Než dokončíte nábor nových zaměstnanců, musíte je nechat vyplnit seznam nových náborových dokumentů. Jedním z dokumentů v tomto seznamu je formulář I-9 – Ověření způsobilosti k zaměstnání. K vyplnění formuláře vám zaměstnanec musí ukázat dokumenty potvrzující, že je způsobilý pracovat v USA.
Zjistěte, jak funguje formulář I-9, včetně toho, jak můžete vy a vaši noví zaměstnanci vyplnit tento důležitý formulář.
Klíčové věci
- Formulář I-9 musí být vyplněn pro každý nový pronájem ve vaší malé firmě, aby se ověřila způsobilost osoby pracovat v USA.
- Zaměstnanec musí předložit doklady prokazující totožnost a pracovní způsobilost a zaměstnavatel je musí zkontrolovat a ověřit.
- Formulář I-9 nemusíte předkládat americké celní a imigrační službě, ale měli byste si ponechat podepsané kopie pro případ auditu nebo vyšetřování.
Co je formulář I-9?
Formulář I-9, nebo formulář pro ověření způsobilosti k zaměstnání, je vyžadována americkou celní a imigrační službou (USCIS) k poskytnutí dokumentace, že nově přijatý zaměstnanec je oprávněn pracovat v USA Nový zaměstnanec musí vyplnit tento formulář a poskytnout příslušnou dokumentaci (a) totožnosti a (b) způsobilosti k zaměstnání a zaměstnavatel musí zkontrolovat a ověřit dokumenty.
Formulář I-9 je pravidelně aktualizován. Chcete-li si být jisti, že máte nejnovější formulář, podívejte se na datum vypršení platnosti v pravém horním rohu. Pro více informací o datech revize formuláře I-9 se můžete přihlásit přijímat e-mailové aktualizace z USCIS.
Kdo potřebuje vyplnit formulář I-9?
Formulář I-9 musí vyplnit každý nový zaměstnanec a jeho zaměstnavatel při nástupu do zaměstnání – to znamená před nebo v první den nástupu do zaměstnání. Nemůžete však po někom vyžadovat, aby vyplnil formulář předtím, než přijme práci ve vaší společnosti.
K ověření způsobilosti nezávislých dodavatelů (nezaměstnanci, příležitostní pracovníci v domácnosti nebo zaměstnanci nepracující v USA) nemusíte používat I-9. Majitelé OSVČ tento formulář vyplňovat nemusí, protože nejsou zaměstnanci. Jedna výjimka: Majitelé korporací někdy pracují jako zaměstnanci. V tomto případě vyplňte formulář I-9 a mějte jej v evidenci pro každého vlastníka/zaměstnance.
Máte právo nepřijmout uchazeče nebo propustit zaměstnance, který nepředloží požadované dokumenty o ověření zaměstnání nebo o kterých víte, že nemají oprávnění pracovat ve Spojených státech států.
Jak vyplnit formulář I-9
Vyplnění formuláře I-9 je dvoustupňový proces. Zaměstnanec nejprve vyplní svou část s osobními údaji a informacemi o své způsobilosti pracovat v U.S. Poté zaměstnanec předloží dokumenty podporující jeho prohlášení a zaměstnavatel dokumenty zkontroluje a ověří jim.
Zaměstnanec musí předložit doklady prokazující totožnost a pracovní způsobilost. Mohou to udělat jedním ze dvou způsobů:
- Předložení jednoho seznamu Dokument (jako cestovní pas) prokazující totožnost i pracovní způsobilost
- Předložení dokladu seznamu B prokazujícího totožnost a dokladu typu C prokazujícího pracovní způsobilost.
Seznamy dokumentů najdete online na I-9 Central (se vzorky každého typu dokumentu) nebo v Pokyny pro formulář I-9. Pro více informací viz Příručka USCIS pro zaměstnavatele.
Sekce 1
Zaměstnanec vyplní tuto část formuláře uvedením svého jména a dalších osobních údajů. Musí také potvrdit svůj pracovní stav s příslušnými čísly dokumentů:
- Občan U.S.
