Je těžké naplánovat rozpočet akce bez dobré představy o výdajích, které vám vzniknou. To se zdá zřejmé, ale s tím spojené náklady plánování akce může pocházet z mnoha různých míst. Právě když si myslíte, že jste identifikovali všechny své kategorie výdajů, objeví se další, která vás pošle zpět na rýsovací prkno.
Aby se vám to nestalo, použijte při vytváření rozpočtu tento přehled výdajů na plánování událostí.
Náklady na akce na místě
Tyto zahrnují náklady a poplatky, které si obvykle účtují místo konání akce. Často je to nejdražší kategorie, je také nejsnáze předvídatelná, protože dostanete formální odhad nákladů, který si předem prověříte. Nezapomeňte započítat variabilní náklady, které se mění podle počtu návštěv. Catering je příkladem variabilních výdajů, protože množství jídla, které potřebujete – a následně i náklady – se zvyšuje s každým přidáním na vaši párty.
Zde je přehled výdajů na akce na místě, které můžete vložit do svého rozpočtu:
Náklady na místo konání
Jedná se o náklady na prostory:
- Pronájem pokoje
- Kauce
- Pojistné krytí
- Parkoviště
Jídlo a catering
Zde je vše, co souvisí s jídlem a pitím:
- Stravování
- Nápoje
- Poplatky za práci barmana/serveru
- Daň a poplatky za služby/spropitné
Audiovizuální
Toto jsou vaše náklady na prezentaci:
- Mikrofony
- Obrazovky a projektory
- Přístup na internet
- Další specializované vybavení
Prodejci třetích stran
Tato kategorie představuje všechny položky a služby dodávané prodejci mimo hostitelské místo. Každý z nich vám bude účtovat samostatně, takže je důležité pečlivě sledovat každého dodavatele. Použití tabulky vám pomůže uspořádat kontakty na dodavatele spolu s náklady spojenými s jejich službami.
Pronájem akcí
Tyto náklady se týkají všeho, co potřebujete dodat:
- Povlečení, stolové lišty a potahy na židle
- Stany, inscenace a zábavní atrakce
- Fyzické položky nedodává místo konání
- Práce a dodávka pro nastavení/stržení
Prodejci dekorací
Aby věci vypadaly dobře, bude to vyžadovat náklady na:
- Akcentové osvětlení
- Květiny a ozdoby
- Balónky
Zábava
Nezapomeňte na poplatky spojené s:
- Muzikanti nebo DJ
- Poplatky za řečníky
- Smluvní jezdci (jídlo, ubytování, doprava)
Výrobní náklady
Produkce zahrnuje veškerý personál a zdroje potřebné k plánování a realizaci akce. Tyto výdaje začínají v okamžiku, kdy je událost vymyšlena, a pokračují papírováním po události. Stručně řečeno, tato kategorie představuje náklady na organizaci akce, přilákání účastníků a správu administrativních prvků.
Marketing a registrace
Tato kategorie může navýšit náklady na:
- Práce v oblasti tisku a webdesignu
- Reklamy
- Pozvánky
- Správa registrace
Plánování a organizace
Akce vyžadují lidi a náklady zahrnují:
- Poplatky za plánovač akcí
- Zaměstnanci na částečný úvazek a dočasní zaměstnanci
- Kancelářské potřeby
- Náklady na komunikaci
- Cestovní výdaje
Správní náklady
Nepřehlédněte papírování a náklady na:
- Úkoly placených zaměstnanců
- Účetní náklady
- Právní poplatky
- Poplatky za poradce
Překročení nákladů a nouzové fondy
Neexistuje žádné magické číslo pro to, co byste si měli odkládat na neplánované výdaje, ale je třeba počítat s neočekávaným. Někteří plánovači událostí doporučují rozpočet o 5 – 10 % nad předpokládané výdaje, zatímco jiní volí kulaté číslo, se kterým budou pracovat. Větší akce by samozřejmě měly přidělovat více, protože nedopatření, které je účtováno na osobu, by mohlo jít do tisíců dolarů.
Účelem tohoto přehledu je upozornit vás na různé typy výdajů na plánování událostí, které mohou nastat. Každá akce je jedinečná, takže vaše může obsahovat více či méně uvedených položek. Důležité je vědět, odkud budou pocházet vaše náklady. Přehlížení výdajů spojených s konkrétním prodejcem nebo kategorií může způsobit zmatek ve vašem rozpočtu, ale nejhorším scénářem je úplné zapomenutí na výdaje, dokud nepřijde účet.
