V oboru událostí existuje několik volně definovaných termínů. Tedy slova, která lze vykládat různými způsoby. Slovo „akce“ samo o sobě může znamenat cokoli od narozeninové oslavy až po benefiční koncert. Toto používání různých termínů může vést ke zmatkům a nedorozuměním, zejména pokud jde o názvy pracovních pozic. Jedna z největších oblastí zmatku se týká plánovačů událostí vs. koordinátory akcí.
Plánovači akcí vs. Koordinátoři akcí
Mimo průmysl mnoho lidí nechápe rozdíl mezi an plánovač událostí a koordinátor akce. Obecně řečeno, plánovač činí kritická rozhodnutí ohledně toho, co, kdy, kdo a jak. Na druhé straně koordinátor událostí je zodpovědný za zajištění toho, aby byly provedeny všechny podrobnosti a aby se každý dodavatel objevil včas a řádně fungoval.
Zodpovědnost plánovače událostí
Plánovač událostí spolupracuje přímo s klientem, aby určil zákazníkovu vizi, potřeby a rozpočet. Pokud se jedná například o svatbu, plánovač události může probrat zamýšlený tón páru, úroveň formálnosti a velikost seznamu hostů.
Odtud plánovač událostí navrhne událost, která klienta ohromila. Vyberou si místo a typ zábavy a poté ve spolupráci s klientem určí menu. Zaměřují se na velké věci, díky nimž je událost nezapomenutelná.
Stát se plánovačem akcí vyžaduje roky zkušeností. Plánovač nese velkou odpovědnost zajistit, aby byl klient spokojený, a navrhnout akci, která odpovídá potřebám a očekáváním zákazníka.
Než se stanete plánovačem, je často nutné několik let pracovat jako koordinátor akcí. Je to důležitý odrazový můstek ke kariéře v událostech.
Povinnosti koordinátora akcí
Koordinátor události se nezapojuje do návrhu samotné události. Místo toho mají na starosti správu jednotlivých komponent, aby zajistili hladký průběh akce.
Jakmile plánovač určí vizi události, koordinátor pomáhá plánovači, aby se stal realitou. Mohou se podívat na dodavatele, organizovat termíny dodání a řešit logistické úkoly.
Větší organizace mohou mít dva koordinátory pro každého plánovače, zatímco menší provozy mohou mít pouze jednoho koordinátora, který slouží potřebám všech výkonných osob s rozhodovací pravomocí. V každém případě obvykle existuje přímá linie dohledu nad pozicí koordinátora. To neznamená, že koordinátoři akcí to mají jednoduché. Většina z nich má nelehký úkol zorganizovat vše na místě jen několik hodin před začátkem akce. V tom samozřejmě dochází k většině problémů, a proto je dobrý koordinátor soustředěný, organizovaný a vynalézavý.
Je to skvělá pozice pro ty, kteří chtějí začít kariéru v plánování akcí. Práce koordinátora vám dává silný základ, abyste mohli později ve své kariéře přejít na roli plánovače událostí. Silný koordinátor má pro každého plánovače cenu zlata a jistota práce (pokud jste ve své práci dobří) je prakticky zaručena.
Chcete-li proniknout do kariéry v koordinaci akcí, získat stáž nebo dobrovolnictví s neziskovou organizací, která jim pomůže naplánovat jejich fundraisingové akce může být výhodné. Získáte praktické zkušenosti s koordinací skutečné akce a zároveň si vybudujete svou profesionální síť.
