Když je volající přidržen, 60 sekund se může zdát jako věčnost. Aby se tento dojem zmírnil, mnoho společností naprogramuje telefon tak, aby hrál uklidňující klasickou hudbu nebo nějaký veselý jazz, aby se nekonečné čekání zdálo méně únavné.
Kromě toho může odložení někoho profesionálním způsobem pomoci zmírnit jakoukoli frustraci a závisí na uplatňování běžné zdvořilosti. Přemýšlejte o tom, jak byste chtěli, aby se s vámi zacházelo, kdybyste byli na druhém konci linky.
Správná etiketa pro pozastavení klienta
- Vysvětlete důvod, proč musíte volajícího přidržet.
- Požádejte o telefonní číslo osoby pro případ, že by byla konverzace přerušena.
- Slibte, že se za minutu vrátíte – nebo podle vašeho nejlepšího odhadu, jak dlouho blokace potrvá. Pokud si myslíte, že zpoždění bude delší než několik minut, požádejte o číslo a čas, kdy můžete zavolat zpět.
- Pokud i přes vaši maximální snahu zpoždění trvá déle, než se očekávalo, přihlaste se k volajícímu, aby se necítil opuštěný. Znovu jim nabídněte, že jim zavoláte zpět, než abyste je drželi.
- Až se vrátíte k telefonu, omluvte se za nepříjemnosti a poděkujte volajícímu za trpělivost.
- Často používejte jméno volajícího, abyste získali pocit spojení.
Čemu se vyhnout při pozastavení klienta
- Nepřerušujte volajícího uprostřed věty, abyste ji přidrželi. Počkejte na pauzu v konverzaci.
- Nikdy nikoho neodkládejte, aniž byste oznámili, že tak učiníte. Zeptejte se jí, jestli ji můžete odložit, místo abyste jí to jen řekli.
- Nepřidržujte osobu během jednoho hovoru vícekrát.
- Nenechávejte volajícího držet déle než dvě minuty, aniž byste se odhlásili.
- Nikdy ji nenuťte, aby vám zavolala zpět; vždy byste měli nabídnout zpětný hovor.
- Nikdy nebuďte hrubý, bez ohledu na to, jak může být volající naštvaný.
Ukázkové způsoby, jak přidržet volajícího
Nemusíte se řídit dialogem slovo od slova, ale tyto ukázkové scénáře dávají smysl profesionálnímu způsobu, jak někoho pozastavit:
- "Pane Smithi, můžete prosím počkat, než vytáhnu váš soubor?" [pauza na odpověď] „Děkuji. Budu zpět za minutu.“ [zpět na hovor] „Děkuji, že jste čekal, pane Smithi. Teď ti můžu pomoct."
- „Paní Jonesová, zkontroluji, zda je pan Johnson k dispozici, aby přijal váš hovor. Můžete prosím chvíli vydržet?" [pauza na odpověď] "Děkuji. Hned jsem zpátky.“ [návrat k hovoru] „Omlouvám se za nepříjemnosti, paní Jonesová. Pan Johnson právě není k dispozici. Můžu ho požádat, aby ti zavolal?"
Zlepšit systém
Pokud jde o to, co posluchači slyší během doby pozastavení, nemusíte být omezeni telefonním systémem nebo možnostmi operátora. V dnešní době existuje několik pozastavených služeb, které vám umožňují stahovat a instalovat hudbu nebo zprávy.
Jako ještě profesionálnější a sofistikovanější možnost by si vaše společnost mohla najmout firmu, která vyvine jedinečné, přizpůsobené pozastavené programování pro vaše telefony. Může zahrnovat cokoli od mluveného slova po úryvky písní. Firma, která vyvíjí váš proprietární zvuk nebo sdělení, je také pravidelně obnovuje nebo dokonce mění.
