Jako an plánovač událostí, je klíčové dodržet rozpočet vašeho klienta. A k tomu potřebujete podrobný rozpočet akce, na kterém se s klientem dohodnete. Ať už jste noví plánování akce nebo ostříleného profesionála, který si vede an rozpočet akce vám pomůže zůstat organizovaný a připravený na jakýkoli dotaz klienta a zároveň vám pomůže vyhnout se překročení rozpočtu.
Důležité aspekty rozpočtu akce
Pro základní událost, jako je seminář nebo večeře, může být užitečný Excel nebo jiný tabulkový procesor. Nahoře uveďte následující čtyři kategorie: položka, předpokládané náklady, skutečné náklady, podrobnosti. Odtud stačí vyplnit tabulku a spravovat ji jako kteroukoli jinou část vašeho podnikání.
- Sledujte náklady na pronájem stránek. Při plánování samotné akce a při setkání se svým manažerem prodeje místa sledujte všechny předpokládané poplatky za pronájem prostoru akce a funkce, úklid, manipulaci se zavazadly a související výdaje.
-
Odhadněte náklady na stravování. To zahrnuje veškeré poplatky za jídlo a nápoje, včetně spropitného a spropitného, které mohou činit až 30 procent. Rozpočty na stravování se mohou zvětšit nebo zmenšit a je dobré je řídit opatrně, protože mohou být velkým zdrojem úspor.
- Poplatky za přepravu dokladů. To zahrnuje kyvadlovou dopravu, autobusy, transfery akcí a veškeré související výdaje. Nezapomeňte na pojištění, palivo, mýtné nebo přívěsy, pokud jsou potřeba.
- Přidejte výdaje na výzdobu. Většina událostí zahrnuje výdaje na výzdobu, jako jsou ozdoby, květiny, pronájem stanu atd. Zde uvádíte tyto náklady.
- Poplatky za dokumentární zábavu a vybavení. Mezi běžné výdaje v této kategorii patří A/V zařízení, ale je to také dobré místo k vypsání honorářů řečníkům nebo pokud najímáte baviče.
- Shrňte poplatky za tisk. Několik poplatků za malé položky se ve skutečnosti spojí a vytvoří větší nákladovou řádkovou položku. Patří mezi ně pozvánky, jmenovky, programové brožury, nápisy na události a bannery.
- Vytvořte řádkovou položku pro dárky. Jedním z běžných tipů na akce je nikdy nedovolit hostovi odejít s prázdnou. Ať už tedy poskytnete jakýkoli dar nebo dárky, sledujte náklady na ně samostatně; byli byste překvapeni, kolik tyto položky mohou stát.
- Identifikujte výdaje na činnost. Pokud vaše akce zahrnuje aktivity, jako je golf, tenis, lázně, rafting, cyklistika nebo jiné aktivity, budete chtít uvést náklady na tyto poplatky samostatně. Zvažte shrnutí celkových nákladů v tabulce a připojení rozpisu.
- Ostatní výdaje zaúčtujte. Pokud výdaj nespadá do žádné z výše uvedených kategorií, uveďte je zde jako různé nákladové položky.
- Dejte si kategorii pohotovostních fondů. V závislosti na velikosti nebo složitosti akce si zde můžete dát až 20 % z rozpočtu akce. Navzdory nejlepšímu plánování poplatky překročí plánované plány s výdaji, o kterých nikdy neuvažujete. Díky tomu nebudete pokaždé překračovat rozpočet.
- Shrňte předpokládané výdaje. Při sestavování programu akce budete mít dobrou projekci celkových výdajů. Toto jsou informace, které budete sdílet s klientem akce, abyste se ujistili, že zná rozpočet akce, aby později nedošlo k žádným překvapením.
- Shrňte skutečné výdaje. Stane se tak po skončení akce. Sečtěte faktury do výše uvedených 10 kategorií a doložte skutečný rozpočet. Pokud jsou extrémně příznivé, identifikujte úspory ve skutečném rozpočtu vs. předpokládaný rozpočet, demonstrující hodnotu, kterou jste roli přinesli.
