Proces nákupu za platbu, také známý jako proces P2P, propojuje nákup a celý dodavatelský řetězec procesy v rámci společnosti přes proces příjmu zboží a nakonec až po platbu vystavenou prodejce.
V posledních letech společnosti pečlivě sledovaly své nákupy, aby zaplatily za procesy:
- Snižte celkový dodavatelský řetězec a náklady na zásoby
- Uvolněte potřebnou hotovost
- Zlepšete provozní výkon
- Dělejte lepší finanční rozhodnutí
Kromě snížení celkových nákladů na dodavatelský řetězec a zásoby může zlepšení procesu od nákupu k platbě přidat přehled, který to umožňuje management příležitost mít lepší komunikaci s prodejcem, pokud jde o to, kde jsou položky v procesu dodání, a platby prodejce.
Prvky procesu nákupu za platbu
Proces P2P má mnoho prvků, z nichž každý je důležitý v celkovém procesu. Proces začíná získáním položek a končí platbou vybranému dodavateli.
Získávání
Proces P2P začíná tím, že oddělení nákupu je požádáno výzkumným a vývojovým oddělením nebo oddělením výroby, aby našlo dodavatele pro speciální položku nebo službu. Oddělení výzkumu a vývoje mohlo vytvořit specifikaci, v jejímž rámci musí prodejce plnit.
V některých případech může být položkou standardní skladová položka, která je potřebná pro výrobní proces, a může pouze vyžadovat, aby nákupní oddělení našlo položku nejvyšší kvality za nejlepší cenu. V závislosti na požadované položce nebo službě může nákupní oddělení vydat žádost o cenovou nabídku (RFQ) nebo může vybrat vhodné dodavatele na základě předchozích vztahů.
Smlouvy
Když nákupu oddělení vybralo vhodného dodavatele nebo dodavatele, proběhne kontraktační proces, kde dodavatelé a nákupní oddělení vyjednají smlouva na základě ceny, platebních podmínek a harmonogramu dodání.
Nákup
Po podepsání smluv mezi společností a dodavatelem je možné vytvořit nákupní objednávky a odeslat je prodejci. Aby se zlepšila dodací lhůta položek, může společnost odeslat objednávku elektronicky, nikoli posílat nebo faxovat.
Odesláním elektronické objednávky lze údaje zadat přímo do počítačového systému prodejce. Aby byla zajištěna viditelnost, měl by prodejce poskytnout společnosti informace o průběhu, jako jsou aktualizované termíny dodání a dokumenty, jako je pokročilé oznámení o odeslání (ASN).
Příjem zboží
Po odeslání položek od dodavatele je dalším krokem, aby tyto položky dorazily do zákazník. Položky budou zkontrolovány, aby se zajistilo, že množství je stejné jako v objednávce, a také se zkontroluje poškození a kvalita položek.
Pokud dojde k jakémukoli problému s přijatými položkami, bude zákazník informovat prodejce, aby mohl buď položku vrátit, nebo sjednat slevu.
Fakturace
Prodejce může zákazníkovi fakturovat kdykoli po odeslání zboží. Použitím řešení elektronické fakturace lze zefektivnit proces P2P tak, aby byly informace zadávány do systému závazků zákazníka.
Když jsou položky přijaty, spárovány s fakturou a nákupní objednávkou, může začít zpracování faktury.
Zpracování faktur
V procesu P2P by mělo být zpracování faktur provedeno tak, aby byly získány případné slevy nabízené prodejcem. Ve sjednané smlouvě může prodejce nabídnout slevy za platbu, kterou zákazník provede před splatností platby.
Například, prodejce může nabídnout pětiprocentní slevu za platby provedené méně než deset dní po obdržení položek.
Analytics
V rámci procesu P2P by společnost měla mít úplnou životaschopnost pro své výdaje na nákup. Neustálé sledování výdajů odhalí oblasti, které by mohly být důvodem k obavám, jako je zvýšení cen prodejců nebo nepoctivé výdaje.
Proces P2P, který zahrnuje osvědčené postupy, může společnostem ušetřit peníze. Měl by obsahovat omezení toho, co lze zakoupit mimo standardní proces P2P.
Umožněním nestandardních nákupů se zvyšuje výskyt zbytečných nákladů a kontrola těchto nákupů může plýtvat zdroji, které by bylo možné ušetřit, pokud by byl použit správný proces P2P.
