Manažeři administrativních služeb: Co jsou zač?

Správce administrativních služeb dohlíží na administrativní služby organizace. To může zahrnovat dohled nad administrativními pracovníky a koordinaci distribuce pošty, vedení záznamů a monitorovacích zařízení.

Zjistěte více o práci manažera administrativních služeb.

Co je manažer administrativních služeb?

Aby byla organizace produktivní, musí fungovat hladce. Manažer administrativních služeb je osoba, která zajišťuje, aby se tak stalo tím, že koordinuje své podpůrné služby.

Jejich povinnosti mohou zahrnovat:

• Koordinace distribuce pošty
• Údržba zařízení
• Vedení záznamů
• Plánování rozpočtu resortu
• Přidělování zásob.

V menší organizaci může vše dělat manažer administrativních služeb, zatímco ve větší může být více manažerů odpovědných za různé úkoly.

• Alternativní jména: Office manager, facility manager, kontraktor

Jak funguje manažer administrativních služeb

Manažeři administrativních služeb obvykle pracují na plný úvazek. Možná budou muset pracovat i přesčas. Někteří správci zařízení jsou v pohotovosti mimo pracovní dobu, aby řešili problémy, které se objeví.

Každodenní povinnosti manažera administrativních služeb se liší v závislosti na organizaci. Mohou zahrnovat:

• Účast na dlouhodobém plánování a rozvoji cílů oddělení a divizí, strategických plánů a cílů
• Dohlíží na rozvoj zaměstnanců, školicí programy, rozvoj politiky a speciální projekty
• Asistence senior leaderům a účast a/nebo vedení malých administrativních projektů
• Vytváření, údržba a dohled nad koordinací a dokumentací školících programů pro zaměstnance
• Analýza dokumentů souvisejících se smlouvou, aby bylo zajištěno dodržování předpisů a pokynů 
• Zastupování organizace na setkáních pro konference
• Vypracování a úprava komunikace pro výkonný tým

Manažeři administrativních služeb jsou zaměstnáni ve vzdělávacích službách, zdravotní péči, odborných, vědeckých a technických službách, financích a pojišťovnictví a státních a místní samosprávy.

Od roku 2018 bylo ve Spojených státech zaměstnáno v tomto povolání 300 200 lidí. Bureau of Labor Statistics (BLS) předpovídá, že zaměstnanost v tomto povolání poroste do roku 2028 rychleji, než je průměr.

Manažeři administrativních služeb vydělali a střední roční plat 96 940 $ v roce 2019 a střední hodinová mzda 46,61 $.

Obor nabízí příležitosti k postupu, zvláště pokud pracujete pro velkou organizaci. Tyto organizace mají více příležitostí k postupu, protože obvykle existuje několik vrstev a typů správců administrativních služeb. Zkušenosti a vzdělání zvyšují vaše šance na postup v tomto oboru.

Požadavky na správce administrativních služeb

Zatímco požadavky se liší podle organizace, od kandidátů se obvykle očekává, že budou mít bakalářský titul. Někteří zaměstnavatelé najímají osoby se středoškolským diplomem nebo GED, kteří mají rozsáhlé související pracovní zkušenosti. Chcete-li vyniknout jako kandidát, vaše pracovní historie by měla odrážet vaše administrativní zkušenosti a řízení dovednosti.

Jemné dovednosti, nebo nekvantifikovatelné dovednosti, jsou také nezbytnou součástí manažera administrativních služeb. Silné mluvení, poslech a psaní jsou kritické, protože často potřebují komunikovat s ostatními.

Také potřebují kritické myšlení a dovednosti při řešení problémů. Manažeři administrativních služeb mají často za úkol identifikovat problémy a přicházet s možnými řešeními. Time management je také zásadní, protože často žonglují s více úkoly a stanovují termíny pro ostatní.

Osvědčení

Správci administrativních služeb nemusí mít certifikaci ani licenci. Dobrovolná certifikace je k dispozici těm, kteří se specializují na zařízení nebo správu smluv. The International Facility Management Association nabízí pověření Certified Facilities Manager (CFM), které zaměstnavateli znamená, že splnil požadavky na kurz a prošel testy prokazujícími své znalosti.

Smluvní manažeři mohou získat jednu z několika certifikací, které nabízí National Contract Management Association (NCMA), včetně Certified Professional Contract Manager (CPCM). Pověření od těchto organizací mohou pomoci zvýšit potřebnost uchazeče o zaměstnání.