- Občan bez státní příslušnosti
- Zákonný trvalý pobyt
- Cizinec oprávněn pracovat do data vypršení platnosti
Pokud někdo překládá pro zaměstnance, musí uvést informace o překladateli.
Sekce 2
V této části zaměstnavatel uvádí informace o dokumentu nebo dokumentech, které mu zaměstnanec předá. Zadejte jeden dokument ze seznamu A nebo jeden dokument z každého ze seznamu B a seznamu C:
- Název dokumentu
- Vydávající orgán
- Číslo dokumentu
- Datum vypršení platnosti (nebo „N/A“, pokud žádné)
Musíte také uvést datum prvního nástupu zaměstnance do zaměstnání a uvést údaje o podepisovateli formuláře a zaměstnavateli nebo zplnomocněném zástupci.
Musíte se podívat na dokumenty poskytnuté každým zaměstnancem a musíte je přijmout, pokud se zdají být pravé. Nemůžete přijímat kopie, s výjimkou rodných listů. USCIS nebude ověřovat konkrétní dokumenty, pokud nebudou předloženy prostřednictvím systému E-Verify.
Sekce 3
Tato sekce slouží k opětovnému ověření a opětovnému najmutí. Tuto část formuláře můžete použít k opětovnému ověření zaměstnance pro doklad, jehož platnost vypršela.
Kde podáváte formulář I-9?
Nemusíte posílat kopii každého formuláře I-9 na USCIS. Ujistěte se, že máte vyplněný formulář (zaměstnavatel a zaměstnanecké sekce) pro každého zaměstnance a uschovejte si formuláře, kde je můžete získat v případě auditu popř inspekce.
Často kladené otázky (FAQ)
K čemu slouží formulář I-9?
Americká celní a imigrační služba (USCIS) vyžaduje, aby zaměstnavatelé používali formulář I-9 k ověření totožnosti nových zaměstnanců a způsobilosti zaměstnance pracovat v Zaměstnanci v USA musí zaměstnavateli předložit dokumenty, které prokazují totožnost i způsobilost, a zaměstnavatel musí tyto dokumenty zkontrolovat a ověřit tím, že zaznamená dokument. tituly.
Zaměstnavatel i zaměstnanec potvrzují dokumenty s postihy, pokud se dopustí křivé přísahy uvedením nepravdivých údajů. Zaměstnavatel nemůže přijmout nebo musí propustit nového zaměstnance nebo zaměstnance, který nemá příslušnou dokumentaci nebo o kterém je známo, že nemá oprávnění pracovat v USA.
Existuje elektronická verze formuláře I-9?
Formulář I-9 je k dispozici ve verzi PDF s možností vyplnění, kterou můžete použít k vyplnění informací do mezer a uložení do počítače. Můžete si jej také stáhnout do mobilního zařízení. Verzi ke stažení nelze elektronicky podepsat, takže i když zadáte informace na PDF formulář, musíte si jej vytisknout, aby byl podepsán zástupcem vaší společnosti i novým zaměstnanec.
Můžete také získat španělskou verzi formuláře I-9, ale lze ji použít pouze v Portoriku. Anglická verze formuláře musí být použita ve všech ostatních státech a územích USA.
Jaký je trest za nevyplnění formuláře I-9?
Zaměstnavatelé mohou být potrestáni za křivou přísahu (nepravdivá prohlášení) za vědomé najímání neoprávněného zaměstnance. také zakázáno najímat kohokoli, včetně občanů USA, bez ověření jejich totožnosti a oprávnění k zaměstnání na formuláři I-9.
Zaměstnavatelé mohou být pokutováni, pokud formulář není řádně vyplněn, a jednotlivci mohou být stíháni za vědomé a úmyslné uvedení nepravdivých informací. Pokuty a pokuty za tato porušení mohou být uloženy každému jednotlivci (zaměstnanci), který byl neoprávněný nebo neověřený. Musíte uložit všechny formuláře I-9 a mít je k dispozici, pokud USCIS zkontroluje vaši firmu.
