Na jaké úrovni zaměstnance nebo manažera lidských zdrojů se očekává, že zkontroluje a podepíše nabídkový dopis připravený personálním asistentem? Kolik měsíců by měl tento proces kontroly pokračovat, pokud je personální asistentka novým zaměstnancem, zeptal se čtenář? Co když je HR asistent zkušený zaměstnanec?
Při podepisování by to měl být personální asistent, který připravuje nabídkový dopis, nebo zaměstnanec nebo manažer na vyšší úrovni, který nabídkový dopis kontroluje (pokud se očekává, že ke kontrole dojde?)
Odpověď HR na to, kdo by měl zkontrolovat a podepsat nabídkový dopis uchazeči o zaměstnání
Odpovědi na tyto dvě otázky jsou čistě názory, protože odpovědi se netýkají žádných právních problémů. Kdysi pracoval jako dočasný personální ředitel pro malou výrobní společnost mezi bývalým personalistou odchází a nastupuje nový ředitel, personalistka rozeslala nabídkový dopis se špatným platem nabídka.
Tato chyba byla okamžitě rozpoznatelná, když byl dopis vytažen z hromady dokumentů čekajících na konečnou kontrolu. Plat nabízený kandidátovi byl pro danou práci příliš nízký.
Mluvte o bodu okamžitého učení.
V některých organizacích HR manažer, ředitel nebo VP – nikdy HR asistent – podepisuje dopisy s nabídkou práce, které přicházejí kandidátům, to je v soukromém sektoru špatná praxe. Není to personalista, kdo dělá nabídku. Personalista konzultuje s náborovým manažerem, který by měl učinit konečné rozhodnutí o kandidátovi a podepsat dopis s nabídkou práce.
Nabídkový dopis je závazek manažera vůči novému zaměstnanci. Nabídkou potvrzuje svůj závazek k úspěchu nového zaměstnance. Přivítání nového zaměstnance je součástí celého procesu náboru, výběru a náboru. Všechny jsou součástí proces nástupu.
Nabídka práce je další součástí přivítání nového zaměstnance ve vaší organizaci a přimět nového zaměstnance, aby se cítil žádoucí. Vysílá silnější zprávu, když přichází od nového šéfa potenciálního zaměstnance. Má větší váhu a je více ceněn, když dopis s nabídkou práce přichází od manažera nového člověka. Je to začátek dlouhodobého svazku.
Výjimky z doporučených postupů při kontrole a podepisování pracovní nabídky
Ve veřejném sektoru, ve společnostech žebříčku Fortune 500 a na pracovištích zastoupených odbory se tato praxe může lišit. Když je organizace velká a zaměstnanci jsou rozptýleni na mnoha místech, logisticky to přidává čas a zmatek proces tvorby pracovních nabídek.
Větší organizace mají další problém, pokud jde o konzistenci napříč více pobočkami, takže systematizace pracovních postupů spočívá na HR. Aby byl výběr kandidátů právně obhajitelný, postupy náboru a náboru potřebují konzistentnost ve všech lokalitách.
Na pracovišti zastoupeném odbory, zejména ve veřejném sektoru, nemusí mít manažer konečné slovo v tom, kdo práci získá. Může být smluvně určeno faktory, jako je věk a vzdělání. V těchto případech také dává smysl, aby papírování pocházelo od personálu HR. Jsou odpovědní za zajištění toho, že pracovní podmínky a postupy jsou v souladu se smlouvou.
V kterémkoli z těchto případů by HR měl požádat svého právního zástupce, aby zkontroloval formát a proces nabídkového dopisu, aby se ujistil, že jsou správné, legální a chrání zaměstnavatele. Pokud se však nabídkový dopis neliší od standardního formátu, obvykle není nutné žádat právníka o přezkoumání každého jednotlivého dopisu.
Měl by HR manažer nebo ředitel kontrolovat všechny dopisy s nabídkou práce?
