Příchozí telefonní hovory mohou zabrat spoustu času a vážně snížit vaši produktivitu tím, že vás odvedou od jiných úkolů. Ale stejně jako tam jsou způsoby vyřizování odchozích telefonních hovorů to zlepší vaše organizace času, existují způsoby, jak zkrátit dobu, kterou strávíte příchozími hovory. A můžete to udělat, aniž byste byli hrubý k osobě, která vám volala. Díky těmto tipům pro telefonování budete efektivnější a produktivnější.
Odpovězte správným firemním telefonickým pozdravem
Například, když zvednete telefon, řekněte něco jako: „Cypress Technologies, Susan mluví. Jak vám mohu pomoci?" Volající tak nejenže ví, že se setkal s obchodem, ale klade na něj břemeno, aby na otázku odpověděl, úspora času na nečinný chat-chat nebo průzkumné otázky typu: "Je to Cypress Technologies?"
Myslete a stanovujte priority, když mluvíte
Je hovor nejlépe vyřízen hned nebo později? Mnoho telefonních hovorů, které podniky dostávají, jsou rychlé dotazy, na které lze snadno odpovědět, například: „Jak pozdě máte otevřeno?“ Jiné však zahrnují složitější a časově náročnější odpovědi. Pokud tomu tak je, řekněte to volajícímu a zeptejte se, kdy by bylo vhodné mu zavolat zpět a probrat to.
Použijte parafrázování a shrnutí
Pokud mluvíte po telefonu s někým, kdo se zdá, že si chce povídat nebo se odchýlit od věci, řekněte něco jako: "Takže to, co tě slyším říkat, je..." nebo "Takže klíčové body jsou..." nebo "Je (vložte shrnutí) věrné shrnutí toho, co jste říkal?" Je těžké mluvit s někým, kdo odmítá chatovat.
Uzavřete každý hovor shrnutím akce
I když to ve většině případů zabere jen pár sekund, může vám to ušetřit spoustu času tím, že se vyhnete chybám a nutnosti opakované kontroly. Například po rozhovoru, během kterého jste si domluvili schůzku s klientem, můžete říci: „Dobře. Sejdu se s vámi zítra v 10:00 ve vaší kanceláři (uveďte místo) a společně projdeme vzorky."
Udržujte blok zpráv u telefonů
To je dobré nejen pro organizace času a udržení pozornosti během hovoru, ale také užitečné pro pozdější plánování času, pokud potřebujete najít nebo zkontrolovat podrobnosti konkrétní konverzace.
Poskytněte klientům a zákazníkům možnost e-mailu
Vzhledem k této možnosti si každý zákazník zvolí e-mail během telefonního hovoru. Ujistěte se, že e-mailová adresa vaší společnosti je na vašich vizitkách a na vašich webových stránkách nápadná. Pokud máte jejich e-mailové adresy, pošlete e-mail svým stávajícím klientům a zákazníkům, zmiňte možnost e-mailu a prezentujte ji jako způsob, jak zlepšit sdělení.
Využijte technologii ke správě času stráveného na telefonu
Vaše firma by měla mít minimálně hlasovou schránku. Nastavte je pomocí vhodných obchodních skriptů a použijte je k tomu, abyste za vás zvedli telefon, když jste mimo kancelář nebo potřebujete na něčem nerušeně pracovat. Potom si naplánujte čas, kdy budete každý den odpovídat na tyto telefonní zprávy. Seskupováním telefonních hovorů získáte cenný čas.
Požádejte osobu, aby přijala telefon
Přesto je důležité nespoléhat se příliš na technologii. Pořízení stroje – nebo ještě hůře, systému automatizované interaktivní hlasové odezvy (IVR) – je pořád skutečným výpadkem, který vás bude stát práci, když se lidé neobtěžují nechávat zprávy nebo volat zpět. Pokud vám přijímání příchozích telefonních hovorů během dne zabírá příliš mnoho času, zvažte najmutí recepčního nebo a profesionální záznamník abych za vás zvedl telefon. Náklady na to, že to udělá někdo jiný, mohou být více než kompenzovány zvýšením vaší produktivity a lepším prodejem.
Získejte samostatnou obchodní linku domů
Pokud provozujete domácí firmu, musíte mít druhý pouze firemní telefon s vlastní hlasovou schránkou. Nejen, že je to profesionálnější, ale ušetří vám to čas, který zabere procházení zpráv a určování, které z nich se týkají podnikání.
Udržujte si psaný scénář pro často kladené otázky
Připravte si krátký dokument s často kladenými otázkami pro nejčastější dotazy, které na telefonu dostáváte. Ušetří vám i vašim zaměstnancům čas, pokud nebudou muset hledat odpovědi nebo přemýšlet, jak odpovědět na konkrétní požadavek.
Ovládněte svůj telefon
Pamatujte, že telefon má být obchodním nástrojem, nikoli rušivým plýtvačem času, který řídí váš pracovní den. Vyřizování příchozích telefonních hovorů podle těchto tipů pro správu času vám pomůže být efektivnější a zlepšit se produktivitu a dejte svůj telefon zpět na správné místo – pomůže vám to řídit vaše podnikání, nikoli vás otrhaný.
