Mnoho velkých firemních setkání a konferencí zahajuje program události tím, co je zahajovací zasedání, někdy nazývané plenární zasedání nebo zahajovací generální zasedání. Tato sezení jsou nejčastěji spojena s většími konferencemi, kongresy či kongresy, ale lze je využít i pro menší firemní akce.
Zahajovací zasedání jsou vždy naplánována na stanovenou dobu na začátku programu. Obvykle běží od jedné do dvou hodin. Prezentace, které jsou naplánovány na tyto časy, mohou nabídnout organizátorům a hostitelům akcí jedinečnou příležitost oslovit své účastníky.
Co tvoří zahajovací zasedání?
Úvodní generální zasedání jsou charakterizována plánovanou prezentací nebo řadou prezentací různých řečníků. Jsou zaměřeny na oslovení široké veřejnosti.
Některé programy eventů nakonec nabízejí souběžné přestávkové sezení, ve kterých se účastníci rozdělí do menších skupin na prezentace a workshopy. Jiní rozdělují publikum téměř okamžitě na sezení, která jsou věnována určitým rolím, souborům dovedností nebo zájmům. Ale plenární zasedání slouží jako příležitost oslovit všechny účastníky akce společně.
Vedoucí organizátora se může rozhodnout pokrýt obecné body programu a nastínit cíle celkového programu. Zahajovací zasedání také obvykle zahrnují a hlavní řečník a další přednášející, kteří pomáhají udávat tón sjezdu.
Tyto prezentace mohou být pořádány v různých formátech, ale samotné relace jsou ze své podstaty otevřené všem účastníkům.
Proč začít s plenárním zasedáním?
Nejúčinnější zahajovací generální zasedání jsou ta, která jsou organizována ve prospěch publika a účastníků akce, ne organizátory akce. Organizátoři akce může využít příležitosti oslovit společnost nebo sdružení, logistiku akcí a body programu, ale skvělé plenární zasedání by mělo také pobavit a motivovat publikum.
Efektivní programy vyžadují zapojení a zájem publika. Organizátoři akcí musí bojovat, aby získali tento úrok zpět, pokud o něj od začátku přijdou. Zahájení generálního zasedání by mělo zahájit program na silném tónu.
Cíle a záměry
Skvělé zahajovací sezení obvykle řeší určitou kombinaci následujících cílů:
- Motivujte, vzdělávejte a/nebo bavte a zapojte publikum.
- Nastavte tón programu.
- Vytvořte nezapomenutelný zážitek.
- Sdílejte důležité informace.
Nejlepší zahajovací generální zasedání splňují všechny tyto cíle. Plenární zasedání pro výroční konferenci může obsahovat uvítací zprávu organizace prezidenta, po němž následuje projev hlavního moderátora, který bude po dobu konání akce moderovat událost.
Plenární zasedání může skončit na silné notě s hostujícím hlavním řečníkem, který přednese prezentaci o motivaci účastníků k dosažení určitých cílů.
Když se to udělá správně
Dobrá zahajovací generálka naladí celou akci. Zájem si udržíte, pokud dokážete udržet své plenární zasedání optimistické. Chcete motivovat účastníky. Předat nějaké informace, které předtím neznali, jako ochutnávku věcí příštích. Vytvořte si s nimi spojení.
A ano, je dobré přidat trochu zábavy, ale nechcete, aby zábava byla celá show.
