Plánovači akcí se často spoléhají na to, že svým klientům pomohou vyřídit jejich speciální pozvání. Vytvořit perfektní pozvánku může být složité umění. Pozvánka by měla odpovídat potřebám a osobnosti klienta.
Správným formátem a formulací můžete ovlivnit celý tón shromáždění. Například můžete chtít použít výrazné barvy a odlehčené formulace, pokud plánujete svatbu pro zábavu milující pár, ale pozvání by mělo být formálnější a uvolněnější, pokud pracujete s korporátním klientem pro hlavní obor fundraiser.
Formát pozvánky
Formální pozvánka je důležitým prvkem celkového balíčku použitého k propagaci akce. Může být prezentován v mnoha různých formátech, včetně e-mailu, dopisů, ručně psaných tiskovin a formálních pozvánek.
Formální pozvánka by měla být jednoduchá a měla by být naformátována na kartičku nebo papírnictví o velikosti přání nebo menší. Většina pozvánek používá písmo, které odpovídá standardním písmům organizace, nebo skript, který se návrhářovi líbí. Klíčem je ujistit se, že dodržujete standardy značky hostitele a zároveň vytváříte pocit formálnosti.
Stojí za to zvážit spolupráci s grafikem na vytvoření vlastního rozvržení, díky kterému bude akce vypadat osobitěji a bude odpovídat osobnosti vašeho klienta. Možná budete chtít najmout kaligrafa, který bude pozvánky psát ručně, pokud pracujete na soukromém setkání, jako je svatba. Kaligrafie vypadá mnohem elegantněji a personalizovaněji než psané pozvánky.
Ukázka formální pozvánky
Nejlepším přístupem pro plánovače událostí je vytvořit standardní formát a poté aktualizovat specifika v závislosti na skutečné události. Pozvánka by měla obsahovat následující informace:
[Vložit logo]
[Vložte název hostitele, název]
žádá potěšení vaší společnosti
na
[Vložte formální název události]
[Vložte umístění]
[V případě potřeby vložte popis události]
[Vložte den, datum (y), rok]
RSVP.
[Vložte jméno]
[Vložte telefonní číslo]
[V případě potřeby vložte e-mail]
Podrobnosti následovat.
Pro designéra je důležité formátovat jednotlivé linie tak, aby odpovídaly dostupnému prostoru. Plánujte úzkou spolupráci s designérem, abyste zajistili, že se všechny potřebné informace vejdou na pozvánku vizuálně přitažlivým způsobem.
Základní informace
Ukázku můžete upravit podle své vlastní jedinečné události, ale je nezbytné uvést některé z následujících informací:
- Hostitel
- Typ události
- Datum a čas
- Místo včetně adresy
- Uveďte, kdo má prospěch
Samozřejmě, že RSVP je také nedílnou součástí vašeho plánování, ale nejprve chcete také odpovědět na všechny otázky svých potenciálních hostů. Poté může RSVP jít na konci.
Nezanedbávejte kontrolu chyb v pravopisu, gramatice a interpunkci!
Nepovinné informace
Zvažte zařazení rozvrhu nebo alespoň jeho shrnutí, pokud k tomu máte v pozvánce dostatek místa. Můžete také zmínit, zda existuje nějaký dress code a zda si pozvaní mohou přivést hosty.
Možnosti formulace
Můžete nahradit „je žádána čest vaší společnosti“ nebo „jste srdečně zváni“. řádek „vyžaduje potěšení z vaší společnosti“, pokud je pro vaši událost vhodnější organizace. Možná budete chtít přidat chytlavou větu, která upoutá čtenářovu pozornost, něco ve stylu "Večírek století!" nebo "To si nenecháš ujít!"
Sečteno a podtrženo
Plánovači událostí mohou pomoci ovlivnit šance na úspěch události na dlouhou dobu tím, že vašemu klientovi pomohou vybrat správná pozvánka a její formulace pečlivě, aby bylo zajištěno, že shromáždění je nabité a každý ví, co má dělat očekávat.
