Místa konání chtějí mít jistotu, že velké akce proběhnou bez problémů, nebo pokud se objeví nějaký problém, chtějí mít jistotu, že to není jejich chyba. S ohledem na to poskytují pečlivě vytvořené příkazy pro banketové akce (BEO), které koordinátory akcí musí podepsat. I když může být obtížné žalovat, pokud BEO není dodrženo do puntíku, jedná se o zákonnou smlouvu a je třeba si ji před podpisem pečlivě přečíst.
Co je objednávka banketové akce?
Téměř každá velká událost plánovaná v hotelu nebo zařízení pro speciální akce vyžaduje BEO, což je smlouva, která popisuje každý detail události. Pokud jste plánovač událostí, budete se chtít seznámit s BEO, abyste byli schopni zajistit, aby byly všechny detaily správně pokryty.
Dohoda je často nastíněna na formuláři, který podrobně uvádí výběr jídel a nápojů, audio/vizuální, nastavení místnosti, středové díly stolu, požadavky na personál a všechny další související položky vaše událost. Součástí BEO je podrobný seznam nákladů, které budete muset zaplatit. Výše uvedené informace budou obvykle seskupeny do podnadpisů spolu s kontaktními informacemi, harmonogramem, podmínkami ujednání a podpisovými bloky.
Čtení BEO
I když je zřejmé, že si musíte přečíst BEO a souhlasit s podmínkami uvedenými ve smlouvě, nezapomeňte si také přečíst drobný tisk. Je důležité být plně informován o tom, s čím souhlasíte, včetně všech nákladů.
Zkontrolujte, zda je v obecné části BEO uvedeno následující:
- Kontaktní údaje na místě, včetně čísla mobilního telefonu
- Využití prostoru v den akce (dvakrát zkontrolujte, zda uvedené prostory jsou prostory, které jste navštívili)
- Nastavení, čas začátku a konce události
- Celkový očekávaný počet hostů
Nabídka jídel a nápojů
Část BEO bude věnována zajištění potravin a nápojů. Chcete se ujistit, že v této části jsou podrobně uvedeny následující skutečnosti:
- The celé menu, včetně všech kurzů
- Každá položka v bufetu a jak bude každá stanice nastavena a umístěna v místnosti
- Jak hodlá místo uspokojit potřeby hostů, kteří mají speciální dietní problémy (jako je bezlepková nebo vegetariánská strava)
- Servisní časy
- Speciální položky týkající se obsluhy, jako je víno a perlivá voda na stolech
- Rozpis všech cen potravin
- Podrobný seznam alkoholu, včetně značek alkoholu a piva k dispozici na baru
Nastavení místnosti
BEO by měl konkrétně nastínit celou místnost. To zahrnuje:
- Umístění stolů
- Počet míst na stůl
- Umístění stravovacích stanic
- Místo konání zábavy (a podrobnosti o ubytování bavičů, je-li to vhodné, včetně skladování vybavení, přístupu k jídlu a pití, prostoru pro převlékání atd.)
- Umístění barů
Některé BEO mohou dokonce obsahovat schéma nastavení místnosti.
Audio/vizuální a externí prodejci
Audio/vizuální ujednání se někdy objeví na BEO, ale protože mnoho míst sjednává A/V služby třetí straně, může existovat samostatná smlouva. Pokud je součástí BEO, ujistěte se, že jsou před podpisem dokončeny všechny podrobnosti smlouva.
Pravidla a podmínky
Všechny smlouvy, včetně BEO, mají podmínky, které musíte dodržovat. Před podpisem dokumentu se ujistěte, že jste obeznámeni se všemi podmínkami. Jaké jsou například podmínky smlouvy v případě zrušení? Jak se budou řešit spory, když například host uklouzne a upadne?
Před podpisem je důležité položit jakékoli otázky správci zařízení a potvrdit podrobnosti se svým klientem. Jakmile BEO podepíšete, je to závazná smlouva.
