Organizace home office je něco, o čem moc nepřemýšlíme, dokud není pozdě. Potřebuješ domácí kancelář, tak si jeden vytvoříte. A postupem času, jak pracujete ve své domácí kanceláři, se věci kolem vás hromadí a vrství – použité hrnky na kávu, hromada souborů, které chcete někam uložit, krabice se softwarem, účty, osiřelá pera – až jednoho dne, když se vám něco postaví do cesty nebo po mnohonásobné zmizí, najednou si uvědomíte, že uspořádání vaší domácí kanceláře je dlouhé zpožděný.
Organizace plné domácí kanceláře je velká práce. Na první pohled (a dokonce i na druhý a třetí) bývá ohromující. Pokud se na to cítíte, můžete následovat a Plán ve 12 krocích, aby byl váš kancelářský prostor funkční a opět atraktivní. Ale pokud nejste úplně připraveni na kompletní přeměnu, ale zoufale potřebujete něco najít, zde je pět malých zvládnutelných věcí, které můžete udělat pro uspořádání své domácí kanceláře právě teď.
Vyberte tři věci a vyhoďte je
Organizaci naší domácí kanceláře zahájíme něčím jednoduchým, abyste se dostali do nálady a uvolnili prostor. Pravděpodobně existuje mnohem více než jen tři věci na vašem stole nebo rozházené po vaší domácí kanceláři, které mohou jít z vaší
Koukni blíž. Opravdu potřebujete ty staré časopisy? To pero, které nefunguje? Ty použité nádoby na pudink? Ne. Zbavte se jich!
Nemusíte se zastavit jen u tří věcí. Pokud vidíte zjevnější kandidáty do koše, vyhoďte je také. Můžete dokonce použít metodu autorky a organizátorky celebrit Marie Kondo, která se ptá sama sebe: "Vyvolává toto těžítko, fotorámeček, gelové pero... jiskří radost?" Pokud to nevyvolá radost, hoďte to.
Weed One Registrační Zásuvka
Kartotéky jsou králi nepořádku pro většinu domácích kanceláří, což je ironické, protože je považujeme za řešení nepořádku. Ve skutečnosti je však cpeme čímkoli, pro co nemůžeme najít místo nebo jakýmkoli papírem, se kterým už nemusíme řešit, ale nechceme ho vyhodit. Takže naše kartotéka se stává naší vlastní osobní skládkou a když je plná, nastěhujeme se na jinou.
Třídění v kartotéce standardní velikosti se čtyřmi zásuvkami může připomínat archeologické vykopávky s roky nashromážděnými věcmi, které je třeba prosít. Začněme tedy v malém. Uspořádejte si domácí kancelář tak, že vyberete jednu zásuvku, prohrabete ji a odstraníte vše, co již není aktuální nebo nutné. (Pamatujte si však, že musíte uchovávat své obchodní záznamy po dobu šesti let.)
Dokumenty a papíry, které již nemusíte uchovávat, by měly být skartovány. Možná budete moci znovu použít staré složky souborů.
Posuňte se o krok dále tím, že si koupíte kartonovou kartotéku a použijete ji k uložení starých souborů, které si potřebujete ponechat, ale nemusíte k nim mít okamžitý přístup. Uskladněte krabici na místě daleko od vaší domácí kanceláře.
Vymažte svůj bulletin nebo nástěnku
Bulletin nebo nástěnky jsou součástí mnoha domácích kanceláří. Bohužel, spíše než aby nás informovali o aktuálních událostech a pomáhali nám organizovat naše životy, často se zvrhávají v přeplněné časové kapsle.
Podívejte se na svůj hned teď. Je tam zveřejněno nebo napsáno něco, co se týká něčeho, co musíte udělat dnes nebo dokonce tento týden? Co místo toho vidíte? Obrázky nakreslené dětmi? Fotky z loňského letního kempování?
Mějte na paměti účel organizace domácí kanceláře. Neděláme jen nepořádek; vytváříme pracovní prostor, který vám pomůže být produktivnější. Není nic špatného na tom, když máte obrázky dětí a rodinné fotografie vystavené u vás doma – ale vaše domácí kancelář pro ně není místo. Sundejte je a přesuňte jinam. Poté vymažte všechny staré zprávy z desky. Jste připraveni jít vpřed.
Uspořádejte jednu zásuvku stolu
Zásuvky bývají v každém případě skládkou, ale v domácí kanceláři. Začněte v malém. Vyberte jednu zásuvku stolu a vyndejte z ní vše.
Protřiďte obsah, vyhoďte vše, co již není užitečné, a přesuňte vše, co bylo špatně umístěno, zpět na lepší místo. (Například recepty jsou pravděpodobně nejlépe umístěny poblíž kuchyně, nikoli u vašeho stolu.)
Poté vložte plastový organizér (k dostání v každém obchodě s kancelářskými potřebami) a vložte věci zpět zásuvku pomocí různých sekcí přihrádky organizéru, aby byly věci oddělené a snadno ovladatelné nalézt.
Vyčistěte si plochu na týden
Začněte tím, že si pořídíte velkou lepenkovou krabici (nebo dvě). Nyní sundejte z kancelářského stolu vše kromě věcí, které jsou pro vaši práci nezbytně nutné, jako je počítač a telefon. Vše, co odstraníte z pracovní plochy, vložte do kartonové krabice.
Umístěte krabici na dostupné místo, ale mimo cestu, abyste o ně nezakopli. Pak běžte do práce jako obvykle. Když pracujete ve své domácí kanceláři, pokud je něco, co potřebujete, co není na vašem stole, vylovte to z krabice a položte to na logické místo na stole nebo kolem něj. Pokud například zjistíte, že zpracováváte text ze strojopisné kopie, vyjměte stolní držák z krabice a položte jej zpět na stůl.
Do konce týdne budete mít vše, co potřebujete k efektivní práci na svém stole nebo po ruce – a nic jiného. Pokud jde o vše, co v krabici zbylo, patří někam jinam, řádně uložené, pokud je to nezbytný kus papíru, nebo vyhozené, pokud je to něco, co vám jen zahlcuje pracovní prostor.
Vaše organizace domácí kanceláře může zastavit zde
Pokud to chcete. To je, jak jsme slíbili, pět malých zvládnutelných věcí pro uspořádání vaší domácí kanceláře. Pokud chcete, posuňte organizaci své domácí kanceláře dále. Uspořádejte si všechny zásuvky na stole. Ovládněte svůj systém evidence. Pokud chcete, projděte si úplnou organizační přeměnu domácí kanceláře.
Naučit se jak vytvořit systém správy dokumentů. Ale to až později. Doufejme, že právě teď organizace, kterou jste udělali, dělá to, k čemu bylo zamýšleno – umožní vám to snadněji zvládnout, když si sednete k práci ve své domácí kanceláři.
