Účelem obchodního psaní je předat informace někomu jinému nebo si od něj informace vyžádat. Aby bylo psaní pro podnikání efektivní, musíte být úplné, stručné a přesné. Váš text by měl být napsán tak, aby čtenář snadno porozuměl tomu, co mu říkáte nebo se ptáte.
Spousta písemností pro podnikání je nedbalá, špatně napsaná, neuspořádaná, plná žargonu a neúplná. Často je buď příliš dlouhý, nebo příliš krátký. Všechny tyto atributy přispívají k neefektivnímu obchodnímu psaní.
Ať už jste sepsání nabídky prodeje, e-mail svému šéfovi nebo návod k použití softwarového balíčku, existují určité kroky, které musíte dodržovat, abyste byli efektivní. Postupujte podle těchto pěti kroků:
- Uspořádejte si materiál
- Zvažte své publikum
- Zapište si své myšlenky
- Zkontrolujte svůj materiál
- Upravte svůj materiál
Organizace je klíčová
Pokud si materiál neuspořádáte, nebude to dobře plynout a nebude to dávat smysl. Psaní může být jednoduché nebo složité. Když píšete e-mail s oznámením o schůzce zaměstnanců, je to stejně jednoduché jako shromažďování vašich myšlenek. Na druhou stranu, budete-li sepisovat výsledky průkopnického farmaceutického testu, budete pravděpodobně muset před hotovým materiálem vytvořit komplexní osnovu. Ať už je úkol jakýkoli, bez patřičné úrovně organizace (dokonce i uspořádání myšlenek) možná nezahrnete vše, co potřebujete, nebo se vám nepodaří klást důraz na nejdůležitější témata. Vynechání nebo nesprávné zaměření způsobí, že vaše obchodní psaní bude méně jasné.
Poznejte své publikum
Než začnete psát, přemýšlejte o zamýšleném publiku. Například prezentace o novém programu vaší společnosti 401(k) může mít stejnou osnovu, když ji předáte vašemu finančnímu řediteli i zaměstnancům, ale úroveň podrobností, které zahrnete, se bude lišit. Musíte také zvážit tón. Rychlý e-mail zaslaný vašemu týmu, který jim připomíná každoroční firemní pikošku, nebude mít stejný tón jako váš dopis týkající se výroční zprávy vaší společnosti.
Pamatujte také, že budete komunikovat efektivněji k publiku, pokud se soustředíte na to, co chcete, aby slyšeli, spíše než na to, co se chystáte říct.
Slovo o dobrém psaní
Dobří spisovatelé mají různé styly psaní. Někteří raději všechno vypíší a pak se vrátí a upraví. Jiní dávají přednost úpravám za pochodu. Někdy se jejich preferovaný styl liší v závislosti na tom, co píší.
Při psaní (nebo při úpravách) dávejte pozor na délku. Měli byste použít dostatek slov, aby byl váš význam jasný, ale nepoužívejte zbytečná slova jen proto, aby to bylo květnaté. Obchodní psaní musí být jasné a stručné, ne mnohomluvné a květnaté. Pamatujte, že nikdo v podnikání nemá čas číst víc, než je nutné.
Na druhou stranu nedělejte svůj kousek příliš krátký. Musíte psát dostatečně, aby byl váš význam jasný a nebyl špatně pochopen. Představte si, že by nějaké zařízení ve skladu bylo označeno jako „použité, ale dobré“. Nebylo by jasné, jestli to znamenalo zařízení bylo hodně používáno nebo že zařízení již nebylo nové, ale stále funkční. Několik dodatečných slov by objasnilo význam. Vyhněte se také používání žargonu nebo zkratek, protože pro různé čtenáře mohou znamenat různé věci.
Zkorigovat a upravit
Bez ohledu na váš styl psaní musí všichni autoři provést korekturu a upravit veškerý písemný materiál, dokonce i e-maily. Po dokončení psaní zkontrolujte svou práci. Pak jej možná budete muset upravit. Korektura je opětovné přečtení toho, co jste napsali, abyste se ujistili, že všechna slova ve vaší hlavě se na papír dostala správně. Protože náš mozek pracuje rychleji než naše prsty, můžete vynechat slova, vynechat konec nebo použít nesprávné homonymum (např. „tam“ místo „jejich“). Korektura tyto chyby zachytí. Je zřejmé, že korektura jednořádkového e-mailu je snadná a může stačit pouze letmý pohled při psaní. Pokud však píšete návod k použití, bude vaše korektura složitější a bude trvat déle.
Poté, co zkontrolujete svůj materiál, je čas na úpravy. Někdy lze korektury a úpravy provádět současně, ale je efektivnější, když se provádějí postupně.
Důvod, proč upravujete, je opravit nebo změnit to, co jste napsali, aby materiál lépe zněl (a četl). Při psaní pro podnikání to znamená opravit chyby a udělat text co nejjasnější a nejstručnější.
Nepíšeš román
Když píšete pro obchod, nepíšete další „velký americký román“. Vaše psaní by mělo být jako popisné podle potřeby, ale nemusíte malovat živé slovní obrázky pomocí spousty velkých slov a čísel mluvený projev. Pokud máte na mysli „skleněné domy“, nepište „skleněné domy“, pište „skleněné domy“.
