, s jakými dalšími prodejci spolupracujete?
- Má toto místo minimální množství jídla a pití?
Zvažte pověst
Reputace místa pro služby je kritická. To je často rozdíl mezi pořádáním dobré akce a pořádáním skvělé akce. Způsob, jakým místo řídí svá zařízení, personál a klienty, bude vždy v paměti. Chcete-li získat představu o hodnotě reputace místa, zvažte tyto otázky:
- Jaké je funkční období manažera konference, vedoucí cateringunebo šéfkuchař?
- Bude s vámi vedení jednat jako s VIP klientem nebo jen jako s jedním z mnoha programů?
- Jak velkou flexibilitu je vám místo ochotno poskytnout?
- Mají k dispozici posudky nebo recenze?
- Nabízí místo konání fotografie z akcí podobných té vaší?
Naplánujte si návštěvu
Pokud tomu nebrání logistika a čas, měl by každý plánovač akcí provést prohlídku místa před uzavřením smlouvy na jakékoli místo. Obrázky mohou být velmi užitečné, ale existuje mnoho aspektů, které lze hodnotit pouze osobně. Požádejte o prohlídku místa, včetně všeho od parkoviště po vchod a prostory pro akce až po koupelny. Budete rádi, že jste to udělali.
Zahrnout předvolby klienta
Plánovači akcí musí svému klientovi (ať už jde o interního klienta, jako je vedení společnosti nebo management nebo externí klient) předložit doporučení ohledně místa konání a získat souhlas. Jedinou otázkou, kterou si musíte položit s ohledem na klienta ve fázi plánování místa konání, je, zda klient schválí doporučení? Abyste mohli na tuto otázku odpovědět s jistou jistotou, musíte se ujistit, že od začátku rozumíte očekáváním a preferencím klienta.
