Příprava kanceláře před zavřením na svátky vyžaduje pečlivou přípravu. Správné zasílání zpráv zajistí, že vaši zákazníci, prodejci a zaměstnanci budou moci plánovat dobu odstávky, a to znamená, že nebudete muset řešit spoustu vzteklých stížností před a po přestávce. To by vám mělo přinést bezstarostnou dovolenou a zasloužený odpočinek.
Zde je jednoduchý kontrolní seznam kroků, od nastavení zpráv o odchodu na dovolenou až po resetování termostatů, díky nimž bude uzavření vaší dovolené plynulé a ziskové.
Informujte zaměstnance, zákazníky a dodavatele
Ujistěte se, že informujete zúčastněné strany ve vaší společnosti alespoň dva až čtyři týdny předem. Zaměstnanci mohou být informováni a připomenuti prostřednictvím systémů kalendáře v kanceláři, e-mailových upozornění, nápisů a příspěvků po kanceláři a vložení do jejich výplatních pásek. A nezapomeňte na následná připomenutí; ne každá zpráva projde napoprvé.
Zákazníky můžete informovat prostřednictvím svých webových stránek a automatické zprávy operátora na vašem telefonním systému.
Informujte prodejce (zejména ty s opakujícím se rozvrhem dodávek) e-mailem, telefonem nebo běžnou poštou.
Informujte bezpečnostní personál nebo služby
Informujte své bezpečnostní pracovníky nebo bezpečnostní službu o nadcházejících termínech uzávěrky. Ujistěte se, že vaši poskytovatelé zabezpečení mají aktualizovaný seznam nouzových kontaktů, který obsahuje kontaktní informace, včetně telefonních čísel, pro vás a vaše klíčové zaměstnance. Měli by vědět, na koho se obrátit v případě bezpečnostního problému, i když je kancelář z obchodního důvodu uzavřena, a kdo má oprávnění být v budově během odstávky.
Změna automatického spojovatelského pozdravu
Týden nebo dva před uzávěrkou nahrajte automatický doprovodný pozdrav na vašem telefonním systému, který vysvětluje, že kancelář bude na delší dobu uzavřena. Uveďte datum, kdy zavřete a kdy očekáváte, že znovu otevřete. Těsně předtím, než odejdete, nahrajte druhý automatický pozdrav, který zdůrazní, kdy se vrátíte, a pokud je to vhodné, na koho by volající měli směřovat případné dotazy ve vaší nepřítomnosti.
Pokud poskytujete nouzové služby, jako je vytápění a chlazení, instalatérské práce nebo jiné základní služby zákazníkům, nezapomeňte svým volajícím sdělit, jak se dostanou k vaší záznamové službě nebo k vašemu mobilnímu telefonu v případě, že nouzový.
Informujte svou záznamovou službu
Informujte svůj záznamník o datech, kdy bude kancelář uzavřena, a aktualizujte svůj seznam kontaktů o telefonní čísla zaměstnanců, kteří budou v pohotovosti. Ujistěte se, že vědí, na koho se mají v konkrétních situacích obrátit; nechcete, aby byli například manažeři na nejvyšší úrovni upozorněni v případě problému s doručením.
Změnit Pozdravy v hlasové schránce
Pokud váš telefonní systém umožňuje zaměstnancům přijímat externí hovory na jejich stolech, dejte jim pokyn, aby nahráli „zavřeno na svátky“ zprávu nebo pozdrav „mimo kancelář“, který poskytuje volajícím podstatné podrobnosti o zavírání. Zaměstnanci by měli dát volajícím vědět, kdy se vrátí do kanceláře a co dělat, když potřebují okamžitou pomoc, když je kancelář zavřená. Ve většině případů nechcete, aby zaměstnanci poskytovali osobní kontaktní údaje.
Snižte počet termostatů, vypněte kancelářské vybavení
Ušetřete energii a peníze nastavením nebo přeprogramováním vašich kancelářských termostatů během odstávky. Budete překvapeni úsporami nákladů, které můžete nashromáždit, a může to být dobré PR příležitost; ukázat, že vaše společnost je odhodlána chránit zdroje.
Můžete také ušetřit energii a peníze vypnutím veškerého nepodstatného kancelářského vybavení, včetně stolních lamp, kopírek, tiskáren a počítačů.
Záložní servery
Máte-li počítače a servery, ujistěte se, že cyklus zálohování probíhá správně před a po vypnutí. Snižte riziko katastrofy tím, že si naplánujete zálohu mimo pracoviště pro včasné vyzvednutí. IT je oblast, kde chcete mít jasné pokyny, na koho se v případě problému obrátit, takže se ujistěte, že je vaše záznamová služba správně informována.
Nevypínat
Některé kancelářské vybavení byste neměli vypínat, včetně:
- Faxy
- Telefonní systém
- Servery a zálohovací systémy
- Chladicí jednotky
- Bezpečnostní systémy