Žádný dokument od manažera nebo vedoucího HR který zavazuje společnost právně nebo finančně, musí být přezkoumána HR manažerem nebo ředitelem nebo vyšším. Zde je důvod.
- Nabídkový dopis a mnoho dalších dokumentů, které zasílají personalisté, společnost právně zavazuje. Jistě, když je nalezena chyba 10 000 USD, můžete nabídku stáhnout a vysvětlit, že to byl překlep, který provedl nezkušený zaměstnanec. Proč ale otevírat společnost situaci, kdy musí být změněna platová nabídka prodloužena? An nešťastný nový zaměstnanec může stále vzít prácinebo byste kvůli chybě mohli ztratit dokonale vhodného kandidáta, který je vyfouknutý a zraněný. Navíc by to mohlo vaši firmu otevřít pro potenciální právní kroky.
- Uctít nesprávnou pracovní nabídku pomocí stejného příkladu je stejně neatraktivní. Než společnost rozšířila nabídku, někdo z HR provedl průzkum trhu, zhodnotil, co dělají ostatní zaměstnanci na podobných pozicích, a uzavřel vhodnou pracovní nabídku. Důsledky jsou tedy ještě větší, pokud se ostatní zaměstnanci dozvědí o rozdílu v platech.
- Bez ohledu na úroveň zkušeností HR asistenta, který by měl v HR kanceláři připravit nabídku k odeslání, druhý pár očí zkoumajících cokoli, co by mohlo společnost potenciálně finančně zavázat nebo otevřít dveře k právnímu jednání, je chytrý. Organizace očekávají větší ostražitost a dohled od zaměstnanců s titulem manažer nebo ředitel.
- A neschopnost komunikovat může mít za následek nesprávné pracovní podmínky, které nebyly sjednány nebo nebyly uchazeči přislíbeny. Například personální asistent může vědět, že práce by zaplatila 40 000 $ ale v procesu vyjednávání, kandidátovi bylo nabídnuto více plus podpisový bonus a v každodenním vytížení manažer opomněl říct personalistovi. Když uchazeč o zaměstnání dostane nesprávnou nabídku, je jím přehodnocení integrity vaší společnosti. Vytváříte překážku přijetí, která byla zbytečná, protože kandidát si dělá starosti, jak situaci zvládnout.
- Dokumenty, které se dostávají k lidem, které se snažíte najmout do vaší firmy, musí být bezchybné. Signalizují potenciálnímu zaměstnanci zprávu o kulturu vaší firmy. I překlep může dát kandidátovi pauzu. Kopie dokumentu bude také žít v souborech vaší společnosti roky. Ve většině případů je tedy druhý pár očí, které dokument kontrolují, chytrou praxí.
Kontrola a dohled nad dokumenty, které zavazují společnost finančně nebo potenciálně, právně, není kritikou znalostí, zkušeností nebo pečlivosti personálního asistenta. Ze všech těchto důvodů je to chytrá obchodní praxe.
Poznámka k nabídkám práce: Personalista by měl požádat svého právníka, aby přezkoumal formát a proces nabídkového dopisu, aby se ujistil, že jsou správné, legální a poskytují zaměstnavateli právní ochranu. Pokud se však nabídkový dopis neliší od standardního formátu, obvykle není nutné žádat právníka o přezkoumání každého jednotlivého nabídkového dopisu.
Přečtěte si více: Otázky a odpovědi týkající se lidských zdrojů, managementu a práce
Vyloučení odpovědnosti: Vezměte prosím na vědomí, že poskytnuté informace, přestože jsou autoritativní, nezaručují přesnost a zákonnost. Stránku čte publikum z celého světa a pracovní zákony a předpisy se liší stát od státu a zemi od země. Prosím vyhledat právní pomocnebo pomoc od státních, federálních nebo mezinárodních vládních zdrojů, abyste se ujistili, že váš právní výklad a rozhodnutí jsou ve vaší zemi správné. Tyto informace slouží jako vodítko, nápady a pomoc.
